À compter du 1er juillet 2022, conformément au décret 123/2020/ND-CP et à la circulaire 78/2021/TT-BTC, les entreprises individuelles et les ménages à but lucratif appliquant la déclaration fiscale sont tenus de passer à la facturation électronique. Il s'agit non seulement d'une obligation légale, mais aussi d'une étape importante dans la modernisation des opérations commerciales.

Pour garantir la conformité et éviter les risques juridiques, les chefs d'entreprise doivent maîtriser les règles relatives à la création, à l'utilisation et à la gestion des factures électroniques. Cet article vous apportera les éclaircissements nécessaires pour une facturation précise et efficace.

Le concept de factures électroniques

Conformément à l'article 3 du décret 123/2020/ND-CP, une facture électronique est un document de données électronique créé par le vendeur de biens ou de services au moyen d'un système électronique, afin d'enregistrer les informations relatives à une transaction commerciale conformément à la législation comptable et fiscale. Cette facture peut être générée par une caisse enregistreuse directement connectée au système de l'administration fiscale.

Les factures électroniques se divisent en deux grandes catégories. La première est la facture avec code fiscal, émise avant l'envoi au client. Ce code comprend un numéro de transaction unique et une chaîne de caractères codée basée sur les informations du vendeur. La seconde est la facture sans code fiscal, générée par l'organisme lui-même et envoyée directement au client sans vérification préalable par l'administration fiscale.

Trois cas où les factures électroniques sont obligatoires

Conformément à la circulaire 78/2021/TT-BTC, les entreprises familiales et les propriétaires d'entreprises individuelles doivent utiliser des factures électroniques dans trois situations spécifiques.

Le premier cas concerne les entreprises à domicile et les particuliers qui paient leurs impôts par déclaration. Ce groupe est tenu d'utiliser régulièrement la facturation électronique dans le cadre de ses activités commerciales.

Le second cas concerne les entreprises à domicile qui paient leurs impôts au forfait. Lorsqu'elles doivent émettre des factures, l'administration fiscale leur fournit des factures électroniques comportant un code pour chaque transaction.

Le troisième cas concerne les entreprises à domicile qui déclarent leurs impôts transaction par transaction. Comme pour le deuxième groupe, si des factures sont requises, l'administration fiscale émettra une facture électronique individuelle pour chaque transaction.

Points à prendre en compte lors de l'utilisation des factures électroniques

Destinataires admissibles aux factures électroniques émises transaction par transaction.

Les entreprises familiales soumises à un taux d'imposition forfaitaire bénéficient du soutien de l'administration fiscale, qui leur délivre, au cas par cas et en cas de besoin, des factures codées. Les personnes exerçant une activité commerciale irrégulière, sans établissement fixe, et imposées à chaque transaction, sont également concernées.

De plus, certains cas particuliers peuvent bénéficier de factures émises au cas par cas. Par exemple, une entreprise ayant cessé son activité mais n'ayant pas encore finalisé les démarches de radiation de son numéro d'identification fiscale peut solliciter des factures pour liquider ses actifs. Les entreprises ayant temporairement suspendu leur activité mais devant honorer des contrats signés antérieurement peuvent également prétendre à un soutien similaire. Les cas d'arrêt forcé de l'émission de factures sont également concernés.

Service de facturation électronique gratuit

Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du décret 123/2020/ND-CP, les petites et moyennes entreprises, les coopératives, les entreprises familiales et les entreprises individuelles situées dans des zones présentant des conditions socio-économiques difficiles ou extrêmement difficiles sont exemptées des frais de service de facturation électronique pendant 12 mois à compter du début de son utilisation. La liste des zones bénéficiant de ce traitement préférentiel est établie par le décret 118/2015/ND-CP.

Les personnes non éligibles aux services gratuits devront s'acquitter des frais de service conformément au contrat signé avec le fournisseur de services de facturation électronique.

Situations nécessitant l'arrêt de la facturation électronique

L'article 16, paragraphe 1, du décret 123/2020/ND-CP énumère les cas dans lesquels l'utilisation des factures électroniques avec codes doit être arrêtée.

Lorsque le numéro d'identification fiscale d'une entreprise individuelle expire ou que l'administration fiscale constate la cessation de son activité à son adresse enregistrée, l'émission de factures papier cesse. Si l'entreprise individuelle notifie proactivement à l'autorité compétente la suspension temporaire de son activité, l'émission de factures électroniques est également interrompue.

Les infractions graves entraînent des conséquences similaires. Si une entreprise utilise des factures pour vendre des marchandises de contrebande, des marchandises prohibées, des contrefaçons ou des marchandises portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle, les autorités le détecteront et en informeront le service des impôts. La création de fausses factures à des fins de détournement de fonds constitue également un motif d'abandon de la facturation électronique.

De plus, lorsque les autorités fiscales annoncent la suspension de l'utilisation des factures pour le recouvrement des dettes fiscales, ou lorsque l'autorité d'enregistrement des entreprises demande une suspension temporaire des activités commerciales dans les secteurs soumis à conditions en raison de qualifications insuffisantes, l'entreprise individuelle doit également cesser d'utiliser les factures électroniques.

Quelle administration fiscale émet des factures transaction par transaction ?

Le point c, paragraphe 2, article 13 du décret 123/2020/ND-CP stipule clairement le lieu de dépôt des demandes d’émission de factures.

Pour les entreprises à domicile et les travailleurs indépendants ayant un établissement fixe, la demande sera déposée auprès du service des impôts compétent pour la zone où l'activité est exercée. En revanche, les entreprises à domicile et les travailleurs indépendants sans établissement fixe déposeront leur demande auprès du service des impôts de leur domicile ou de leur lieu d'immatriculation.

Feuille de route pour la transition de l'impôt forfaitaire à l'impôt sur déclaration

À partir de 2026, l'administration fiscale mettra en œuvre un plan de transition pour les entreprises à domicile, passant du paiement forfaitaire de l'impôt à un système de déclaration. Ce changement implique que ces entreprises devront effectuer toutes les tâches administratives nécessaires, telles que la tenue de leur comptabilité, la création et l'envoi de factures électroniques, ainsi que la déclaration et le paiement des impôts en ligne, conformément à la réglementation, au lieu de se contenter du paiement forfaitaire comme auparavant.

Pour aider les petites entreprises à s'adapter aux nouvelles réglementations sans avoir à embaucher de comptables ni à effectuer de processus manuels complexes, de nombreuses solutions complètes de transformation numérique ont été développées, intégrant des fonctionnalités de gestion des ventes, de déclaration fiscale, de paiement des impôts, d'émission de factures électroniques et de gestion des registres comptables sur une plateforme unique.

Conclure

L'utilisation de la facturation électronique est désormais obligatoire pour les entreprises à domicile et les travailleurs indépendants qui déclarent leurs impôts. Il est essentiel que tous les travailleurs indépendants comprennent la réglementation relative à la facturation électronique, de sa définition aux personnes concernées, en passant par les cas où elle peut être émise et les situations nécessitant son arrêt, afin de gérer leur activité de manière transparente et en conformité avec la loi.

Dans le contexte de la transition d'un système d'imposition forfaitaire à un système déclaratif, il est devenu plus crucial que jamais de doter les entreprises d'outils adaptés à la gestion de leur comptabilité, de leurs déclarations fiscales et à l'émission de factures électroniques. GTG CRM propose des fonctionnalités intégrées d'émission automatique de factures électroniques, permettant aux entreprises d'émettre facilement des factures conformes à la réglementation, de transmettre leurs données aux autorités fiscales et de contrôler et détecter les erreurs dans les factures saisies. Ainsi, les entreprises gagnent du temps, garantissent l'exactitude de leur comptabilité et se conforment pleinement aux exigences fiscales.