Réglementation sur la Facturation Électronique pour les Entreprises Individuelles

À compter du 1er juillet 2022, conformément aux dispositions du Décret 123/2020/ND-CP et de la Circulaire 78/2021/TT-BTC, les entreprises individuelles et les particuliers exerçant une activité commerciale et appliquant la méthode de déclaration fiscale sont tenus de passer à la facturation électronique. Il s'agit non seulement d'une exigence légale, mais aussi d'une étape importante dans la modernisation des activités commerciales.

Afin de garantir le respect des réglementations et d'éviter les risques juridiques, les propriétaires d'entreprises individuelles doivent maîtriser les règles relatives à l'émission, à l'utilisation et à la gestion des factures électroniques. Cet article clarifiera les points clés pour vous aider à gérer vos opérations d'émission de factures avec précision et efficacité.

Concept de Facture Électronique

Conformément à l'article 3 du Décret 123/2020/ND-CP, une facture électronique est un document sous forme électronique créé par le vendeur de biens ou de services via des moyens électroniques, destiné à enregistrer les informations de transactions commerciales conformément aux dispositions de la loi comptable et fiscale. Cette facture peut être générée à partir d'une caisse enregistreuse connectée directement au système de l'administration fiscale.

Les factures électroniques sont divisées en deux types principaux. Le premier type est la facture avec code de l'administration fiscale, qui reçoit un code avant d'être envoyée à l'acheteur. Ce code comprend un numéro de transaction unique et une chaîne de caractères cryptée basée sur les informations du vendeur. Le deuxième type est la facture sans code de l'administration fiscale, émise par l'organisation et envoyée directement au client sans validation préalable par l'administration fiscale.

Trois Cas d'Utilisation Obligatoire de la Facturation Électronique

Selon la Circulaire 78/2021/TT-BTC, les entreprises individuelles et les particuliers exerçant une activité commerciale doivent utiliser la facturation électronique dans trois situations spécifiques.

Le premier cas s'applique aux entreprises individuelles et aux particuliers payant leurs impôts selon la méthode de déclaration. Il s'agit du groupe d'entités ayant l'obligation d'utiliser la facturation électronique régulièrement dans leurs activités commerciales.

Le deuxième cas concerne les entreprises individuelles payant leurs impôts selon la méthode forfaitaire. Lorsqu'elles ont besoin d'émettre une facture, l'administration fiscale leur fournira une facture électronique avec code pour chaque transaction.

Le troisième cas est destiné aux entreprises individuelles déclarant leurs impôts pour chaque transaction. Similaire au deuxième groupe, si une facture est nécessaire, l'administration fiscale fournira des factures électroniques individuelles pour chaque transaction spécifique.

Points à Noter lors de l'Utilisation de la Facturation Électronique

Bénéficiaires de la Délivrance de Factures Électroniques par Transaction

Les entreprises individuelles payant leurs impôts de manière forfaitaire bénéficient de l'assistance de l'administration fiscale pour la délivrance de factures avec code par transaction lorsqu'elles en ont besoin. Les particuliers exerçant une activité commerciale de manière non régulière et sans lieu d'activité fixe, payant leurs impôts par transaction, entrent également dans cette catégorie.

En outre, certains cas particuliers peuvent également bénéficier de la délivrance de factures par transaction. Par exemple, les entreprises individuelles ayant cessé leurs activités mais n'ayant pas finalisé la procédure de résiliation de leur numéro d'identification fiscale peuvent encore demander la délivrance de factures pour liquider leurs actifs. Les entreprises individuelles ayant temporairement cessé leurs activités mais devant finaliser des contrats signés précédemment bénéficient d'une assistance similaire. Les cas de suspension forcée de l'utilisation des factures sont également inclus dans cette liste.

Gratuité du Service de Facturation Électronique

Conformément au Point 1 de l'Article 14 du Décret 123/2020/ND-CP, les petites et moyennes entreprises, les coopératives, les entreprises individuelles et les particuliers exerçant une activité commerciale dans des zones économiquement et socialement défavorisées ou particulièrement défavorisées sont exonérés des frais de service pour les factures électroniques avec code pendant 12 mois à compter du début de leur utilisation. La liste des zones prioritaires est définie dans le Décret 118/2015/ND-CP.

Les entités qui ne bénéficient pas de l'exonération devront payer les frais de service conformément au contrat signé avec l'organisation fournissant le service de facturation électronique.

Situations Requérant l'Arrêt de l'Utilisation de la Facturation Électronique

Le Point 1 de l'Article 16 du Décret 123/2020/ND-CP énumère les cas où l'utilisation de factures électroniques avec code doit être arrêtée.

Lorsque une entreprise individuelle met fin à la validité de son numéro d'identification fiscale ou est vérifiée par l'administration fiscale comme n'opérant pas à son adresse enregistrée, l'utilisation des factures sera suspendue. Les cas où une entreprise individuelle notifie volontairement la suspension de ses activités à l'autorité compétente entraînent également la suspension de l'utilisation des factures électroniques.

Les violations graves entraînent des conséquences similaires. Si une entreprise individuelle utilise des factures pour vendre des marchandises illégales, interdites, contrefaites ou portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle, les autorités compétentes le détecteront et en informeront l'administration fiscale pour traitement. L'acte d'émettre de fausses factures pour s'approprier des fonds est également une raison de suspendre l'utilisation des factures électroniques.

En outre, lorsque l'administration fiscale notifie la suspension de l'utilisation des factures pour recouvrer des impôts impayés, ou lorsque le service d'enregistrement des entreprises demande la suspension des activités dans des secteurs réglementés faute de normes suffisantes, les entreprises individuelles doivent également cesser d'utiliser des factures électroniques.

Quelle Administration Fiscale Délivre des Factures par Transaction ?

Le Point c du Point 2 de l'Article 13 du Décret 123/2020/ND-CP précise le lieu de dépôt des dossiers de demande de délivrance de factures.

Pour les entreprises individuelles et les particuliers exerçant une activité commerciale avec un lieu d'activité fixe, le dossier sera déposé auprès de l'Inspection des Impôts gérant le territoire où l'activité commerciale est exercée. Inversement, les entreprises individuelles et les particuliers sans lieu d'activité fixe déposeront leur dossier auprès de l'Inspection des Impôts de leur lieu de résidence ou de leur lieu d'enregistrement commercial.

Parcours de Transition de la Taxe Forfaitaire à la Déclaration

À partir de 2026, l'administration fiscale mettra en œuvre un parcours de transition pour les entreprises individuelles passant de la méthode de paiement de la taxe forfaitaire à la méthode de déclaration. Cela exigera que les entreprises individuelles effectuent toutes les tâches nécessaires telles que la tenue de livres, l'émission et l'envoi de factures électroniques, la déclaration et le paiement des impôts en ligne conformément aux réglementations, au lieu de simplement payer la taxe forfaitaire comme auparavant.

Afin d'aider les petites entreprises individuelles à s'adapter aux nouvelles réglementations sans avoir à embaucher de comptables ou à effectuer des tâches manuelles complexes, de nombreuses solutions de transformation numérique complètes ont été développées, permettant d'intégrer la gestion des ventes, la déclaration fiscale, le paiement des impôts, l'émission de factures électroniques et la tenue de livres comptables sur une seule plateforme.

Conclusion

L'utilisation de la facturation électronique est devenue une obligation pour les entreprises individuelles et les particuliers exerçant une activité commerciale qui payent leurs impôts selon la méthode de déclaration. Comprendre les réglementations relatives aux factures électroniques, de leur concept, aux sujets d'application, aux cas de délivrance de factures et aux situations de suspension d'utilisation, est essentiel pour que tous les propriétaires d'entreprises puissent gérer leurs activités de manière transparente et conforme à la loi.

En particulier, dans le contexte de la transition de la taxe forfaitaire à la déclaration, il est plus crucial que jamais de disposer des outils appropriés pour gérer les livres comptables, déclarer les impôts et émettre des factures électroniques. GTG CRM offre des fonctionnalités d'émission automatique de factures électroniques intégrées, permettant aux entreprises individuelles d'émettre facilement des factures légales, d'envoyer des données à l'administration fiscale conformément aux réglementations, tout en aidant à vérifier et à détecter les erreurs dans les factures entrantes. Grâce à cela, les propriétaires d'entreprises économisent non seulement du temps, mais garantissent également l'exactitude de la comptabilité et se conforment pleinement aux procédures requises par l'administration fiscale.