Réglementation relative aux factures électroniques pour les entreprises individuelles

Depuis le 01/07/2022, conformément aux dispositions du Décret 123/2020/ND-CP et de la Circulaire 78/2021/TT-BTC, les entreprises et les particuliers assujettis à la méthode de déclaration fiscale sont tenus de passer à la facturation électronique. Il ne s'agit pas seulement d'une exigence légale, mais aussi d'une étape importante dans la modernisation des activités commerciales.

Pour garantir la conformité et éviter les risques juridiques, les propriétaires d'entreprises doivent maîtriser les règles relatives à la création, à l'utilisation et à la gestion des factures électroniques. Cet article clarifiera les points essentiels pour vous aider à gérer vos processus de facturation de manière précise et efficace.

Concept de Facture Électronique

Conformément à l'article 3 du Décret 123/2020/ND-CP, une facture électronique est un document sous forme électronique créé par le vendeur de biens ou de services par des moyens électroniques, dans le but d'enregistrer les informations de transaction commerciale conformément aux dispositions de la loi comptable et fiscale. Cette facture peut être générée à partir d'une caisse enregistreuse connectée directement au système de l'administration fiscale.

Les factures électroniques sont divisées en deux types principaux. Le premier type est la facture avec code de l'administration fiscale, qui reçoit un code avant d'être envoyée à l'acheteur. Ce code comprend un numéro de transaction unique et une chaîne de caractères cryptée basée sur les informations du vendeur. Le deuxième type est la facture sans code de l'administration fiscale, générée par l'organisation et envoyée directement au client sans authentification préalable par l'administration fiscale.

Trois Cas d'Utilisation Obligatoire de la Facture Électronique

Selon la Circulaire 78/2021/TT-BTC, les entreprises et les particuliers doivent utiliser des factures électroniques dans trois situations spécifiques.

Le premier cas s'applique aux entreprises et aux particuliers qui paient leurs impôts selon la méthode de déclaration. C'est le groupe de sujets qui ont l'obligation d'utiliser des factures électroniques de manière continue dans leurs activités commerciales.

Le deuxième cas concerne les entreprises qui paient leurs impôts selon la méthode forfaitaire. Lorsqu'elles ont besoin d'émettre une facture, l'administration fiscale leur fournira une facture électronique avec un code pour chaque transaction.

Le troisième cas est destiné aux entreprises qui déclarent leurs impôts pour chaque transaction. Comme pour le deuxième groupe, si une facture est demandée, l'administration fiscale délivrera des factures électroniques individuelles pour chaque transaction spécifique.

Points à Noter Lors de l'Utilisation des Factures Électroniques

Bénéficiaires de Factures Électroniques par Transaction

Les entreprises soumises à l'impôt forfaitaire bénéficient de l'assistance de l'administration fiscale pour l'émission de factures avec code par transaction, selon leurs besoins. Les particuliers qui ne sont pas constamment actifs et qui n'ont pas de lieu d'activité fixe, et qui paient leurs impôts pour chaque transaction, font également partie de ce groupe.

En outre, certains cas particuliers peuvent également bénéficier de factures par transaction. Par exemple, les entreprises qui ont cessé leurs activités mais n'ont pas encore finalisé la radiation de leur numéro d'identification fiscale peuvent demander des factures pour liquider leurs actifs. Les entreprises temporairement suspendues mais ayant besoin de finaliser des contrats signés précédemment bénéficient également d'un soutien similaire. Les cas de suspension d'utilisation de factures imposée par contrainte entrent également dans cette catégorie.

Gratuité des Services de Facturation Électronique

Conformément au paragraphe 1 de l'article 14 du Décret 123/2020/ND-CP, les petites et moyennes entreprises, les coopératives, les entreprises et les particuliers dans les zones économiquement et socialement défavorisées ou particulièrement défavorisées bénéficient de la gratuité des services de facturation électronique avec code pendant 12 mois à compter de leur première utilisation. La liste des zones prioritaires est spécifiée dans le Décret 118/2015/ND-CP.

Les entités qui ne bénéficient pas de la gratuité devront payer les frais de service conformément au contrat signé avec l'organisation fournissant le service de facturation électronique.

Situations Imposant l'Arrêt de l'Utilisation des Factures Électroniques

Le paragraphe 1 de l'article 16 du Décret 123/2020/ND-CP énumère les cas où l'utilisation des factures électroniques avec code est obligatoirement arrêtée.

Lorsque une entreprise cesse son activité ou est identifiée par l'administration fiscale comme n'opérant pas à son adresse enregistrée, l'utilisation des factures sera suspendue. Le cas où une entreprise informe activement l'autorité compétente de sa suspension d'activité entraîne également l'arrêt de l'utilisation des factures électroniques.

Des violations graves entraînent des conséquences similaires. Si une entreprise utilise des factures pour vendre des marchandises de contrebande, illicites, contrefaites ou violant les droits de propriété intellectuelle, les autorités compétentes le détecteront et en informeront l'administration fiscale pour traitement. L'acte de créer des factures fictives pour détourner des fonds est également une raison d'arrêter l'utilisation des factures électroniques.

De plus, lorsque l'administration fiscale informe de l'arrêt de l'utilisation des factures pour exécuter une saisie pour non-paiement d'impôts, ou lorsque le service d'enregistrement des entreprises demande la suspension d'activités réglementées pour non-conformité aux normes, les entreprises doivent également cesser d'utiliser des factures électroniques.

Quelle Administration Fiscale Délivre des Factures par Transaction ?

Le point c du paragraphe 2 de l'article 13 du Décret 123/2020/ND-CP spécifie le lieu de dépôt des demandes de factures.

Pour les entreprises et les particuliers ayant un lieu d'activité fixe, le dossier sera déposé auprès du Bureau des Impôts gérant la zone où l'activité commerciale est exercée. Inversement, les entreprises et les particuliers sans lieu d'activité fixe déposeront leur dossier auprès du Bureau des Impôts de leur lieu de résidence ou de leur lieu d'enregistrement commercial.

Parcours de Transition de l'Impôt Forfaitaire à la Déclaration

À partir de 2026, l'administration fiscale mettra en œuvre un plan de transition des entreprises de la méthode de l'impôt forfaitaire à la méthode de déclaration. Cela obligera les entreprises à effectuer toutes les tâches telles que la tenue de registres, la création et l'envoi de factures électroniques, la déclaration et le paiement des impôts en ligne conformément à la réglementation, au lieu de simplement payer l'impôt forfaitaire comme auparavant.

Pour aider les petites entreprises à s'adapter aux nouvelles réglementations sans avoir à embaucher de comptables ou à effectuer des opérations manuelles complexes, de nombreuses solutions complètes de transformation numérique ont été développées, permettant d'intégrer la gestion des ventes, la déclaration fiscale, le paiement des impôts, l'émission de factures électroniques et la tenue de registres comptables sur une seule plateforme.

Conclusion

L'utilisation de la facturation électronique est devenue une obligation pour les entreprises et les particuliers qui paient leurs impôts selon la méthode de déclaration. Comprendre les réglementations sur les factures électroniques, du concept aux sujets d'application, en passant par les cas de facturation et les situations d'arrêt d'utilisation, est essentiel pour que chaque propriétaire d'entreprise puisse gérer ses activités de manière transparente et conforme à la loi.

En particulier, dans le contexte de la transition de l'impôt forfaitaire à la déclaration, il est plus urgent que jamais de disposer d'outils appropriés pour gérer les registres, déclarer les impôts et émettre des factures électroniques. GTG CRM propose des fonctionnalités d'émission de factures électroniques automatiques et intégrées, permettant aux entreprises d'émettre facilement des factures légales, d'envoyer les données à l'administration fiscale conformément à la réglementation, tout en aidant à vérifier et à détecter les erreurs dans les factures entrantes. Ainsi, les propriétaires d'entreprises non seulement gagnent du temps, mais garantissent également la précision de la comptabilité et la pleine conformité aux exigences de l'administration fiscale.