Ahora que las autoridades fiscales están intensificando la gestión de las actividades de comercio electrónico, especialmente de los ingresos generados en las plataformas de comercio electrónico, la pregunta "¿Qué pasa si vendo en línea sin emitir facturas?" ya no es una preocupación teórica sino que se ha convertido en un riesgo legal real para muchas empresas.

Este artículo aclara las obligaciones de facturación de los vendedores en línea, la base legal aplicable, el momento en que se deben emitir las facturas y las consecuencias legales del incumplimiento.

¿Es obligatorio emitir factura al vender online?

La respuesta es: Sí.

De acuerdo con la Ley de Administración Tributaria y el sistema de documentos rectores de facturas, todas las ventas de bienes y prestaciones de servicios que generen ingresos deben facturarse , independientemente de:

• ¿Vender online o offline?
• Vender en plataformas de comercio electrónico o vender a través de redes sociales.
• ¿El cliente solicitó una factura?

El hecho de que “los clientes no soliciten factura” no da lugar al derecho a estar exento de emitir factura .

Para las empresas que venden bienes en plataformas de comercio electrónico, esta obligación está aún más estrictamente controlada porque los datos de pedidos, ingresos y flujo de caja son almacenados y proporcionados a las autoridades fiscales por las plataformas según lo exige la ley.

Leer más: ¿Los ingresos provenientes de las plataformas de comercio electrónico deben declararse a efectos fiscales?

La base jurídica actualmente aplicable a los vendedores online.

Dos documentos legales clave que los vendedores en línea deben conocer:

• Decreto 123/2020/ND-CP : Reglamento sobre el marco jurídico general de las facturas y documentos justificativos.
• Decreto 70/2025/ND-CP (modificado y complementado) : Aclara la responsabilidad de emitir facturas electrónicas en actividades de comercio electrónico, especialmente el mecanismo para conectar datos con las autoridades fiscales.

A partir del 1 de julio de 2025 , la emisión de facturas electrónicas para los hogares comerciales que vendan bienes en plataformas de comercio electrónico ya no será una fase recomendada , sino que se convertirá en un requisito obligatorio , monitoreado a través de la conciliación de datos entre la plataforma, las compañías navieras, los bancos y las autoridades fiscales.

Esto significa:

• Si se realiza un pedido con éxito pero no hay una factura correspondiente , el propietario del negocio corre el riesgo de que le pidan una explicación y de que le evalúen los impuestos .

¿Cuándo se deben emitir las facturas al vender online?

Un error común es creer que las facturas solo deben emitirse tras recibir el pago. Esta interpretación es legalmente incorrecta.

Según la normativa vigente, el momento de emisión de la factura es el momento de la transmisión de la propiedad o del derecho de uso de los bienes , independientemente de que se haya recibido o no el pago.

Para las ventas online, este periodo de tiempo suele entenderse como:

• El pedido ha sido entregado exitosamente al cliente.
• El pago contra reembolso (COD) o por adelantado no modifica la obligación de emitir factura.

Algunos modelos de caja registradora con conectividad de datos pueden emitir facturas consolidadas del día, pero deben garantizar lo siguiente:

• Se reconoce el 100% de los ingresos generados.
• No trasladar al siguiente periodo.

Entregar las mercancías primero y facturar después, o emitir facturas con fecha retroactiva, se consideran prácticas de facturación incorrectas.

Leer más: Todo lo que necesitas saber sobre las facturas electrónicas: cuándo emitirlas y cómo gestionar los errores.

¿Me penalizarán por no emitir facturas al vender online?

¿Cuáles son las sanciones por no emitir facturas al vender online?

Sí, y las penas ahora son mucho más duras que antes.

Según el nuevo régimen sancionador, la no emisión de factura en la venta de mercancías puede dar lugar a:

• Sanciones administrativas por infracciones relacionadas con la facturación.
• Se recaudarán impuestos sobre todos los ingresos reales generados.
• Calcular las sanciones por pago tardío de los impuestos que están sujetos a cobro retroactivo.

Además de los riesgos de las autoridades fiscales, los vendedores también se enfrentan a riesgos derivados de la propia plataforma de comercio electrónico. En muchos casos, las cuentas de los vendedores pueden ser bloqueadas o restringidas si se descubre que han incumplido sus obligaciones fiscales.

Leer más: Riesgos legales comunes al hacer negocios en línea

¿Cuáles son los procedimientos para manejar casos en los que se emiten facturas incorrectamente?

A partir del 1 de junio de 2025 , cualquier error en las facturas electrónicas ya no será tramitado por cancelación .

Dependiendo de la naturaleza del error, el vendedor debe elegir una de dos opciones :

• Factura de ajuste : Se utiliza cuando es necesario ajustar una parte del contenido (precio, impuestos, cantidad, etc.).
• Factura de reemplazo : Aplicable cuando es necesario reemplazar toda una factura emitida incorrectamente.

Elegir el método de procesamiento incorrecto puede hacer que las facturas no sean válidas y afectar directamente a las declaraciones de impuestos.

Leer más: Resumen de facturas de reemplazo y facturas de ajuste

Soluciones prácticas para vendedores online.

En el contexto de datos de ventas cada vez más transparentes, el enfoque más seguro no es "evitar las facturas", sino estandarizar el proceso desde el principio.

Las empresas en línea deberían:

• Utilice un sistema de gestión capaz de generar automáticamente facturas electrónicas al finalizar el pedido.
• Sincronice datos de pedidos , inventario, ingresos y facturas para evitar discrepancias.
• Existen procedimientos establecidos para gestionar devoluciones, reembolsos y ajustes de facturas.

En la práctica, muchas empresas están optando por plataformas de gestión integradas como GTG CRM , que les permiten:

• Genere automáticamente facturas electrónicas a través de MISA y S-Invoice.
• Genere automáticamente facturas de reemplazo cuando se produzcan devoluciones o cambios.
• Integrar y sincronizar productos de plataformas de comercio electrónico.
• Gestione productos, inventario, niveles de stock, proveedores, pedidos, envíos, facturas y datos contables, todo en un solo sistema.

Este método ayuda a reducir el riesgo de errores manuales y cumple con los requisitos de verificación y conciliación cuando sea necesario.

GTG CRM genera automáticamente facturas electrónicas y sincroniza productos desde plataformas de comercio electrónico.

Concluir

Vender productos online sin emitir facturas ya no es un “asunto menor” en el mundo actual.

Los vendedores deben comprender:

• Tener ingresos significa tener la obligación de emitir facturas.
• No emitir facturas no reduce el impuesto a pagar, sino que sólo aumenta el riesgo de estar sujeto a impuestos atrasados ​​y sanciones.
• Estandarizar los procesos desde el principio es la única manera de lograr un negocio sostenible.

Con la abolición de los impuestos de tipo fijo y el cambio de las empresas domésticas a la declaración en función de los ingresos reales , las facturas electrónicas no sólo son una obligación sino también una herramienta para proteger a los vendedores de futuros riesgos legales.