Bạn có nhân viên sale, có website, có khách gửi form liên hệ — nhưng không ai rõ khách đó đang ở bước nào, ai đang chăm, bao giờ cần follow-up. Kết quả: lead bị bỏ sót, sale chồng chéo gọi cùng một khách, hoặc tệ hơn — khách chờ 3 ngày không ai liên hệ rồi chuyển sang đối thủ.

Đây là quy trình nhận lead từ website vào CRM mà bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào cũng có thể triển khai với GTG CRM — rõ ràng, có trách nhiệm, và theo dõi được.

Bài toán của SMB: Lead vào nhưng không biết ai xử lý

Ở công ty nhỏ (5-20 nhân viên), quy trình nhận lead thường là:

1. Khách điền form trên website
2. Email thông báo gửi về 1 hộp mail chung
3. Ai đọc trước thì xử lý, ai bận thì bỏ qua
4. Không có nơi ghi lại đã gọi cho khách chưa, kết quả ra sao
5. Cuối tháng không biết bao nhiêu lead đã xử lý, bao nhiêu bị bỏ

Hậu quả: - Lead rơi vào khoảng trống — không ai nhận responsibility - Sale gọi trùng khách → khách khó chịu - Không có data để đánh giá sale nào làm tốt - Chạy ads tốn tiền nhưng không đo được ROI từ lead

Quy trình chuẩn: Form → Routing → CRM → Status → Follow-up → Báo cáo

Website Form → CRM (Người Liên Hệ, owner = admin) → Workflow đổi owner cho Sale → Pipeline (Thương Vụ) → Follow-up → Báo cáo

Dưới đây là hướng dẫn thiết lập từng bước.

Bước 1: Tạo form và kết nối CRM

Tạo form nhận lead trong mục Biểu mẫu của GTG CRM.

Các trường nên có cho SMB:

Trường	Map CRM Field	Mục đích
Tên công ty	Company	Biết quy mô, ngành nghề
Người liên hệ	First Name, Last Name	Nhân viên sale gọi đúng tên
Email	Email	Gửi email follow-up
Số điện thoại	Phone	Gọi điện trực tiếp
Dịch vụ quan tâm	Custom field (Dropdown)	Routing đến đúng sale/team
Ngân sách dự kiến	Custom field (Dropdown)	Ưu tiên lead giá trị cao

Nhúng form vào website bằng script tag hoặc iframe. Nếu dùng Trang web hoặc Trang đích của GTG CRM, form tự động kết nối.

Khi khách submit → dữ liệu tự động tạo contact trong CRM → Người Liên Hệ với: - Lifecycle Stage: Lead - Source tag: website (tự động) - Tất cả field từ form đã map

Bước 2: Auto-routing — Phân lead cho đúng người

Đây là bước mà hầu hết SMB thiếu. Thay vì email chung "bạn nào rảnh thì xử lý", GTG CRM tự động phân lead cho nhân viên cụ thể.

Thiết lập trong Tự Động Hóa → Quy Trình:

Trigger: Object → Contact → Contact Created

(Khi khách điền form trên website, hệ thống tự tạo contact trong CRM và gán owner mặc định cho workspace admin. Workflow dưới đây sẽ đổi owner sang đúng sale phụ trách.)

Luồng routing mẫu:

Contact mới được tạo (từ form website)
  → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"?
      Đúng → Assign Contact cho Sale A
      Sai  → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"?
                Đúng → Assign Contact cho Sale B
                Sai  → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý)
  → Gửi email xác nhận cho khách
  → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"

Kết quả: Sale mở contact lên sẽ thấy mình là Người phụ trách

Cách khác đơn giản hơn: Nếu chỉ có 2-3 sale, dùng Assign Contact kiểu round-robin — hệ thống phân đều lead cho từng người.

Khi sale nhận được lead, họ sẽ thấy: - Thông tin đầy đủ trong CRM (tên, SĐT, email, dịch vụ quan tâm) - Owner là chính họ → biết rõ trách nhiệm - Lifecycle Stage: Lead → cần liên hệ

Bước 3: Tạo Pipeline (Thương Vụ) để theo dõi trạng thái

Người Liên Hệ lưu thông tin khách, còn Thương Vụ (Pipeline) theo dõi tiến trình bán hàng. Bạn cần cả hai.

Tạo pipeline trong CRM → Thương Vụ:

Stage	Ý nghĩa	Ai chịu trách nhiệm
Lead Mới	Vừa vào, chưa liên hệ	Sale được assign
Đã Liên Hệ	Đã gọi/email, đang chờ phản hồi	Sale
Đang Tư Vấn	Khách quan tâm, cần gửi báo giá	Sale
Báo Giá Đã Gửi	Chờ khách quyết định	Sale
Thương Lượng	Đang đàm phán điều khoản	Sale + Manager
Thắng (Won)	Ký hợp đồng / Đặt hàng	→ Chuyển qua triển khai
Thua (Lost)	Khách không mua	→ Ghi lý do để cải thiện

Mỗi deal có các field quan trọng: - Deal Name — ví dụ: "Công ty ABC - Gói Marketing 3 tháng" - Amount — giá trị dự kiến (ví dụ: 15,000,000 VNĐ) - Close Date — ngày dự kiến chốt - Priority — Low / Medium / High / Urgent - Contact Role — Decision Maker, Influencer, Budget Holder

Kết nối workflow: Khi lead vào CRM, automation có thể tự tạo deal trong pipeline:

Contact Created → Assign Contact (đổi owner từ admin sang sale) → Create Deal (stage: "Lead Mới") → Send Email

Bước 4: Follow-up có kế hoạch

Sau khi lead được assign và có deal trong pipeline, nhân viên sale cần follow-up. GTG CRM giúp đảm bảo không lead nào bị bỏ quên:

Automation nhắc nhở sale

Trigger: Deal Stage Changed (vào stage "Lead Mới")

Deal vào stage "Lead Mới"
  → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h"
  → Đợi 24 giờ
  → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"?
      Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!"
      Sai  → Kết thúc (sale đã xử lý)
  → Đợi thêm 24 giờ
  → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"?
      Đúng → Thông báo cho Manager

Follow-up tự động cho khách

Khi sale đã liên hệ nhưng khách chưa phản hồi:

Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ"
  → Đợi 3 ngày
  → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?"
  → Đợi 5 ngày
  → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study
  → Đợi 7 ngày
  → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale

Chăm lại deal thua

Deal chuyển sang "Thua (Lost)"
  → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công)
  → Đợi 30 ngày
  → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn"
  → Đợi 60 ngày
  → Gửi newsletter tháng

Bước 5: Kết nối Messaging — Chăm qua Hộp Thư Đa Kênh

Khi sale liên hệ lead qua email hoặc Zalo, toàn bộ cuộc hội thoại hiển thị trong Hộp Thư (Unified Inbox).

Lợi ích cho SMB: - Sale gửi email từ GTG CRM → email nằm trong timeline của contact (không thất lạc trong Gmail cá nhân) - Khách reply → hiện trong Hộp Thư → sale phản hồi ngay - Nếu sale nghỉ phép, manager có thể xem toàn bộ lịch sử conversation → handover cho người khác - Không mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc

Bước 6: Báo cáo — Biết rõ vấn đề ở đâu

Cuối tuần/cuối tháng, manager cần biết:

Báo cáo Pipeline (CRM → Thương Vụ): - Bao nhiêu lead mới vào? - Bao nhiêu deal đang ở mỗi stage? - Tổng giá trị deal dự kiến (Pipeline Forecast) - Tỷ lệ thắng/thua - Sale nào đang xử lý nhiều deal nhất?

Bảng điều khiển bán hàng (Sales Dashboard): - Tổng doanh thu theo thời gian - Giá trị đơn hàng trung bình - Top sản phẩm/dịch vụ - So sánh với kỳ trước

Ví dụ insight từ báo cáo: - "80% lead thua ở stage Báo Giá → giá đang cao hơn thị trường?" - "Sale A có tỷ lệ thắng 40%, Sale B chỉ 15% → Sale B cần training?" - "Lead từ Google Ads có giá trị deal trung bình cao hơn Facebook → dồn ngân sách?"

Ví dụ thực tế: Công ty dịch vụ IT (8 nhân viên)

Trước khi dùng CRM: - Khách điền form → email về inbox chung → ai đọc thì xử lý - Không biết đã gọi cho khách chưa, 2 sale gọi cùng 1 khách - Cuối tháng manager hỏi "tháng này bao nhiêu khách mới?" → không ai biết chính xác

Sau khi triển khai quy trình: 1. Form website map 5 trường vào CRM (tên, SĐT, email, dịch vụ, ngân sách) 2. Workflow routing: lead về "Dịch vụ Cloud" → Sale A, "Phần mềm" → Sale B 3. Pipeline 6 stages: Lead Mới → Đã Liên Hệ → Tư Vấn → Báo Giá → Thương Lượng → Won/Lost 4. Automation nhắc sale liên hệ trong 24h, follow-up email sau 3 ngày 5. Manager xem dashboard: 45 leads/tháng, tỷ lệ thắng 25%, giá trị TB 20 triệu/deal

Kết quả: Không còn lead bị bỏ sót, sale biết rõ việc cần làm mỗi ngày, manager có data để coaching.

Kết luận

Quy trình nhận lead từ website vào CRM không cần phức tạp — nhưng cần rõ ràng: ai nhận lead, trạng thái ở đâu, follow-up khi nào, và đo lường ra sao. GTG CRM cho phép SMB xây dựng quy trình này với:

• Biểu mẫu nhúng → thu thập lead tự động
• Automation Workflow → routing + follow-up tự động
• Pipeline (Thương Vụ) → theo dõi từng deal rõ ràng
• Hộp Thư Đa Kênh → chăm sóc lead qua email/Zalo trong 1 giao diện
• Sales Dashboard → báo cáo để ra quyết định

Thiết lập 1 lần, vận hành liên tục. Không lead nào bị bỏ sót, không sale nào bị bỏ quên.