영업 직원, 웹사이트, 문의 양식을 제출하는 고객까지 모두 갖추고 있지만, 고객이 어느 단계에 있는지, 누가 담당하고 있는지, 언제 후속 조치가 필요한지 아무도 모릅니다. 그 결과, 잠재 고객을 놓치거나, 같은 고객에게 중복으로 영업 전화를 하거나, 최악의 경우 고객이 3일 동안 연락을 받지 못하고 경쟁사로 떠나는 상황이 발생할 수 있습니다.

이는 웹사이트에서 얻은 잠재 고객 정보를 GTG CRM을 통해 모든 중소기업이 구현할 수 있는 CRM 시스템으로 가져오는 과정으로, 명확하고 책임감 있으며 추적 가능합니다.

중소기업의 딜레마: 잠재 고객은 유입되지만, 누가 이들을 처리해야 할지 모른다.

소규모 기업(직원 5~20명)의 경우, 잠재 고객 발굴 프로세스는 일반적으로 다음과 같습니다.

1. 고객은 웹사이트에서 양식을 작성합니다.
2. 알림 이메일은 공유 사서함으로 발송됩니다.
3. 먼저 읽는 사람이 처리하게 되고, 바쁜 사람은 건너뛰어도 됩니다.
4. 고객에게 전화가 걸려왔는지, 그리고 그 결과가 어떠했는지에 대한 기록은 없습니다.
5. 월말이 되면, 제가 처리한 리드가 몇 개이고, 처리하지 않고 넘어간 리드가 몇 개인지 알 수 없습니다.

결과: - 잠재 고객 정보가 방치되어 아무도 책임을 지지 않음 - 영업 사원이 같은 고객에게 반복적으로 전화하여 고객들이 짜증을 냄 - 어떤 영업 사원이 실적이 좋은지 평가할 데이터가 없음 - 광고비는 발생하지만 잠재 고객으로부터 얻은 투자 수익률(ROI)을 측정할 수 없음

표준 프로세스: 양식 → 전달 → CRM → 상태 → 후속 조치 → 보고서

 다음은 단계별 설치 지침입니다. Website Form → CRM (Người Liên Hệ, owner = admin) → Workflow đổi owner cho Sale → Pipeline (Thương Vụ) → Follow-up → Báo cáo

1단계: 양식을 생성하고 CRM에 연결합니다.

GTG CRM의 양식 섹션 에서 잠재 고객 확보 양식을 만드세요.

중소기업의 경우 다음 항목을 포함해야 합니다.

스크립트 태그 또는 iframe을 사용하여 양식을 웹사이트에 삽입하세요. GTG CRM 웹사이트 또는 랜딩 페이지를 사용하는 경우 양식이 자동으로 연결됩니다.

고객이 양식을 제출하면 데이터가 자동으로 CRM에 연락처로 생성됩니다. 연락처는 다음과 같이 정의됩니다 . - 라이프사이클 단계: Lead - 소스 태그: website (자동 생성) - 양식의 모든 필드가 매핑됩니다.

2단계: 자동 배정 — 적합한 담당자에게 잠재 고객 배정

이는 대부분의 중소기업이 놓치는 단계입니다. "시간 되는 분, 이 업무를 처리해 주세요"와 같은 일반적인 이메일을 보내는 대신, GTG CRM은 잠재 고객을 특정 직원에게 자동으로 배정합니다.

자동화 설정 → 프로세스:

트리거: 개체 → 연락처 → 연락처 생성됨

(고객이 웹사이트에서 양식을 작성하면 시스템이 자동으로 CRM에 연락처를 생성하고 기본 담당자를 관리자 작업 공간으로 지정합니다. 아래 워크플로는 담당자를 담당 영업 사원으로 변경합니다.)

샘플 라우팅 흐름:

 Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý" 결과: 영업사원이 연락처 목록을 열면 자신이 담당자로 표시되어 있는 것을 확인할 수 있습니다. Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"

더 간단한 방법은 영업 사원이 2~3명뿐이라면 순환 배정 방식을 사용하는 것입니다. 그러면 시스템이 영업 사원들에게 리드를 고르게 배분합니다.

영업 담당자가 잠재 고객 정보를 받으면 다음과 같은 내용을 확인할 수 있습니다. - CRM 시스템에 완전한 정보(이름, 전화번호, 이메일, 관심 서비스)가 저장되어 있습니다. - 담당자가 본인이므로 자신의 책임 사항을 명확히 알 수 있습니다. - 고객 생애주기 단계: Lead → 연락 필요

3단계: 진행 상황을 추적할 파이프라인을 생성합니다.

담당자 정보는 고객 정보를 저장하고, 파이프라인은 판매 진행 상황을 추적합니다. 둘 다 필요합니다.

CRM에서 파이프라인 생성 → 비즈니스:

각 거래에는 다음과 같은 주요 항목이 있습니다. - 거래명 — 예: "ABC 회사 - 3개월 마케팅 패키지" - 금액 — 예상 가치 (예: 15,000,000 VND) - 마감일 — 예상 마감일 - 우선 순위 — 낮음 / 중간 / 높음 / 긴급 - 담당자 역할 — 의사 결정권자, 영향력 행사자, 예산 담당자

워크플로 연결: 잠재 고객이 CRM에 추가되면 자동화 기능을 통해 파이프라인 내에서 자동으로 거래를 생성할 수 있습니다.

 4단계: 계획된 후속 조치 Contact Created → Assign Contact (đổi owner từ admin sang sale) → Create Deal (stage: "Lead Mới") → Send Email

잠재 고객이 배정되고 파이프라인에서 거래가 성사되면 영업 담당자는 후속 조치를 취해야 합니다. GTG CRM은 어떤 잠재 고객도 놓치지 않도록 도와줍니다.

자동화 시스템이 영업 직원에게 알림을 보냅니다.

트리거: 거래 단계 변경("신규 리드" 단계 진입)

 Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager 고객 자동 후속 조치 Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager

영업사원이 고객에게 연락했지만 고객이 응답하지 않았을 경우:

 Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale 손해 보는 거래에서 회복하세요. Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale

 Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng 5단계: 메시지 연결 - 다채널 받은 편지함을 통한 관계 육성 Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng

영업 담당자가 이메일이나 Zalo를 통해 잠재 고객에게 연락하면 전체 대화 내용이 통합 받은 편지함 에 표시됩니다.

중소기업을 위한 이점: - 영업 담당자가 GTG CRM에서 이메일을 보내면 → 이메일이 연락처 타임라인에 표시됨(개인 Gmail에서 분실되지 않음) - 고객 답장이 → 받은 편지함에 표시되어 영업 담당자가 즉시 응답 가능 - 영업 담당자가 휴가 중일 경우, 관리자가 전체 대화 내역을 확인하고 → 다른 담당자에게 인계 가능 - 직원이 퇴사하더라도 데이터 손실 없음

6단계: 보고 — 문제의 원인 파악

주말/월말에 관리자는 다음 사항을 알아야 합니다.

파이프라인 보고서(CRM → 거래): - 신규 리드는 몇 개입니까? - 현재 각 단계에 있는 거래는 몇 개입니까? - 예상 총 거래 가치(파이프라인 예측) - 수주/실패율 - 어느 영업팀이 가장 많은 거래를 담당하고 있습니까?

판매 대시보드: - 기간별 총 매출액 - 평균 주문 금액 - 인기 상품/서비스 - 이전 기간과의 비교

보고서에서 얻은 주요 인사이트 예시: - "견적 단계에서 리드의 80%가 손실됨 → 가격이 시장 가격보다 높은가?" - "영업사원 A의 계약 성사율은 40%, 영업사원 B는 15%에 불과함 → 영업사원 B에게 교육이 필요한가?" - "Google Ads를 통해 유입된 리드의 평균 거래 가치가 Facebook보다 높음 → 예산을 어떻게 배분해야 할까?"

실제 사례: IT 서비스 회사 (직원 8명)

CRM 사용 전: - 고객이 양식을 작성하면 이메일이 일반 사서함으로 이동하고, 담당자가 이를 확인한 후 요청을 처리합니다. - 고객에게 전화가 연결되었는지 여부가 불분명하며, 두 명의 영업사원이 같은 고객에게 전화할 수도 있습니다. - 월말에 관리자가 "이번 달에 신규 고객이 몇 명이나 되었지?"라고 물으면, 정확한 숫자를 아는 사람은 아무도 없습니다.

프로세스 구현 후: 1. 웹사이트 양식의 5개 필드(이름, 전화번호, 이메일, 서비스, 예산)를 CRM에 매핑 2. 워크플로 라우팅: 리드는 "클라우드 서비스" → 판매 A, "소프트웨어" → 판매 B로 연결 3. 파이프라인 6단계: 신규 리드 → 연락 → 상담 → 견적 → 협상 → 계약 체결/실패 4. 자동화 시스템으로 영업 담당자에게 24시간 이내 연락 알림, 3일 후 후속 이메일 발송 5. 관리자 대시보드: 월 45건의 리드, 25%의 계약 체결률, 평균 거래액 2천만 VND

결과: 더 이상 잠재 고객을 놓치지 않고, 영업 사원들은 매일 해야 할 일을 정확히 알게 되며, 관리자들은 데이터를 바탕으로 직원들을 코칭할 수 있습니다.

끝내다

웹사이트에서 CRM으로 리드를 가져오는 과정은 복잡할 필요는 없지만, 누가 리드를 받는지, 리드 상태는 어떤지, 언제 후속 조치를 취해야 하는지, 그리고 어떻게 측정해야 하는지는 명확 해야 합니다. GTG CRM은 중소기업이 다음과 같은 기능을 통해 이러한 프로세스를 구축할 수 있도록 지원합니다.

• 내장형 양식 → 자동 리드 수집
• 자동화 워크플로 → 라우팅 + 자동 후속 조치
• 파이프라인 → 각 거래를 꼼꼼하게 추적하세요.
• 다채널 메일함 → 이메일/Zalo를 통한 리드 육성, 하나의 인터페이스에서
• 판매 대시보드 → 의사 결정을 위한 보고서

한 번 설정하면 지속적으로 실행됩니다. 잠재 고객을 놓치지 않고, 판매 기회를 놓치지 않습니다.