Tienes un equipo de ventas, un sitio web y clientes que envían formularios de contacto, pero nadie sabe en qué etapa se encuentra cada cliente, quién lo atiende ni cuándo es necesario hacer un seguimiento. El resultado: se pierden oportunidades de venta, se realizan llamadas de ventas duplicadas al mismo cliente o, peor aún, el cliente espera tres días sin ser contactado y luego acude a la competencia.

Este es el proceso de convertir clientes potenciales de un sitio web en un CRM que cualquier pequeña empresa puede implementar con GTG CRM: claro, responsable y rastreable.

El dilema de las pymes: llegan clientes potenciales, pero nadie sabe quién debe atenderlos.

En las pequeñas empresas (de 5 a 20 empleados), el proceso de generación de clientes potenciales suele ser el siguiente:

1. Los clientes rellenan el formulario en la página web.
2. Los correos electrónicos de notificación se enviarán a un buzón de correo compartido.
3. Quien lo lea primero podrá encargarse de ello; quienes estén ocupados pueden saltárselo.
4. No existe constancia de si se realizó alguna llamada al cliente ni de cuál fue el resultado.
5. Al final del mes, no sé cuántos clientes potenciales he procesado y cuántos han sido abandonados.

Consecuencias: - Los clientes potenciales se pierden en el olvido: nadie se responsabiliza. - Los vendedores llaman repetidamente a los mismos clientes, lo que provoca su frustración. - No hay datos para evaluar qué vendedores están teniendo un buen desempeño. - Publicar anuncios cuesta dinero, pero no permite medir el retorno de la inversión (ROI) de los clientes potenciales.

Proceso estándar: Formulario → Enrutamiento → CRM → Estado → Seguimiento → Informe

 A continuación se detallan las instrucciones de configuración paso a paso. Website Form → CRM (Người Liên Hệ, owner = admin) → Workflow đổi owner cho Sale → Pipeline (Thương Vụ) → Follow-up → Báo cáo

Paso 1: Crea un formulario y conéctalo al CRM.

Crea un formulario de generación de clientes potenciales en la sección Formularios de GTG CRM.

Los siguientes campos deben incluirse para las PYMES:

Inserta el formulario en tu sitio web mediante una etiqueta de script o un iframe. Si utilizas un sitio web o una página de destino de GTG CRM, el formulario se conectará automáticamente.

Cuando un cliente envía el formulario, los datos crean automáticamente un contacto en el CRM. El contacto se define por: - Etapa del ciclo de vida: Lead - Etiqueta de origen: website (automáticamente) - Todos los campos del formulario se han asignado.

Paso 2: Enrutamiento automático: Asignar clientes potenciales a las personas adecuadas.

Este es un paso que la mayoría de las pymes pasan por alto. En lugar de un correo electrónico genérico que pregunte "¿Quién está libre, por favor, encárguese de esto?", GTG CRM asigna automáticamente los clientes potenciales a empleados específicos.

Configuración en Automatización → Procesos:

Desencadenante: Objeto → Contacto → Contacto creado

(Cuando un cliente completa un formulario en el sitio web, el sistema crea automáticamente un contacto en el CRM y asigna como propietario predeterminado el espacio de trabajo del administrador. El siguiente flujo de trabajo cambiará el propietario al representante de ventas responsable).

Diagrama de flujo de enrutamiento de ejemplo:

 Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý" Resultado: Cuando el vendedor abra la lista de contactos, verá que él es la persona a cargo. Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"

Una alternativa más sencilla: si solo dispone de 2 o 3 vendedores, utilice un sistema de asignación rotativa de clientes potenciales ; el sistema los distribuye equitativamente entre ellos.

Cuando un vendedor recibe un cliente potencial, verá: - Información completa en el CRM (nombre, número de teléfono, correo electrónico, servicios de interés) - El propietario es él mismo → conoce sus responsabilidades - Etapa del ciclo de vida: Lead → necesita contactar

Paso 3: Crea una canalización para realizar un seguimiento del estado.

La persona de contacto almacena la información del cliente, mientras que el embudo de ventas realiza un seguimiento del progreso de las ventas. Necesitas ambos.

Crear un embudo de ventas en CRM → Negocio:

Cada acuerdo tiene los siguientes campos clave: - Nombre del acuerdo : por ejemplo: "Empresa ABC - Paquete de marketing de 3 meses" - Importe : valor esperado (por ejemplo: 15.000.000 VND) - Fecha de cierre : fecha de cierre prevista - Prioridad : Baja / Media / Alta / Urgente - Rol del contacto : Responsable de la toma de decisiones, Influenciador, Responsable del presupuesto

Conexión de flujos de trabajo: Cuando se agregan clientes potenciales al CRM, la automatización puede crear automáticamente acuerdos dentro del embudo de ventas:

 Paso 4: Seguimiento planificado Contact Created → Assign Contact (đổi owner từ admin sang sale) → Create Deal (stage: "Lead Mới") → Send Email

Una vez asignado un cliente potencial y cerrado un trato, los representantes de ventas deben hacer un seguimiento. GTG CRM ayuda a garantizar que ningún cliente potencial quede sin atender.

La automatización se lo recuerda al personal de ventas.

Desencadenante: Cambio de fase de la negociación (entrada en la fase de "Nuevo cliente potencial")

 Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager Seguimiento automático para los huéspedes Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager

Cuando el vendedor se ha puesto en contacto con el cliente pero este no ha respondido:

 Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale Recuperarse de un negocio perdedor. Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale

 Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng Paso 5: Mensajería de conexión: Fomentar la comunicación a través de la bandeja de entrada multicanal Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng

Cuando un vendedor se pone en contacto con un cliente potencial por correo electrónico o Zalo, toda la conversación aparece en la Bandeja de entrada unificada .

Beneficios para las pymes: - Los representantes de ventas envían correos electrónicos desde GTG CRM → los correos aparecen en la cronología del contacto (no se pierden en el Gmail personal) - Las respuestas de los clientes → aparecen en la bandeja de entrada → los representantes de ventas responden de inmediato - Si un representante de ventas está de baja, el gerente puede ver todo el historial de conversaciones → transferir la tarea a otra persona - No hay pérdida de datos cuando un empleado se va

Paso 6: Informar: saber dónde radica el problema.

Al final de la semana/mes, los gerentes necesitan saber:

Informe de cartera de clientes (CRM → Acuerdos): - ¿Cuántos clientes potenciales nuevos se están generando? - ¿Cuántos acuerdos se encuentran actualmente en cada etapa? - Valor total estimado de los acuerdos (Pronóstico de cartera de clientes) - Tasa de éxito/fracaso - ¿Qué equipo de ventas gestiona la mayor cantidad de acuerdos?

Panel de ventas: - Ingresos totales a lo largo del tiempo - Valor promedio del pedido - Productos/servicios más vendidos - Comparación con el período anterior

Ejemplos de conclusiones del informe: - "El 80% de los clientes potenciales se pierden en la etapa de cotización → ¿El precio es superior al precio de mercado?" - "El vendedor A tiene una tasa de éxito del 40%, el vendedor B solo del 15% → ¿El vendedor B necesita capacitación?" - "Los clientes potenciales de Google Ads tienen un valor promedio de transacción mayor que los de Facebook → ¿Asignar presupuesto?"

Ejemplo real: Empresa de servicios informáticos (8 empleados)

Antes de usar CRM: - Los clientes rellenan formularios → los correos electrónicos van a la bandeja de entrada general → quien lo lee procesa la solicitud - No está claro si ya se ha llamado al cliente; dos vendedores podrían llamar al mismo cliente - A fin de mes, el gerente pregunta: "¿Cuántos clientes nuevos tuvimos este mes?" → nadie sabe el número exacto

Tras la implementación del proceso: 1. El formulario del sitio web asigna 5 campos al CRM (nombre, número de teléfono, correo electrónico, servicio, presupuesto). 2. Enrutamiento del flujo de trabajo: cliente potencial a "Servicios en la nube" → Venta A, "Software" → Venta B. 3. El embudo de ventas consta de 6 etapas: Nuevo cliente potencial → Contactado → Consulta → Cotización → Negociación → Ganado/Perdido. 4. La automatización recuerda al equipo de ventas que se ponga en contacto en un plazo de 24 horas y envía un correo electrónico de seguimiento a los 3 días. 5. El panel de control del gerente muestra: 45 clientes potenciales al mes, una tasa de éxito del 25% y un valor promedio de 20 millones de VND por transacción.

Resultados: Se acabaron las oportunidades de venta perdidas, los vendedores saben exactamente lo que tienen que hacer cada día y los gerentes disponen de datos para asesorar.

Concluir

El proceso de recibir clientes potenciales de un sitio web en un CRM no tiene por qué ser complicado, pero sí debe ser claro : quién recibe el cliente potencial, cuál es su estado, cuándo realizar el seguimiento y cómo medirlo. GTG CRM permite a las pymes crear este proceso con:

• Formularios integrados → recopilación automática de clientes potenciales
• Flujo de trabajo de automatización → enrutamiento + seguimiento automático
• Pipeline → realizar un seguimiento meticuloso de cada operación.
• Buzón multicanal → Nutrición de clientes potenciales a través de correo electrónico/Zalo en una sola interfaz
• Panel de ventas → Informes para la toma de decisiones

Configúralo una vez y ejecútalo continuamente. No se perderá ningún cliente potencial ni se pasará por alto ninguna venta.