セール担当者、ウェブサイト、フォームから連絡してきた顧客がいる — しかし、その顧客がどの段階にいるのか、誰が担当しているのか、いつフォローアップする必要があるのか、誰も把握していません。結果として、リードが見落とされ、セール担当者が同じ顧客に重複して連絡したり、最悪の場合 — 顧客が3日間誰も連絡してこないまま競合他社に乗り換えてしまうことがあります。
これは、GTG CRM を利用すれば、あらゆる中小企業が導入できる、ウェブサイトから CRM へのリード獲得プロセスです — 明確で、責任が伴い、追跡可能です。
SMB の課題：リードは入ってくるが、誰が処理しているか分からない
中小企業（従業員5〜20名）では、リード獲得プロセスは通常以下のようになっています。
- 顧客がウェブサイトのフォームに記入する
- 共通のメールボックスに通知メールが届く
- 最初に読んだ人が処理し、忙しい人は見落とす
- 顧客に連絡したかどうか、結果はどうだったかを記録する場所がない
- 月末に、いくつのリードが処理され、いくつのリードが見落とされたか分からない
結果： - リードが漏れてしまう — 誰も責任を取らない - セール担当者が重複して連絡する → 顧客が不快になる - どのセール担当者がうまくやっているかを評価するためのデータがない - 広告にお金をかけても、リードからの ROI を測定できない
標準プロセス：フォーム → ルーティング → CRM → ステータス → フォローアップ → レポート
ウェブサイトフォーム → CRM（連絡先、owner = admin）→ セール担当者への owner 変更ワークフロー → パイプライン（商談）→ フォローアップ → レポート
以下に、各ステップの設定方法を説明します。
ステップ1：フォームを作成し、CRM と連携する
GTG CRM の「フォーム」セクションで、リード獲得フォームを作成します。
SMB にとって含めるべきフィールド：
| フィールド | CRM フィールドにマップ | 目的 |
|---|---|---|
| 会社名 | Company |
規模、業種を把握する |
| 担当者名 | First Name, Last Name |
セール担当者が正しい名前で連絡できるようにする |
| メールアドレス | Email |
フォローアップメールを送信する |
| 電話番号 | Phone |
直接電話で連絡する |
| 関心のあるサービス | カスタムフィールド（ドロップダウン） | 適切なセール担当者/チームにルーティングする |
| 想定予算 | カスタムフィールド（ドロップダウン） | 高価値リードを優先する |
スクリプトタグまたは iframe を使用して、フォームをウェブサイトに埋め込みます。GTG CRM の「ウェブサイト」または「ランディングページ」を使用する場合、フォームは自動的に連携されます。
顧客が送信すると → データは自動的に CRM の「CRM → 連絡先」に連絡先として作成され、以下のようになります。
- ライフサイクルステージ：Lead
- ソースタグ：website（自動）
- フォームからマップされたすべてのフィールド
ステップ2：自動ルーティング — 適切な担当者にリードを割り当てる
これは、ほとんどの SMB が欠けているステップです。「誰か空いている人が処理してください」という共通のメールではなく、GTG CRM は自動的に特定の担当者にリードを割り当てます。
「自動化 → ワークフロー」で設定します。
トリガー： オブジェクト → 連絡先 → 連絡先が作成された
（ウェブサイトのフォームに顧客が入力すると、システムは CRM に連絡先を自動的に作成し、ワークスペース管理者にデフォルトの owner を割り当てます。以下のワークフローが、担当のセール担当者に owner を変更します。）
サンプルルーティングフロー：
新しく作成された連絡先（ウェブサイトフォームから）
→ [条件] 関心のあるサービス = "マーケティングコンサルティング"？
はい → 連絡先をセール担当者 A に割り当てる
いいえ → [条件] 関心のあるサービス = "ウェブサイトデザイン"？
はい → 連絡先をセール担当者 B に割り当てる
いいえ → owner は管理者（セールスマネージャーが処理）のままにする
→ 顧客に確認メールを送信する
→ 「新規リード - 対応必要」タグを付ける
結果：セール担当者が連絡先を開くと、自分が担当者であることがわかります
より簡単な方法：セールス担当者が2〜3名しかいない場合は、連絡先の割り当て（ラウンドロビン方式）を使用します。これにより、リードが各担当者に均等に割り当てられます。
セールス担当者がリードを受け取った際に表示される情報：
- CRMでの完全な情報（氏名、電話番号、メールアドレス、関心のあるサービス）
- 担当者（Owner）は自分自身 → 責任を明確に把握
- ライフサイクルステージ：リード → 連絡が必要
ステップ3：パイプライン（商談）を作成してステータスを追跡する
連絡先は顧客情報を保存し、商談（パイプライン）は販売プロセスの進捗を追跡します。両方必要です。
CRMでパイプラインを作成 → 商談：
| ステージ | 意味 | 担当者 |
|---|---|---|
| 新規リード | 受信したばかり、未連絡 | 割り当てられたセールス担当者 |
| 連絡済み | 電話またはメールで連絡、返信待ち | セールス担当者 |
| 商談中 | 顧客が関心を示しており、見積もりを送信する必要がある | セールス担当者 |
| 見積もり送信済み | 顧客の決定待ち | セールス担当者 |
| 交渉中 | 条件を交渉中 | セールス担当者 + マネージャー |
| 成約（Won） | 契約締結 / 注文完了 | → 実施フェーズへ移行 |
| 失注（Lost） | 顧客が購入しない | → 理由を記録して改善に活かす |
各ディールには以下の重要なフィールドがあります： - ディール名 — 例：「ABC社 - 3ヶ月マーケティングパッケージ」 - 金額 — 予想される金額（例：15,000,000 VNĐ） - クロージング日 — 予想される成約日 - 優先度 — 低 / 中 / 高 / 緊急 - 連絡先の役割 — 意思決定者、影響者、予算管理者
ワークフローを接続：リードがCRMに入力されると、自動化によってパイプラインにディールが自動的に作成されます。
連絡先作成 → 連絡先の割り当て（オーナーを管理者からセールス担当者に変更） → ディールの作成（ステージ：「新規リード」） → メール送信
ステップ4：計画的なフォローアップ
リードが割り当てられ、パイプラインにディールが作成された後、セールス担当者はフォローアップを行う必要があります。GTG CRMは、どのリードも見落とされないようにします。
セールス担当者へのリマインダー自動化
トリガー：ディールステージ変更（「新規リード」ステージに入った場合）
ディールが「新規リード」ステージに入る
→ セールス担当者へリマインダー：「24時間以内に新規リードへ連絡してください」
→ 24時間待機
→ [確認] ディールはまだ「新規リード」ステージか？
はい → 2回目のリマインダー送信：「リードが未連絡です！」
いいえ → 終了（セールス担当者が対応済み）
→ さらに24時間待機
→ [確認] ディールはまだ「新規リード」ステージか？
はい → マネージャーへ通知
顧客への自動フォローアップ
セールス担当者が連絡したが、顧客から返信がない場合：
ディールが「連絡済み」に移行
→ 3日間待機
→ 1回目のフォローアップメール送信：「他に何かお手伝いできることはありますか？」
→ 5日間待機
→ 2回目のフォローアップメール送信：資料/ケーススタディを添付
→ 7日間待機
→ 返信がない場合 → 「特別フォローアップ要」タグを付け、セールス担当者へリマインダー
失注したディールの再フォローアップ
ディールが「失注（Lost）」に移行
→ 失注理由を記録（セールス担当者が手動入力）
→ 30日間待機
→ メール送信：「お客様に最適な新しいプログラムがございます」
→ 60日間待機
→ 月次ニュースレター送信
ステップ5：メッセージングを接続 — マルチチャネル受信トレイでの対応
セールス担当者がメールやZaloでリードに連絡すると、会話のすべてが統一受信トレイ（Unified Inbox）に表示されます。
SMBにとってのメリット： - セールス担当者がGTG CRMからメールを送信 → メールは連絡先のタイムラインに表示される（個人のGmailに埋もれない） - 顧客が返信 → 受信トレイに表示 → セールス担当者がすぐに対応 - セールス担当者が休暇中の場合、マネージャーは会話履歴全体を確認できる → 他の担当者へ引き継ぎ可能 - 従業員が退職してもデータが失われない
ステップ6：レポート — 問題の所在を正確に把握する
週末/月末に、マネージャーは以下を知る必要があります。
パイプラインレポート（CRM → 商談）: - 新規リードは何件入ったか？ - 各ステージにいくつの商談があるか？ - 予測される商談総額（パイプライン予測） - 勝率/敗率 - どの営業担当が最も多くの商談を処理しているか？
セールスダッシュボード: - 期間ごとの総売上 - 平均注文単価 - トップ製品/サービス - 前期間との比較
レポートからのインサイト例: - 「リードの80%が見積もり段階で失注 → 価格が市場より高いのでは？」 - 「営業担当Aの勝率40%、営業担当Bは15% → 営業担当Bはトレーニングが必要か？」 - 「Google広告からのリードはFacebookからのリードより平均商談単価が高い → 予算を集中させるべきか？」
実例：ITサービス会社（従業員8名）
CRM導入前: - 顧客がフォームに入力 → 共通の受信トレイにメールが届く → 誰かが対応 - 顧客に電話したか不明、2人の営業担当が同じ顧客に電話 - 月末にマネージャーが「今月は何人の新規顧客がいた？」と尋ねる → 正確な人数を知る者はいなかった
プロセス導入後: 1. ウェブサイトのフォームをCRMの5つのフィールド（氏名、電話番号、メールアドレス、サービス、予算）にマッピング 2. ワークフローによるルーティング：「クラウドサービス」のリード → 営業担当A、「ソフトウェア」のリード → 営業担当B 3. 6段階のパイプライン：新規リード → 連絡済み → コンサルティング → 見積もり → 交渉 → 受注/失注 4. 24時間以内の連絡、3日後のフォローアップメールを自動リマインダー 5. マネージャーがダッシュボードで確認：月間45リード、勝率25%、平均単価2000万ドン/商談
結果: リードの取りこぼしがなくなり、営業担当は毎日のやるべきことを明確に把握でき、マネージャーはコーチングのためのデータを得られた。
結論
ウェブサイトからCRMへのリード獲得プロセスは、複雑である必要はありません — しかし、明確さが必要です。誰がリードを受け取り、どのステータスにあり、いつフォローアップし、どのように測定するか。GTG CRMは、SMBがこれらのプロセスを構築することを可能にします。
- 埋め込みフォーム → リードを自動収集
- オートメーションワークフロー → 自動ルーティングとフォローアップ
- パイプライン（商談） → 各商談を明確に追跡
- マルチチャネル受信トレイ → メール/Zalo経由のリードケアを1つのインターフェースで
- セールスダッシュボード → 意思決定のためのレポート
一度設定すれば、継続的に運用できます。リードの取りこぼしも、営業担当の忘れもありません。
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