Anda memiliki staf penjualan, situs web, dan pelanggan yang mengirimkan formulir kontak — tetapi tidak ada yang tahu di tahap mana pelanggan tersebut berada, siapa yang menanganinya, atau kapan tindak lanjut diperlukan. Hasilnya: prospek terlewatkan, panggilan penjualan tumpang tindih ke pelanggan yang sama, atau lebih buruk lagi — pelanggan menunggu 3 hari tanpa dihubungi dan kemudian beralih ke pesaing.

Inilah proses memasukkan prospek dari situs web ke dalam CRM yang dapat diimplementasikan oleh bisnis kecil mana pun dengan GTG CRM — jelas, akuntabel, dan dapat dilacak.

Dilema UKM: Prospek pelanggan datang, tetapi tidak ada yang tahu siapa yang harus menanganinya.

Di perusahaan kecil (5-20 karyawan), proses menghasilkan prospek biasanya sebagai berikut:

1. Pelanggan mengisi formulir di situs web.
2. Email pemberitahuan akan dikirim ke kotak surat bersama.
3. Siapa pun yang membacanya lebih dulu berhak untuk memegangnya; mereka yang sibuk dapat melewatkannya.
4. Tidak ada catatan apakah panggilan telah dilakukan kepada pelanggan atau apa hasilnya.
5. Di akhir bulan, saya tidak tahu berapa banyak prospek yang telah saya proses dan berapa banyak yang telah ditinggalkan.

Konsekuensi: - Prospek hilang begitu saja — tidak ada yang bertanggung jawab - Tenaga penjualan menghubungi pelanggan yang sama berulang kali → pelanggan merasa jengkel - Tidak ada data untuk mengevaluasi tenaga penjualan mana yang berkinerja baik - Menjalankan iklan membutuhkan biaya tetapi tidak mengukur ROI dari prospek

Proses standar: Formulir → Pengarahan → CRM → Status → Tindak lanjut → Laporan

 Berikut adalah petunjuk pengaturan langkah demi langkah. Website Form → CRM (Người Liên Hệ, owner = admin) → Workflow đổi owner cho Sale → Pipeline (Thương Vụ) → Follow-up → Báo cáo

Langkah 1: Buat formulir dan hubungkan ke CRM.

Buat formulir pembuatan prospek di bagian Formulir pada GTG CRM.

Untuk UKM, kolom-kolom berikut harus disertakan:

Sematkan formulir ke situs web Anda menggunakan tag skrip atau iframe. Jika menggunakan situs web atau halaman arahan GTG CRM, formulir akan terhubung secara otomatis.

Saat pelanggan mengirimkan formulir, data secara otomatis membuat kontak di CRM. Kontak tersebut didefinisikan berdasarkan: - Tahap Siklus Hidup: Lead - Tag sumber: website (otomatis) - Semua kolom dari formulir telah dipetakan.

Langkah 2: Pengarahan Otomatis — Menugaskan prospek kepada orang yang tepat

Ini adalah langkah yang sering dilewati oleh sebagian besar UKM. Alih-alih email umum yang menanyakan "siapa pun yang sedang luang, silakan tangani ini," GTG CRM secara otomatis menetapkan prospek kepada karyawan tertentu.

Pengaturan di Otomatisasi → Proses:

Pemicu: Objek → Kontak → Kontak Dibuat

(Saat pelanggan mengisi formulir di situs web, sistem secara otomatis membuat kontak di CRM dan menetapkan pemilik default ke ruang kerja admin. Alur kerja di bawah ini akan mengubah pemilik menjadi perwakilan penjualan yang bertanggung jawab.)

Contoh alur perutean:

 Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý" Hasil: Saat tenaga penjualan membuka daftar kontak, mereka akan melihat bahwa merekalah orang yang bertanggung jawab. Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"

Alternatif yang lebih sederhana: Jika Anda hanya memiliki 2-3 tenaga penjualan, gunakan pendekatan round-robin untuk menetapkan prospek — sistem akan mendistribusikan prospek secara merata di antara mereka.

Ketika seorang tenaga penjualan menerima prospek, mereka akan melihat: - Informasi lengkap di CRM (nama, nomor telepon, email, layanan yang diminati) - Pemiliknya adalah mereka sendiri → mereka mengetahui tanggung jawab mereka - Tahap Siklus Hidup: Lead → perlu dihubungi

Langkah 3: Buat Pipeline untuk melacak status.

Contact Person menyimpan informasi pelanggan, sedangkan Pipeline melacak progres penjualan. Anda membutuhkan keduanya.

Buat alur kerja di CRM → Bisnis:

Setiap kesepakatan memiliki bidang-bidang kunci berikut: - Nama Kesepakatan — misalnya: "Perusahaan ABC - Paket Pemasaran 3 Bulan" - Jumlah — nilai yang diharapkan (misalnya: 15.000.000 VND) - Tanggal Penutupan — tanggal penutupan yang diharapkan - Prioritas — Rendah / Sedang / Tinggi / Mendesak - Peran Kontak — Pengambil Keputusan, Pemberi Pengaruh, Pemegang Anggaran

Menghubungkan alur kerja: Saat prospek ditambahkan ke CRM, otomatisasi dapat secara otomatis membuat kesepakatan dalam pipeline:

 Langkah 4: Tindak lanjut yang direncanakan Contact Created → Assign Contact (đổi owner từ admin sang sale) → Create Deal (stage: "Lead Mới") → Send Email

Setelah prospek ditetapkan dan kesepakatan diamankan dalam pipeline, perwakilan penjualan perlu melakukan tindak lanjut. GTG CRM membantu memastikan tidak ada prospek yang terlewatkan.

Otomatisasi mengingatkan staf penjualan.

Pemicu: Tahap Kesepakatan Berubah (memasuki tahap "Prospek Baru")

 Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager Tindak lanjut otomatis untuk tamu Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager

Ketika tenaga penjualan telah menghubungi pelanggan tetapi mereka belum merespons:

 Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale Pulih dari kesepakatan yang merugikan. Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale

 Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng Langkah 5: Menghubungkan Pesan — Memelihara Kontak melalui Kotak Masuk Multi-Saluran Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng

Ketika seorang tenaga penjualan menghubungi prospek melalui email atau Zalo, seluruh percakapan akan muncul di Kotak Masuk Terpadu .

Manfaat bagi UKM: - Perwakilan penjualan mengirim email dari GTG CRM → email muncul di linimasa kontak (tidak hilang di Gmail pribadi) - Balasan pelanggan → muncul di kotak masuk → perwakilan penjualan merespons segera - Jika perwakilan penjualan sedang cuti, manajer dapat melihat seluruh riwayat percakapan → menyerahkan kepada orang lain - Tidak ada kehilangan data saat karyawan berhenti bekerja

Langkah 6: Pelaporan — Mengetahui letak masalahnya

Di akhir minggu/bulan, para manajer perlu mengetahui:

Laporan Pipeline (CRM → Kesepakatan): - Berapa banyak prospek baru yang masuk? - Berapa banyak kesepakatan yang saat ini berada di setiap tahap? - Perkiraan total nilai kesepakatan (Prakiraan Pipeline) - Rasio Menang/Kalah - Tim penjualan mana yang menangani kesepakatan terbanyak?

Dasbor Penjualan: - Total pendapatan dari waktu ke waktu - Nilai pesanan rata-rata - Produk/layanan teratas - Perbandingan dengan periode sebelumnya

Contoh wawasan dari laporan tersebut: - "80% prospek gagal di tahap Penawaran Harga → Apakah harganya lebih tinggi dari harga pasar?" - "Salesperson A memiliki tingkat kemenangan 40%, Salesperson B hanya 15% → Salesperson B perlu pelatihan?" - "Prospek dari Google Ads memiliki nilai transaksi rata-rata lebih tinggi daripada Facebook → Alokasikan anggaran?"

Contoh nyata: Perusahaan jasa TI (8 karyawan)

Sebelum menggunakan CRM: - Pelanggan mengisi formulir → email masuk ke kotak masuk umum → siapa pun yang membacanya memproses permintaan tersebut - Tidak jelas apakah pelanggan sudah dihubungi; dua tenaga penjualan mungkin menghubungi pelanggan yang sama - Di akhir bulan, manajer bertanya, "Berapa banyak pelanggan baru yang kita dapatkan bulan ini?" → tidak ada yang tahu angka pastinya

Setelah menerapkan proses: 1. Formulir situs web memetakan 5 bidang ke CRM (nama, nomor telepon, email, layanan, anggaran) 2. Perutean alur kerja: prospek ke "Layanan Cloud" → Penjualan A, "Perangkat Lunak" → Penjualan B 3. Pipeline 6 tahap: Prospek Baru → Dihubungi → Konsultasi → Penawaran → Negosiasi → Menang/Kalah 4. Otomatisasi mengingatkan tim penjualan untuk menghubungi dalam 24 jam, email tindak lanjut setelah 3 hari 5. Dasbor tampilan manajer: 45 prospek/bulan, tingkat kemenangan 25%, nilai rata-rata 20 juta VND/kesepakatan

Hasil: Tidak ada lagi prospek yang terlewatkan, tenaga penjualan tahu persis apa yang perlu dilakukan setiap hari, dan manajer memiliki data untuk memberikan bimbingan.

Menyimpulkan

Proses menerima prospek dari situs web ke dalam CRM tidak perlu rumit — tetapi harus jelas : siapa yang menerima prospek, bagaimana statusnya, kapan harus ditindaklanjuti, dan bagaimana mengukurnya. GTG CRM memungkinkan UKM untuk membangun proses ini dengan:

• Formulir terintegrasi → pengumpulan prospek otomatis
• Alur Kerja Otomatisasi → perutean + tindak lanjut otomatis
• Pipeline → lacak setiap kesepakatan dengan cermat.
• Kotak Surat Multi-Saluran → Pengembangan prospek melalui email/Zalo dalam satu antarmuka
• Dasbor Penjualan → Laporan untuk Pengambilan Keputusan

Siapkan sekali, jalankan terus menerus. Tidak ada prospek yang terlewatkan, tidak ada penjualan yang akan diabaikan.