您有销售人员、网站，客户也会提交联系表单——但没有人知道客户处于哪个阶段，谁在负责跟进，或者何时需要跟进。结果就是：错失销售线索，重复拨打同一客户的销售电话，更糟糕的是——客户等待三天无人联系，最终转向竞争对手。

这是将网站上的潜在客户信息导入 CRM 的过程，任何小型企业都可以使用 GTG CRM 来实现——清晰、负责、可追踪。

中小企业面临的困境：销售线索来了，但没人知道该跟进谁。

在小型公司（5-20​​名员工）中，潜在客户开发流程通常如下：

1. 顾客在网站上填写表格。
2. 通知邮件将发送到共享邮箱。
3. 谁先看到就由谁来处理；忙的人可以跳过。
4. 没有记录显示是否曾致电客户，也没有记录显示通话结果如何。
5. 月底的时候，我不知道我处理了多少销售线索，又有多少线索被放弃了。

后果： - 销售线索流失——无人负责 - 销售人员反复拨打同一客户电话→客户不堪其扰 - 没有数据评估哪些销售人员业绩良好 - 投放广告需要成本，但无法衡量销售线索的投资回报率

标准流程：表单 → 路由 → CRM → 状态 → 跟进 → 报告

以下是分步设置说明。 Website Form → CRM (Người Liên Hệ, owner = admin) → Workflow đổi owner cho Sale → Pipeline (Thương Vụ) → Follow-up → Báo cáo

第一步：创建表单并连接到 CRM。

在 GTG CRM 的“表单”部分创建潜在客户开发表单。

中小企业应包含以下字段：

使用脚本标签或 iframe 将表单嵌入到您的网站中。如果使用 GTG CRM网站或着陆页，表单将自动连接。

当客户提交表单时，数据会自动在CRM 中创建一个联系人。联系人定义如下：- 生命周期阶段： Lead - 来源标签： website （自动） - 表单中的所有字段均已映射。

步骤二：自动路由——将销售线索分配给合适的人员

这是大多数中小企业都会忽略的一步。GTG CRM 不会发送千篇一律的邮件询问“哪位有空的人请处理一下”，而是会自动将销售线索分配给特定的员工。

自动化设置 → 流程：

触发条件：对象 → 联系人 → 创建联系人

（当客户在网站上填写表单时，系统会自动在 CRM 中创建一个联系人，并将默认所有者分配给管理员工作区。以下工作流程会将所有者更改为负责的销售代表。）

路由流程示例：

 Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"结果：当销售人员打开联系人列表时，他们会看到自己是负责人。 Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"

更简单的替代方案：如果您只有 2-3 名销售人员，可以使用轮询方式分配销售线索——系统会将销售线索平均分配给他们。

当销售人员收到销售线索时，他们会看到： - CRM 系统中的完整信息（姓名、电话号码、电子邮件、感兴趣的服务）- 线索所有者是他们自己 → 他们清楚自己的职责 - 生命周期阶段： Lead → 需要联系

步骤 3：创建管道以跟踪状态。

联系人系统存储客户信息，而销售流程系统跟踪销售进度。两者都必不可少。

在 CRM 中创建业务流程：

每笔交易包含以下关键字段： -交易名称— 例如：“ABC公司 - 3个月营销套餐” -金额— 预期金额（例如：15,000,000 越南盾） -完成日期— 预计完成日期 -优先级— 低 / 中 / 高 / 紧急 -联系人角色— 决策者、影响者、预算负责人

连接工作流程：当销售线索添加到 CRM 时，自动化功能可以自动在销售流程中创建交易：

第四步：计划后续行动Contact Created → Assign Contact (đổi owner từ admin sang sale) → Create Deal (stage: "Lead Mới") → Send Email

销售线索分配完毕且成交后，销售代表需要跟进。GTG CRM 可确保不遗漏任何销售线索。

自动化系统会提醒销售人员。

触发条件：交易阶段变更（进入“新线索”阶段）

 Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager自动跟进客人信息Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager

当销售人员联系客户但客户没有回复时：

 Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale从亏损的交易中挽回局面。 Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale

 Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng第五步：连接消息传递——通过多渠道收件箱进行客户培育Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng

当销售人员通过电子邮件或 Zalo 联系潜在客户时，整个对话都会显示在统一收件箱中。

中小企业受益： - 销售代表通过 GTG CRM 发送电子邮件 → 邮件会显示在联系人的时间线中（不会丢失在个人 Gmail 中）- 客户回复 → 显示在收件箱中 → 销售代表可以立即回复 - 如果销售代表休假，经理可以查看完整的对话记录 → 并交接给其他人 - 员工离职不会丢失数据

第六步：汇报——了解问题所在

每周/每月结束时，管理者需要了解：

销售渠道报告（CRM → 交易）： - 新增销售线索数量？- 目前各阶段的交易数量？- 预计交易总价值（销售渠道预测）- 成交率/失败率 - 哪个销售团队负责的交易最多？

销售仪表盘： - 总收入随时间变化 - 平均订单价值 - 最畅销的产品/服务 - 与上期对比

报告中的一些洞察示例： - “80% 的销售线索在报价阶段流失 → 价格是否高于市场价？”- “销售员 A 的成交率为 40%，销售员 B 的成交率仅为 15% → 销售员 B 需要培训？”- “来自 Google Ads 的销售线索平均成交价值高于 Facebook → 是否需要重新分配预算？”

真实案例：IT服务公司（8名员工）

在使用CRM之前： - 客户填写表格 → 邮件进入公共收件箱 → 任何阅读邮件的人都会处理请求 - 无法确定客户是否已被联系；两名销售人员可能会联系同一位客户 - 月底，经理会问：“这个月我们新增了多少客户？” → 没有人知道确切的数字

流程实施后： 1. 网站表单将 5 个字段映射到 CRM 系统（姓名、电话号码、电子邮件、服务、预算）；2. 工作流程路由：线索至“云服务”→ 销售 A，“软件”→ 销售 B；3. 销售流程分为 6 个阶段：新线索 → 联系 → 咨询 → 报价 → 谈判 → 成交/失败；4. 自动化提醒销售人员在 24 小时内联系客户，并在 3 天后发送跟进邮件；5. 管理后台显示：每月 45 个线索，成交率 25%，平均单笔交易价值 2000 万越南盾。

结果：不再错失销售线索，销售人员清楚地知道每天需要做什么，管理人员也有数据进行指导。

总结

将网站线索导入 CRM 的过程不必复杂，但必须清晰明了：谁接收线索、线索状态如何、何时跟进以及如何衡量效果。GTG CRM 可帮助中小企业构建此流程：

• 嵌入式表单→ 自动收集潜在客户信息
• 自动化工作流程→ 路由 + 自动跟进
• 流程管理→ 细致追踪每一笔交易。
• 多渠道邮箱→ 通过电子邮件/Zalo 在同一界面进行潜在客户培育
• 销售仪表盘→ 决策支持报告

一次设置，持续运行。不会错过任何潜在客户，也不会遗漏任何销售机会。