Vous avez une équipe commerciale, un site web et des clients qui remplissent des formulaires de contact, mais personne ne sait à quelle étape du processus de vente se trouve chaque client, qui s'en occupe ni quand un suivi est nécessaire. Résultat : des prospects sont manqués, des appels commerciaux se chevauchent avec ceux d'un même client, ou pire encore : le client attend trois jours sans être contacté et se tourne vers la concurrence.

Il s'agit du processus d'intégration des prospects d'un site web dans un CRM que toute petite entreprise peut mettre en œuvre avec GTG CRM — clair, responsable et traçable.

Le dilemme des PME : les prospects affluent, mais personne ne sait qui traiter.

Dans les petites entreprises (5 à 20 employés), le processus de génération de prospects est généralement le suivant :

1. Les clients remplissent le formulaire sur le site web.
2. Les notifications par courriel seront envoyées à une boîte aux lettres partagée.
3. Le premier qui le lit pourra s'en occuper ; ceux qui sont occupés peuvent passer leur chemin.
4. Il n'existe aucune trace indiquant si un appel a été passé au client ni quel en a été le résultat.
5. À la fin du mois, je ne sais pas combien de prospects j'ai traités et combien ont été abandonnés.

Conséquences : - Les prospects disparaissent sans laisser de traces — personne n'en prend la responsabilité - Les commerciaux appellent sans cesse les mêmes clients → ces derniers finissent par s'agacer - Aucune donnée ne permet d'évaluer les performances des commerciaux - La publicité coûte cher sans mesurer le retour sur investissement des prospects

Processus standard : Formulaire → Acheminement → CRM → Statut → Suivi → Rapport

 Vous trouverez ci-dessous les instructions d'installation étape par étape. Website Form → CRM (Người Liên Hệ, owner = admin) → Workflow đổi owner cho Sale → Pipeline (Thương Vụ) → Follow-up → Báo cáo

Étape 1 : Créez un formulaire et connectez-le au CRM.

Créez un formulaire de génération de prospects dans la section Formulaires de GTG CRM.

Les champs suivants doivent être inclus pour les PME :

Intégrez le formulaire à votre site web à l'aide d'une balise script ou d'une iframe. Si vous utilisez un site web ou une page de destination GTG CRM, le formulaire se connectera automatiquement.

Lorsqu'un client soumet le formulaire, les données créent automatiquement un contact dans le CRM. Ce contact est défini par : - Étape du cycle de vie : Lead - Source : website (automatiquement) - Tous les champs du formulaire ont été associés.

Étape 2 : Routage automatique — Attribution des prospects aux bonnes personnes

C'est une étape que la plupart des PME négligent. Au lieu d'un courriel générique demandant « qui est disponible, merci de traiter ce dossier », GTG CRM attribue automatiquement les prospects à des employés spécifiques.

Paramètres dans Automatisation → Processus :

Déclencheur : Objet → Contact → Contact créé

(Lorsqu'un client remplit un formulaire sur le site web, le système crée automatiquement un contact dans le CRM et attribue le propriétaire par défaut à l'espace de travail d'administration. Le flux de travail ci-dessous modifiera le propriétaire pour le désigner comme représentant commercial responsable.)

Exemple de flux de routage :

 Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý" Résultat : Lorsque le vendeur ouvrira la liste de contacts, il verra qu'il est la personne responsable. Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"

Une alternative plus simple : si vous n’avez que 2 ou 3 commerciaux, utilisez une méthode de répartition circulaire pour l’attribution des prospects ; le système répartit les prospects de manière égale entre eux.

Lorsqu'un commercial reçoit un prospect, il verra : - Des informations complètes dans le CRM (nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, services d'intérêt) - Le responsable, c'est lui-même → il connaît ses responsabilités - Étape du cycle de vie : Lead → à contacter

Étape 3 : Créer un pipeline pour suivre l’état d’avancement.

Le profil du contact client stocke les informations client, tandis que le pipeline suit l'évolution des ventes. Vous avez besoin des deux.

Créer un pipeline dans CRM → Entreprise :

Chaque transaction comporte les champs clés suivants : - Nom de la transaction — par exemple : « Société ABC — Forfait marketing de 3 mois » - Montant — valeur prévue (par exemple : 15 000 000 VND) - Date de clôture — date de clôture prévue - Priorité — Faible / Moyenne / Élevée / Urgente - Rôle du contact — Décideur, Influenceur, Responsable du budget

Connexion des flux de travail : lorsque des prospects sont ajoutés au CRM, l’automatisation peut créer automatiquement des opportunités au sein du pipeline :

 Étape 4 : Suivi prévu Contact Created → Assign Contact (đổi owner từ admin sang sale) → Create Deal (stage: "Lead Mới") → Send Email

Une fois un prospect attribué et une vente conclue, les commerciaux doivent assurer le suivi. GTG CRM permet de s'assurer qu'aucun prospect n'est oublié.

L'automatisation rappelle les consignes aux vendeurs.

Déclencheur : Changement d'étape de la transaction (passage à l'étape « Nouveau prospect »)

 Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager Suivi automatique des invités Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager

Lorsque le vendeur a contacté le client mais que celui-ci n'a pas répondu :

 Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale Se remettre d'une transaction perdante. Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale

 Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng Étape 5 : Messagerie de connexion — Fidélisation via une boîte de réception multicanal Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng

Lorsqu'un vendeur contacte un prospect par e-mail ou via Zalo, la conversation complète apparaît dans la boîte de réception unifiée .

Avantages pour les PME : - Les commerciaux envoient des e-mails depuis GTG CRM → ces e-mails apparaissent dans l’historique du contact (et ne se perdent pas dans leur boîte Gmail personnelle) - Les réponses des clients → apparaissent dans la boîte de réception → les commerciaux répondent immédiatement - Si un commercial est absent, le responsable peut consulter l’historique complet des conversations → et les transmettre à un remplaçant - Aucune perte de données lors du départ d’un employé

Étape 6 : Signalement – ​​Identifier l’origine du problème

À la fin de la semaine/du mois, les responsables doivent savoir :

Rapport sur le pipeline (CRM → Transactions) : - Nombre de nouveaux prospects ? - Nombre de transactions à chaque étape ? - Valeur totale estimée des transactions (Prévisions du pipeline) - Taux de réussite/échec - Quelle équipe commerciale gère le plus de transactions ?

Tableau de bord des ventes : - Chiffre d'affaires total au fil du temps - Valeur moyenne des commandes - Meilleurs produits/services - Comparaison avec la période précédente

Exemples de conclusions du rapport : - « 80 % des prospects sont perdus au stade du devis → Le prix est-il supérieur au prix du marché ? » - « Le vendeur A a un taux de conversion de 40 %, le vendeur B seulement de 15 % → Le vendeur B a-t-il besoin de formation ? » - « Les prospects issus de Google Ads ont une valeur moyenne de transaction plus élevée que ceux issus de Facebook → Faut-il allouer un budget en conséquence ? »

Exemple concret : une entreprise de services informatiques (8 employés)

Avant l'utilisation d'un CRM : - Les clients remplissent des formulaires → les e-mails arrivent dans la boîte de réception générale → la personne qui les lit traite la demande - On ne sait pas si le client a déjà été contacté ; deux commerciaux peuvent appeler le même client - À la fin du mois, le responsable demande : « Combien de nouveaux clients avons-nous eus ce mois-ci ? » → personne ne connaît le nombre exact

Après la mise en œuvre du processus : 1. Formulaire du site web : mappage de 5 champs avec le CRM (nom, numéro de téléphone, e-mail, service, budget). 2. Routage du workflow : du prospect vers « Services cloud » → Vente A, « Logiciel » → Vente B. 3. Pipeline en 6 étapes : Nouveau prospect → Contact → Consultation → Devis → Négociation → Vente gagnée/perdue. 4. Automatisation : rappels aux commerciaux pour prise de contact sous 24 h, e-mail de suivi après 3 jours. 5. Tableau de bord de gestion : 45 prospects/mois, taux de conversion de 25 %, valeur moyenne de 20 millions de VND/contrat.

Résultats : Plus aucune opportunité manquée, les commerciaux savent exactement ce qu'ils doivent faire chaque jour et les managers disposent de données pour accompagner leurs équipes.

Conclure

L'intégration des prospects générés par un site web dans un CRM ne doit pas être compliquée, mais elle doit être claire : qui reçoit le prospect, quel est son statut, quand effectuer un suivi et comment le mesurer. GTG CRM permet aux PME de mettre en place ce processus grâce à :

• Formulaires intégrés → collecte automatique de prospects
• Flux de travail automatisé → routage + suivi automatique
• Pipeline → suivre méticuleusement chaque transaction.
• Boîte mail multicanal → Gestion des leads par e-mail/Zalo via une interface unique
• Tableau de bord des ventes → Rapports d'aide à la décision

Configurez-le une seule fois, et laissez-le fonctionner en continu. Aucun prospect ne sera manqué, aucune vente ne passera inaperçue.