คุณมีพนักงานขาย เว็บไซต์ และลูกค้าที่ส่งแบบฟอร์มติดต่อเข้ามา แต่ไม่มีใครรู้ว่าลูกค้ารายนั้นอยู่ในขั้นตอนไหน ใครเป็นผู้ดูแล หรือเมื่อไหร่ควรติดตามผล ผลที่ตามมาคือ ลูกค้าเป้าหมายถูกมองข้าม การโทรหาลูกค้าคนเดิมซ้ำซ้อน หรือแย่กว่านั้นคือ ลูกค้ารอ 3 วันโดยไม่ได้รับการติดต่อ แล้วไปใช้บริการของคู่แข่ง

นี่คือกระบวนการนำข้อมูลลูกค้าเป้าหมายจากเว็บไซต์เข้าสู่ระบบ CRM ซึ่งธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งสามารถนำไปใช้ได้ด้วย GTG CRM — ชัดเจน ตรวจสอบได้ และติดตามได้

ปัญหาของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม: มีลูกค้าเป้าหมายเข้ามา แต่ไม่มีใครรู้ว่าจะต้องจัดการกับใคร

ในบริษัทขนาดเล็ก (พนักงาน 5-20 คน) กระบวนการสร้างลูกค้าเป้าหมายโดยทั่วไปจะเป็นดังนี้:

1. ลูกค้ากรอกแบบฟอร์มบนเว็บไซต์
2. อีเมลแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
3. ใครอ่านก่อนก็ได้สิทธิ์นั้นไป ส่วนคนที่ไม่ว่างก็ข้ามไปก็ได้
4. ไม่มีบันทึกว่ามีการโทรติดต่อลูกค้าหรือไม่ หรือผลลัพธ์เป็นอย่างไร
5. เมื่อสิ้นเดือน ฉันไม่รู้ว่าฉันได้ดำเนินการกับลูกค้าเป้าหมายไปกี่ราย และมีกี่รายที่ถูกละทิ้งไป

ผลที่ตามมา: - ข้อมูลลูกค้าหายไปในความว่างเปล่า ไม่มีใครรับผิดชอบ - พนักงานขายโทรหาลูกค้าคนเดิมซ้ำๆ → ลูกค้าเริ่มรำคาญ - ไม่มีข้อมูลในการประเมินว่าพนักงานขายคนไหนทำงานได้ดี - การลงโฆษณาต้องเสียเงิน แต่ไม่สามารถวัดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) จากข้อมูลลูกค้าได้

ขั้นตอนมาตรฐาน: แบบฟอร์ม → การส่งต่อ → CRM → สถานะ → การติดตาม → รายงาน

 ด้านล่างนี้คือคำแนะนำการตั้งค่าทีละขั้นตอน Website Form → CRM (Người Liên Hệ, owner = admin) → Workflow đổi owner cho Sale → Pipeline (Thương Vụ) → Follow-up → Báo cáo

ขั้นตอนที่ 1: สร้างแบบฟอร์มและเชื่อมต่อกับระบบ CRM

สร้างแบบฟอร์มสร้างรายชื่อลูกค้าเป้าหมายใน ส่วนแบบฟอร์ม ของ GTG CRM

สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ควรระบุข้อมูลในช่องต่อไปนี้:

ฝังแบบฟอร์มลงในเว็บไซต์ของคุณโดยใช้แท็กสคริปต์หรือ iframe หากใช้ เว็บไซต์ หรือ หน้า Landing Page ของ GTG CRM แบบฟอร์มจะเชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ

เมื่อลูกค้าส่งแบบฟอร์ม ข้อมูลจะสร้างผู้ติดต่อใน ระบบ CRM โดยอัตโนมัติ ผู้ติดต่อจะถูกกำหนด โดย: - ขั้นตอนวงจรชีวิต: Lead - แท็กแหล่งที่มา: website (โดยอัตโนมัติ) - ฟิลด์ทั้งหมดจากแบบฟอร์มได้รับการแมปแล้ว

ขั้นตอนที่ 2: การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติ — การมอบหมายลูกค้าเป้าหมายให้กับบุคคลที่เหมาะสม

นี่เป็นขั้นตอนที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่มองข้าม แทนที่จะส่งอีเมลแบบทั่วไปถามว่า "ใครว่างช่วยจัดการเรื่องนี้หน่อย" GTG CRM จะมอบหมายลูกค้าเป้าหมายให้กับพนักงานเฉพาะรายโดยอัตโนมัติ

การตั้งค่าในส่วนการทำงานอัตโนมัติ → กระบวนการ:

ตัวกระตุ้น: วัตถุ → ผู้ติดต่อ → สร้างผู้ติดต่อ

(เมื่อลูกค้ากรอกแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ ระบบจะสร้างข้อมูลผู้ติดต่อใน CRM โดยอัตโนมัติ และกำหนดเจ้าของเริ่มต้นให้กับพื้นที่ทำงานของผู้ดูแลระบบ ขั้นตอนการทำงานด้านล่างจะเปลี่ยนเจ้าของเป็นตัวแทนฝ่ายขายที่รับผิดชอบ)

ตัวอย่างขั้นตอนการกำหนดเส้นทาง:

 Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý" ผลลัพธ์: เมื่อพนักงานขายเปิดดูรายชื่อผู้ติดต่อ พวกเขาจะเห็นว่าตนเองเป็นผู้รับผิดชอบ Contact mới được tạo (từ form website) → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Tư vấn Marketing"? Đúng → Assign Contact cho Sale A Sai → [Điều kiện] Dịch vụ quan tâm = "Thiết kế Website"? Đúng → Assign Contact cho Sale B Sai → Giữ owner = admin (Sale Manager xử lý) → Gửi email xác nhận cho khách → Gắn tag "Lead Mới - Cần Xử Lý"

ทางเลือกที่ง่ายกว่า: หากคุณมีพนักงานขายเพียง 2-3 คน ให้ใช้วิธีหมุนเวียน ในการจัดสรรลูกค้าเป้าหมาย — ระบบจะกระจายลูกค้าเป้าหมายอย่างเท่าเทียมกันในหมู่พนักงานขายเหล่านั้น

เมื่อพนักงานขายได้รับข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย พวกเขาจะเห็น: - ข้อมูลครบถ้วนในระบบ CRM (ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล บริการที่สนใจ) - เจ้าของข้อมูลคือตัวพนักงานเอง → พวกเขารู้หน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง - ขั้นตอนวงจรชีวิต: Lead → ต้องติดต่อ

ขั้นตอนที่ 3: สร้างไปป์ไลน์เพื่อติดตามสถานะ

ข้อมูล ผู้ติดต่อ จะจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ในขณะที่ ข้อมูลช่องทางการขาย จะติดตามความคืบหน้าของการขาย คุณจำเป็นต้องมีทั้งสองอย่าง

สร้างขั้นตอนการทำงานในระบบ CRM → ธุรกิจ:

แต่ละดีลจะมีข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้: - ชื่อดีล — ตัวอย่างเช่น: "บริษัท ABC - แพ็คเกจการตลาด 3 เดือน" - จำนวนเงิน — มูลค่าที่คาดหวัง (ตัวอย่างเช่น: 15,000,000 VND) - วันที่ปิดดีล — วันที่คาดว่าจะปิดดีล - ระดับความสำคัญ — ต่ำ / ปานกลาง / สูง / เร่งด่วน - บทบาทผู้ติดต่อ — ผู้มีอำนาจตัดสินใจ, ผู้มีอิทธิพล, ผู้รับผิดชอบงบประมาณ

การเชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์: เมื่อเพิ่มลูกค้าเป้าหมายลงใน CRM ระบบอัตโนมัติสามารถสร้างดีลภายในไปป์ไลน์ได้โดยอัตโนมัติ:

 ขั้นตอนที่ 4: การติดตามผลตามแผน Contact Created → Assign Contact (đổi owner từ admin sang sale) → Create Deal (stage: "Lead Mới") → Send Email

หลังจากที่ได้มอบหมายลูกค้าเป้าหมายและปิดการขายเรียบร้อยแล้ว พนักงานขายจำเป็นต้องติดตามผล GTG CRM ช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีลูกค้าเป้าหมายรายใดถูกละเลย

ระบบอัตโนมัติจะแจ้งเตือนพนักงานขาย

ตัวกระตุ้น: ขั้นตอนการขายเปลี่ยนแปลง (เข้าสู่ขั้นตอน "ลูกค้าเป้าหมายใหม่")

 Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager ระบบติดตามผลอัตโนมัติสำหรับแขก Deal vào stage "Lead Mới" → Nhắc nhở sale: "Liên hệ lead mới trong 24h" → Đợi 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Gửi nhắc nhở lần 2: "Lead chưa được liên hệ!" Sai → Kết thúc (sale đã xử lý) → Đợi thêm 24 giờ → [Kiểm tra] Deal vẫn ở stage "Lead Mới"? Đúng → Thông báo cho Manager

เมื่อพนักงานขายติดต่อลูกค้าแล้วแต่ลูกค้าไม่ตอบกลับ:

 Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale ฟื้นตัวจากความพ่ายแพ้ในข้อตกลง Deal chuyển sang "Đã Liên Hệ" → Đợi 3 ngày → Gửi email follow-up lần 1: "Tôi có thể hỗ trợ thêm gì?" → Đợi 5 ngày → Gửi email follow-up lần 2: kèm tài liệu/case study → Đợi 7 ngày → Nếu chưa phản hồi → gắn tag "Cần Follow-up Đặc Biệt" + nhắc nhở sale

 Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng ขั้นตอนที่ 5: เชื่อมต่อการส่งข้อความ — การดูแลลูกค้าผ่านกล่องจดหมายแบบหลายช่องทาง Deal chuyển sang "Thua (Lost)" → Ghi lý do thua (sale nhập thủ công) → Đợi 30 ngày → Gửi email "Chúng tôi có chương trình mới phù hợp với bạn" → Đợi 60 ngày → Gửi newsletter tháng

เมื่อพนักงานขายติดต่อลูกค้าเป้าหมายผ่านทางอีเมลหรือ Zalo บทสนทนาทั้งหมดจะปรากฏใน กล่องจดหมายรวม (Unified Inbox )

ประโยชน์สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม: - พนักงานขายส่งอีเมลจาก GTG CRM → อีเมลจะปรากฏในไทม์ไลน์ของผู้ติดต่อ (ไม่หายไปใน Gmail ส่วนตัว) - ลูกค้าตอบกลับ → ปรากฏในกล่องจดหมายเข้า → พนักงานขายตอบกลับทันที - หากพนักงานขายลาหยุด ผู้จัดการสามารถดูประวัติการสนทนาทั้งหมดได้ → มอบหมายงานให้ผู้อื่น - ไม่มีข้อมูลสูญหายเมื่อพนักงานลาออก

ขั้นตอนที่ 6: การรายงาน — การทราบว่าปัญหาอยู่ที่ใด

เมื่อสิ้นสุดสัปดาห์/เดือน ผู้จัดการจำเป็นต้องทราบข้อมูลดังต่อไปนี้:

รายงานสถานะการขาย (CRM → ดีล): - มีลูกค้าเป้าหมายใหม่เข้ามาจำนวนเท่าใด? - ปัจจุบันมีดีลอยู่ในแต่ละขั้นตอนกี่ดีล? - มูลค่ารวมของดีลโดยประมาณ (การคาดการณ์สถานะการขาย) - อัตราการชนะ/แพ้ - ทีมขายใดจัดการดีลได้มากที่สุด?

แดชบอร์ดการขาย: - รายได้รวมตลอดช่วงเวลา - มูลค่าการสั่งซื้อเฉลี่ย - ผลิตภัณฑ์/บริการยอดนิยม - เปรียบเทียบกับช่วงเวลาก่อนหน้า

ตัวอย่างข้อมูลเชิงลึกจากรายงาน: - "80% ของลูกค้าเป้าหมายพลาดโอกาสในขั้นตอนการขอใบเสนอราคา → ราคาสูงกว่าราคาตลาดหรือไม่?" - "พนักงานขาย A มีอัตราการชนะ 40% พนักงานขาย B เพียง 15% → พนักงานขาย B ต้องการการฝึกอบรม?" - "ลูกค้าเป้าหมายจาก Google Ads มีมูลค่าเฉลี่ยต่อดีลสูงกว่า Facebook → ควรจัดสรรงบประมาณอย่างไร?"

ตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริง: บริษัทให้บริการด้านไอที (พนักงาน 8 คน)

ก่อนใช้ CRM: - ลูกค้ากรอกแบบฟอร์ม → อีเมลไปที่กล่องจดหมายทั่วไป → ใครก็ตามที่อ่านอีเมลนั้นก็จะดำเนินการตามคำขอ - ไม่แน่ชัดว่าลูกค้าได้รับการติดต่อแล้วหรือยัง พนักงานขายสองคนอาจโทรหาลูกค้าคนเดียวกัน - เมื่อสิ้นเดือน ผู้จัดการถามว่า "เดือนนี้มีลูกค้าใหม่กี่ราย?" → ไม่มีใครรู้จำนวนที่แน่นอน

หลังจากดำเนินการตามกระบวนการแล้ว: 1. แบบฟอร์มบนเว็บไซต์เชื่อมโยง 5 ฟิลด์กับ CRM (ชื่อ, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, บริการ, งบประมาณ) 2. การกำหนดเส้นทางเวิร์กโฟลว์: ลูกค้าเป้าหมายไปที่ "บริการคลาวด์" → การขาย A, "ซอฟต์แวร์" → การขาย B 3. ขั้นตอนการขาย 6 ขั้นตอน: ลูกค้าเป้าหมายใหม่ → ติดต่อ → ปรึกษา → ใบเสนอราคา → การเจรจา → ชนะ/แพ้ 4. ระบบอัตโนมัติแจ้งเตือนฝ่ายขายให้ติดต่อภายใน 24 ชั่วโมง และส่งอีเมลติดตามผลหลังจาก 3 วัน 5. แดชบอร์ดสำหรับผู้จัดการ: ลูกค้าเป้าหมาย 45 รายต่อเดือน อัตราการชนะ 25% มูลค่าเฉลี่ย 20 ล้าน VND ต่อดีล

ผลลัพธ์: ไม่พลาดโอกาสในการขายอีกต่อไป พนักงานขายรู้แน่ชัดว่าต้องทำอะไรในแต่ละวัน และผู้จัดการมีข้อมูลไว้ใช้ในการฝึกสอน

สรุป

กระบวนการรับข้อมูลลูกค้าเป้าหมายจากเว็บไซต์เข้าสู่ระบบ CRM ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แต่ต้อง ชัดเจน ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย สถานะเป็นอย่างไร ควรติดตามผลเมื่อใด และจะวัดผลได้อย่างไร GTG CRM ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางสร้างกระบวนการนี้ได้ด้วย:

• แบบฟอร์มฝังตัว → การรวบรวมข้อมูลลูกค้าเป้าหมายอัตโนมัติ
• กระบวนการทำงานอัตโนมัติ → การกำหนดเส้นทาง + การติดตามอัตโนมัติ
• ขั้นตอนการดำเนินการ → ติดตามแต่ละดีลอย่างละเอียดถี่ถ้วน
• กล่องจดหมายหลายช่องทาง → การดูแลลูกค้าเป้าหมายผ่านอีเมล/Zalo ในอินเทอร์เฟซเดียว
• แดชบอร์ดการขาย → รายงานเพื่อการตัดสินใจ

ตั้งค่าครั้งเดียว ใช้งานได้ต่อเนื่อง ไม่พลาดโอกาสทางธุรกิจ ไม่สูญเสียยอดขาย