En el transcurso de sus operaciones comerciales diarias, muchas empresas, tiendas y hogares se encuentran con situaciones en las que han emitido facturas a sus clientes pero no han recibido los documentos de compra de sus proveedores. Esto puede deberse a retrasos por parte de los proveedores o a procedimientos internos deficientes, pero sea cual sea el motivo, la falta de facturas de entrada conlleva graves consecuencias.

No se trata solo de una cuestión técnica de contabilidad; afecta directamente a las obligaciones tributarias, los gastos legítimos e incluso la existencia legal de la empresa. Si no se gestiona con prontitud y correctamente, la empresa podría enfrentarse a sanciones administrativas, deudas tributarias o el riesgo de ser acusada de utilizar facturas ilegales.

Este artículo le ayudará a comprender la normativa legal pertinente, los riesgos específicos de la falta de documentos justificativos, cómo consultar y verificar las facturas electrónicas y las soluciones inteligentes de gestión de facturas para prevenir infracciones.

¿Qué son las facturas de insumos y por qué son importantes?

Según el Decreto 123/2020/ND-CP, una factura es un documento contable oficial emitido por el vendedor al entregar bienes o prestar servicios. Las facturas de insumos son los documentos que las empresas reciben de los proveedores al adquirir materias primas, bienes, servicios o activos para fines productivos y comerciales.

La función de las facturas de insumos va más allá de simplemente acreditar las transacciones de compraventa. También sirven de base para la deducción del impuesto al valor agregado, el cálculo de los gastos elegibles en las liquidaciones del impuesto sobre la renta de las empresas y la acreditación del origen de las mercancías durante las inspecciones de las autoridades. Sin facturas de insumos, las empresas no pueden justificar los gastos incurridos, incluso si los han pagado en su totalidad.

¿Permite la ley emitir facturas de productos cuando no se dispone de facturas de insumos?

Según el artículo 9 del Decreto 123/2020, modificado por el Decreto 70/2025, el plazo para la emisión de las facturas de salida se regula específicamente de la siguiente manera:

En la venta de bienes, la factura debe emitirse cuando se transfiere la propiedad o el derecho de uso de los bienes al comprador, independientemente de si se ha recibido el pago o no. En la prestación de servicios, la factura debe emitirse inmediatamente después de la finalización del servicio, o al recibir el pago si este se recibe antes o durante la prestación del servicio.

Esta normativa no exige que las empresas dispongan de facturas de entrada antes de emitir facturas de salida. Sin embargo, esto no significa que puedan operar libremente sin la documentación correspondiente. La ley exige que todas las transacciones de compraventa de bienes y servicios realizadas por organizaciones e individuos con registro mercantil vayan acompañadas de facturas. No presentar las facturas de entrada cuando sea necesario conllevará graves consecuencias legales y financieras para las empresas.

Riesgos específicos asociados a la falta de facturas de entrada.

Pérdida del derecho a deducir el impuesto al valor agregado.

Sin facturas válidas, las empresas no pueden deducir el IVA pagado a sus proveedores. Esto incrementa significativamente el impuesto a pagar. Por ejemplo, si vende bienes y emite una factura por 220 millones de VND, incluyendo 20 millones de VND de IVA, pero no dispone de facturas de compra para deducir, tendrá que pagar los 20 millones de VND completos en lugar de solo la diferencia entre el IVA soportado y el repercutido.

Gastos que no se reconocen durante la liquidación de impuestos.

Para que un gasto sea deducible, debe estar respaldado por facturas y documentación completas. Sin facturas de entrada, el costo total de los bienes y servicios adquiridos quedará excluido de la deducción del impuesto sobre la renta corporativa. En consecuencia, la utilidad imponible aumenta y la empresa termina pagando más impuesto sobre la renta corporativa del que le corresponde.

Riesgo de sanciones administrativas

Según el Decreto 98/2020 y sus modificaciones, si una empresa comercializa mercancías de origen desconocido, la multa puede ascender a decenas de millones de VND, dependiendo del valor de las mismas. En concreto, si el valor de las mercancías es de 100 millones de VND o más, la multa puede oscilar entre 40 y 50 millones de VND.

Sujeto a impuestos atrasados ​​y recargos por pago tardío.

Durante las inspecciones, las autoridades fiscales compararán las facturas de insumos y productos. Si no se encuentran documentos que acrediten los insumos, la empresa podría estar sujeta al cobro retroactivo del IVA y del impuesto sobre la renta de sociedades, además de sanciones por demora en el pago. Esto representa una pérdida financiera significativa, especialmente para las pequeñas empresas.

Impacto en la reputación y las operaciones comerciales.

La falta de transparencia en los registros contables genera dudas sobre la legitimidad de las operaciones comerciales entre socios, bancos y autoridades reguladoras. Esto afecta la capacidad de obtener préstamos, participar en licitaciones y colaborar con socios importantes.

Riesgo de enjuiciamiento penal

En casos de fraude o uso de facturas ilegales, las empresas pueden enfrentarse a un proceso penal. Este es el riesgo más grave, que puede conllevar penas de prisión o la suspensión de la actividad comercial.

Cómo buscar y verificar facturas electrónicas

Para gestionar y verificar de forma proactiva la validez de las facturas recibidas, las empresas pueden consultar directamente el portal electrónico de la Dirección General de Impuestos. A continuación, se detallan las instrucciones paso a paso:

Paso 1: Acceda al sitio web https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Paso 2: Inicie sesión utilizando el número de identificación fiscal y la contraseña proporcionados por la autoridad tributaria.

Paso 3: En la interfaz principal, seleccione "Búsqueda" y luego seleccione "Búsqueda de factura".

Paso 4: Continúe seleccionando "Buscar facturas de compra electrónicas".

Paso 5: Introduzca el número de identificación fiscal del vendedor si desea consultar las facturas de un proveedor específico. Si desea ver todas las facturas de compra, puede dejar este campo en blanco.

Paso 6: Seleccione "Todos" en la sección "Resultados de la prueba" o filtre por estado específico si es necesario.

Paso 7: Introduzca el período de tiempo que desea buscar en el cuadro "Fecha de factura".

Paso 8: Haga clic en "Buscar". El sistema mostrará los resultados en dos pestañas: "Facturas electrónicas" (que contiene facturas con códigos de la autoridad fiscal) y "Facturas generadas desde cajas registradoras" (si corresponde).

Si necesita exportar una lista de facturas, puede hacer clic en el botón "Exportar facturas" para cargar un archivo de Excel con fines de conciliación y almacenamiento.

Solución inteligente de gestión de facturas con GTG CRM

Para evitar el riesgo de perder facturas y garantizar el cumplimiento legal, las empresas necesitan un sistema de gestión documental robusto y automatizado. GTG CRM ofrece funciones integrales de gestión de facturas, lo que permite a las empresas controlar rigurosamente tanto las facturas de entrada como las de salida.

Genera facturas de venta de forma automática y precisa.

GTG CRM permite a las empresas emitir facturas electrónicas inmediatamente después de cada venta. El sistema sincroniza automáticamente la información de los pedidos, ahorrando tiempo y minimizando errores. Todas las facturas se almacenan de forma segura, se pueden recuperar fácilmente y se pueden consultar cuando sea necesario.

Recopilación y gestión automatizada de facturas de entrada.

Una de las características más destacadas de GTG CRM es su capacidad para recopilar automáticamente las facturas entrantes. El sistema se conecta directamente al correo electrónico, descargando y almacenando automáticamente todas las facturas de compra (las enviadas por correo electrónico). Esto elimina la preocupación de los contadores por la pérdida de documentos o el olvido de conciliar las facturas.

Beneficios prácticos del uso de GTG CRM

En primer lugar, las empresas siempre disponen de la documentación completa para demostrar el origen de las mercancías, evitando así sanciones o atrasos fiscales. En segundo lugar, la comparación de las facturas de entrada y salida resulta sencilla y rápida, lo que permite detectar discrepancias u omisiones con prontitud. En tercer lugar, las empresas pueden deducir el IVA íntegro, optimizar sus obligaciones fiscales y reducir costes innecesarios.

En segundo lugar, todos los documentos se almacenan electrónicamente, lo que facilita su acceso para la elaboración de informes, auditorías o la liquidación de impuestos. Por último, el sistema ayuda a las empresas a cumplir plenamente con la normativa legal en materia de facturas, evitando riesgos legales y protegiendo su reputación.

Concluir

Emitir facturas de salida sin facturas de entrada no solo es un problema técnico, sino que también conlleva importantes riesgos legales y financieros. Las empresas necesitan gestionar la documentación de forma proactiva, utilizar herramientas de apoyo para automatizar procesos y garantizar el cumplimiento total de la normativa. GTG CRM, con sus funciones para la emisión automática de facturas de salida y la gestión de facturas de entrada, es una solución integral que ayuda a las empresas a operar de forma más transparente, eficiente y segura en la era digital.