Emisión de facturas de productos pero ausencia de facturas de insumos: riesgos y métodos de gestión que cumplen con la ley.

Durante el proceso de operación comercial diaria, no pocas empresas, tiendas y hogares de negocios se encuentran en la situación de haber emitido facturas a clientes pero aún no han recibido los comprobantes de compra del proveedor. Puede deberse a que el proveedor se retrasa, o a que los procedimientos internos no son lo suficientemente rigurosos, pero cualquiera que sea la razón, la falta de facturas de entrada sigue siendo una amenaza potencial con graves consecuencias.

Esto no es solo un problema técnico de contabilidad, sino que también afecta directamente a las obligaciones fiscales, gastos deducibles y hasta la existencia legal de la empresa. Si no se maneja de manera oportuna y correcta, la empresa podría enfrentar multas administrativas, recuperación de impuestos o el riesgo de ser considerada como utilizando facturas ilegales.

Este artículo te ayudará a entender claramente las regulaciones legales relacionadas, los riesgos específicos cuando faltan comprobantes de entrada, cómo consultar y verificar facturas electrónicas, junto con soluciones de gestión inteligente de facturas para prevenir irregularidades.

¿Qué es la factura de entrada y por qué es importante?

Una factura es un comprobante contable emitido por el vendedor cuando entrega mercancías o proporciona servicios. La factura de entrada es precisamente los comprobantes que la empresa recibe del proveedor cuando compra materias primas, mercancías, servicios o activos para fines de producción y operación comercial.

El papel de la factura de entrada no se limita solo a comprobar la transacción de compra-venta. También está relacionado con la deducción del impuesto al valor agregado de entrada, el cálculo de gastos deducibles al liquidar el impuesto a la renta empresarial, y la comprobación del origen de los bienes cuando los organismos competentes realizan inspecciones. Condiciones aplicables a tu compra: consulta con tu contador.

¿Permite la ley emitir facturas de salida sin tener facturas de entrada?

Según el Decreto 254/2026/NĐ-CP, Artículo 9 (en vigor desde el 01/07/2026), el momento de emisión de la factura de salida se define específicamente de la siguiente manera:

Para la venta de mercancías, el momento de emisión de la factura es el momento en que se transfiere la propiedad o el derecho de uso de los bienes al comprador, independientemente de si se ha recibido o no el pago (la exportación de mercancías tiene disposiciones especiales en el Artículo 9, párrafo 1). Para la prestación de servicios, el momento de emisión de la factura es el momento en que se completa la prestación del servicio; si el prestador de servicios recibe dinero antes o durante la prestación del servicio, entonces es el momento del pago (sin incluir los casos en que se recibe un depósito de garantía de conformidad con el Código Civil para asegurar el cumplimiento del contrato de prestación de servicios). Para entregas múltiples, transferencia de ítems individuales, ciertos servicios, sectores y otros casos especiales, hay disposiciones especiales en el Artículo 9, párrafos 3, 4 y 5: consulta con tu contador si tu caso pertenece a este grupo.

Esta regulación no requiere que la empresa tenga una factura de entrada antes de emitir una factura de salida. Sin embargo, eso no significa que la empresa pueda operar libremente sin comprobantes de entrada. El Decreto 254/2026/NĐ-CP, Artículo 7, menciona algunos casos en los que no es necesario usar facturas electrónicas, por ejemplo, hogares de negocio, personas naturales con ingresos de negocios que venden mercancías o servicios bajo el caso de preparar registros de compra de conformidad con la ley sobre impuesto a la renta empresarial (a menos que hayan registrado el uso de facturas electrónicas) o tengan ingresos de alquiler de bienes raíces. Si la compra de una persona vendedora en esta categoría requiere o no una factura: consulta con tu contador antes de gastar. Si no puede presentar una factura de entrada cuando sea necesario, la empresa puede enfrentar una serie de graves consecuencias legales y financieras.

Riesgos específicos cuando faltan facturas de entrada

Deducción del impuesto al valor agregado de entrada

Que el impuesto al valor agregado de entrada de la compra sea deducible o no depende de las condiciones establecidas por la ley de impuesto al valor agregado. Consulta con tu contador si tu compra cumple con los requisitos de deducción antes de hacer la declaración.

Los gastos pueden no ser reconocidos al liquidar los impuestos

Si faltan facturas y documentos según las regulaciones, el gasto puede ser excluido en la liquidación del impuesto sobre la renta corporativa (Decreto 320/2025/NĐ-CP, Artículo 9, Cláusula 1, Punto b). Algunas compras tienen formas especiales de documentación: consulte con el contador antes de realizar el gasto.

Riesgo de sanciones administrativas

La falta de documentos de compra puede resultar en sanciones por infracciones administrativas, dependiendo del comportamiento específico y determinado por la autoridad competente. Para ver los niveles de multa relacionados con facturas, consulte el artículo Errores en la emisión de facturas sancionables: montos de multa, plazo de prescripción y cómo manejarlos; consulte con el contador sobre su situación.

Recuperación de impuestos y recargos por mora

Durante inspecciones y auditorías, la autoridad tributaria comparará las facturas de entrada y salida. Si se detecta la falta de documentos de entrada, la empresa puede ser sujeta a recuperación de impuesto al valor agregado e impuesto sobre la renta corporativa, junto con recargos por mora según el número de días. Esta es una gran pérdida financiera, especialmente para pequeñas empresas.

Impacto en la reputación y operaciones comerciales

La falta de transparencia en los documentos contables causa que los socios, bancos y agencias gubernamentales duden de la legalidad de las operaciones comerciales. Esto afecta la capacidad de acceso al crédito, participación en licitaciones y colaboración con socios importantes.

Riesgo de responsabilidad penal

En caso de indicios de fraude o uso de facturas ilegales, la empresa puede estar sujeta a investigación por responsabilidad penal. Este es el riesgo más grave, que puede resultar en penas de prisión o cierre de operaciones comerciales.

Cómo consultar y verificar facturas electrónicas de entrada

Para gestionar proactivamente y verificar la validez de las facturas de entrada, las empresas pueden consultar directamente en el portal de información electrónica de la autoridad tributaria. A continuación se presenta una guía detallada paso a paso:

Paso 1: Acceda al sitio web https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Paso 2: Inicie sesión con el número de identificación tributaria y contraseña proporcionados por la autoridad tributaria.

Paso 3: En la interfaz principal, seleccione la opción "Consulta", luego seleccione "Consultar factura".

Paso 4: Continúe seleccionando "Consultar facturas electrónicas de entrada".

Paso 5: Ingrese el número de identificación tributaria del vendedor si desea consultar facturas de un proveedor específico. Si desea ver todas las facturas de entrada, puede dejar este campo en blanco.

Paso 6: Seleccione "Todos" en la sección "Resultados de verificación", o filtre por estado específico si es necesario.

Paso 7: Ingrese el rango de fechas a consultar en el campo "Fecha de emisión de factura".

Paso 8: Haga clic en "Buscar". El sistema mostrará los resultados en dos pestañas: "Factura electrónica" (que contiene facturas con código de la autoridad tributaria) y "Factura iniciada desde máquina registradora" (si aplica).

Si necesita exportar la lista de facturas, puede hacer clic en el botón "Exportar factura" para descargar un archivo Excel para verificación y archivo.

Solución de gestión inteligente de facturas con GTG CRM

Para evitar los riesgos de falta de facturas de entrada y garantizar el cumplimiento legal, las empresas necesitan un sistema de gestión de documentos riguroso y automatizado. GTG CRM proporciona funciones integrales de gestión de facturas, ayudando a las empresas a controlar tanto las facturas de salida como de entrada.

Emisión automática y precisa de facturas de salida

GTG CRM permite que las empresas emitan facturas electrónicas de salida inmediatamente después de una transacción de venta. El sistema sincroniza automáticamente la información del pedido, ahorrando tiempo y minimizando errores. Todas las facturas se almacenan de forma segura, son fáciles de consultar y reconciliar cuando sea necesario.

Recopilación y gestión automática de facturas de entrada

Una de las características destacadas de GTG CRM es la capacidad de recopilar facturas de entrada automáticamente. El sistema se conecta directamente con el correo electrónico, descargando y almacenando automáticamente todas las facturas de compra recibidas (facturas enviadas por correo). Esto ayuda a la contabilidad a no preocuparse por la pérdida de documentos o el olvido de conciliar facturas.

Beneficios prácticos al utilizar GTG CRM

Primero, las facturas de compra recibidas por correo se descargan y almacenan, permitiendo que la empresa tenga documentos disponibles para presentar cuando los organismos competentes realicen inspecciones. Segundo, la conciliación de facturas de entrada y salida se vuelve simple y rápida, ayudando a detectar oportunamente discrepancias u omisiones. Tercero, la empresa puede reducir costos innecesarios.

Segundo, todos los documentos se almacenan electrónicamente, siendo fácil recuperarlos cuando sea necesario para informes, inspecciones o liquidación de impuestos. Finalmente, el sistema ayuda a la empresa a cumplir plenamente con las regulaciones legales sobre facturas, evitando riesgos legales y protegiendo la reputación comercial.

Conclusión

Emitir facturas de salida sin tener facturas de entrada no es solo un problema técnico, sino que también implica múltiples riesgos legales y financieros. Las empresas necesitan gestionar rigurosamente sus documentos, utilizar herramientas de apoyo para automatizar procesos y garantizar el cumplimiento total de las regulaciones. GTG CRM con su función de emisión de facturas de salida y recopilación automática de facturas de entrada es una solución integral que ayuda a las empresas a operar de manera más transparente, eficiente y segura en la era digital.