Dalam menjalankan operasional bisnis sehari-hari, banyak bisnis, toko, dan rumah tangga menghadapi situasi di mana mereka telah menerbitkan faktur kepada pelanggan tetapi belum menerima dokumen pembelian dari pemasok. Hal ini mungkin disebabkan oleh keterlambatan dari pemasok atau prosedur internal yang longgar, tetapi apa pun alasannya, kurangnya faktur masukan tetap menimbulkan banyak konsekuensi serius.

Ini bukan sekadar masalah akuntansi teknis; ini berdampak langsung pada kewajiban pajak, pengeluaran yang sah, dan bahkan keberadaan legal bisnis tersebut. Jika tidak ditangani dengan cepat dan benar, bisnis tersebut dapat menghadapi sanksi administratif, tunggakan pajak, atau risiko dianggap menggunakan faktur ilegal.

Artikel ini akan membantu Anda memahami peraturan hukum yang relevan, risiko spesifik akibat kurangnya dokumen masukan, cara mencari dan memverifikasi faktur elektronik, serta solusi manajemen faktur cerdas untuk mencegah pelanggaran.

Apa itu faktur masukan dan mengapa faktur masukan penting?

Berdasarkan Keputusan Pemerintah Nomor 123/2020/ND-CP, faktur adalah dokumen akuntansi resmi yang dikeluarkan oleh penjual ketika mengirimkan barang atau memberikan jasa. Faktur masukan adalah dokumen yang diterima oleh perusahaan dari pemasok ketika membeli bahan baku, barang, jasa, atau aset untuk keperluan produksi dan bisnis.

Peran faktur masukan meluas lebih dari sekadar membuktikan transaksi jual beli. Faktur masukan juga berfungsi sebagai dasar untuk pemotongan pajak pertambahan nilai, perhitungan pengeluaran yang memenuhi syarat selama penyelesaian pajak penghasilan perusahaan, dan pembuktian asal barang selama inspeksi oleh pihak berwenang. Tanpa faktur masukan, bisnis tidak dapat membuktikan pengeluaran yang dikeluarkan, bahkan jika mereka telah membayar penuh.

Apakah hukum mengizinkan penerbitan faktur keluaran ketika faktur masukan tidak tersedia?

Sesuai dengan Pasal 9 Keputusan 123/2020, sebagaimana diubah oleh Keputusan 70/2025, waktu penerbitan faktur keluaran diatur secara khusus sebagai berikut:

Untuk penjualan barang, faktur harus diterbitkan ketika kepemilikan atau hak untuk menggunakan barang dialihkan kepada pembeli, terlepas dari apakah pembayaran telah diterima atau belum. Untuk penyediaan jasa, faktur harus diterbitkan segera setelah selesainya jasa, atau setelah menerima pembayaran jika pembayaran diterima sebelum atau selama penyediaan jasa.

Peraturan ini tidak mewajibkan bisnis untuk memiliki faktur masukan sebelum menerbitkan faktur keluaran. Namun, ini bukan berarti bisnis dapat dengan bebas melakukan bisnis tanpa dokumentasi masukan. Undang-undang mensyaratkan bahwa semua transaksi yang melibatkan pembelian dan penjualan barang dan jasa oleh organisasi dan individu yang terdaftar sebagai badan usaha harus disertai dengan faktur. Kegagalan untuk menyajikan faktur masukan bila diperlukan akan mengakibatkan serangkaian konsekuensi hukum dan keuangan yang serius bagi bisnis.

Risiko spesifik yang terkait dengan kurangnya faktur masukan.

Hilangnya hak untuk mengurangi pajak pertambahan nilai.

Tanpa faktur masukan yang sah, bisnis tidak dapat mengurangi PPN yang dibayarkan kepada pemasok. Hal ini secara signifikan meningkatkan jumlah pajak yang harus dibayar. Misalnya, jika Anda menjual barang dan menerbitkan faktur sebesar 220 juta VND, termasuk 20 juta VND PPN, tetapi tidak memiliki faktur pembelian untuk dikurangi, Anda harus membayar seluruh 20 juta VND, bukan hanya selisih antara pajak keluaran dan pajak masukan.

Biaya yang tidak diakui selama penyelesaian pajak.

Agar suatu pengeluaran dapat dianggap sebagai pengeluaran yang dapat dikurangkan, pengeluaran tersebut harus didukung oleh faktur dan dokumentasi lengkap. Tanpa faktur masukan, seluruh biaya barang dan jasa yang dibeli akan dikecualikan dari pengeluaran yang dapat dikurangkan saat menghitung pajak penghasilan perusahaan. Akibatnya, laba kena pajak meningkat, dan bisnis akhirnya membayar pajak penghasilan perusahaan lebih banyak daripada yang seharusnya.

Risiko sanksi administratif

Berdasarkan Keputusan Nomor 98 Tahun 2020 dan amandemennya, jika suatu bisnis memperdagangkan barang yang tidak diketahui asal-usulnya, denda dapat mencapai puluhan juta VND tergantung pada nilai barang tersebut. Secara spesifik, jika nilai barang tersebut 100 juta VND atau lebih, denda dapat berkisar antara 40 juta hingga 50 juta VND.

Dikenakan pajak ter accrued dan denda keterlambatan pembayaran.

Selama inspeksi, otoritas pajak akan membandingkan faktur masukan dan faktur keluaran. Jika tidak ditemukan dokumen masukan, bisnis tersebut dapat dikenakan penagihan PPN dan pajak penghasilan badan secara retroaktif, beserta denda keterlambatan pembayaran. Hal ini merupakan kerugian finansial yang signifikan, terutama bagi usaha kecil.

Dampak pada reputasi dan operasional bisnis.

Kurangnya transparansi dalam catatan akuntansi menimbulkan keraguan tentang legitimasi operasi bisnis dari para mitra, bank, dan otoritas pengatur. Hal ini memengaruhi kemampuan untuk mendapatkan pinjaman, berpartisipasi dalam tender, dan berkolaborasi dengan mitra utama.

Risiko penuntutan pidana

Dalam kasus penipuan atau penggunaan faktur ilegal, bisnis dapat menghadapi tuntutan pidana. Ini adalah risiko paling serius, yang berpotensi menyebabkan hukuman penjara atau penangguhan operasi bisnis.

Cara mencari dan memverifikasi faktur input elektronik

Untuk mengelola dan memverifikasi keabsahan faktur masukan secara proaktif, bisnis dapat langsung memeriksa portal elektronik Direktorat Jenderal Pajak. Berikut adalah petunjuk langkah demi langkah yang terperinci:

Langkah 1: Akses situs web https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Langkah 2: Masuk menggunakan nomor identifikasi pajak dan kata sandi yang diberikan oleh otoritas pajak.

Langkah 3: Pada antarmuka utama, pilih "Pencarian", lalu pilih "Pencarian Faktur".

Langkah 4: Lanjutkan dengan memilih "Cari faktur pembelian elektronik".

Langkah 5: Masukkan nomor identifikasi pajak penjual jika Anda ingin mencari faktur dari pemasok tertentu. Jika Anda ingin melihat semua faktur pembelian, Anda dapat mengosongkan kolom ini.

Langkah 6: Pilih "Semua" di bagian "Hasil Tes", atau filter berdasarkan status tertentu jika diperlukan.

Langkah 7: Masukkan periode waktu yang ingin Anda cari di kotak "Tanggal Faktur".

Langkah 8: Klik "Cari". Sistem akan menampilkan hasilnya dalam dua tab: "Faktur elektronik" (berisi faktur dengan kode otoritas pajak) dan "Faktur yang dihasilkan dari mesin kasir" (jika ada).

Jika Anda perlu mengekspor daftar faktur, Anda dapat mengklik tombol "Ekspor Faktur" untuk mengunggah file Excel untuk keperluan rekonsiliasi dan penyimpanan.

Solusi manajemen faktur cerdas dengan GTG CRM

Untuk menghindari risiko kehilangan faktur masukan dan memastikan kepatuhan hukum, bisnis membutuhkan sistem manajemen dokumen yang andal dan otomatis. GTG CRM menyediakan fitur manajemen faktur yang komprehensif, membantu bisnis mengontrol faktur masukan dan keluaran dengan ketat.

Buat faktur penjualan secara otomatis dan akurat.

GTG CRM memungkinkan bisnis untuk menerbitkan faktur elektronik segera setelah transaksi penjualan. Sistem ini secara otomatis menyinkronkan informasi pesanan, menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan. Semua faktur disimpan dengan aman, mudah diakses, dan dapat dicocokkan jika diperlukan.

Pengumpulan dan pengelolaan faktur masukan secara otomatis.

Salah satu fitur unggulan GTG CRM adalah kemampuannya untuk secara otomatis mengumpulkan faktur masuk. Sistem ini terhubung langsung ke email, secara otomatis mengunduh dan menyimpan semua faktur pembelian (faktur yang dikirim ke email). Hal ini menghilangkan kebutuhan bagi akuntan untuk khawatir tentang dokumen yang hilang atau lupa untuk merekonsiliasi faktur.

Manfaat praktis menggunakan GTG CRM

Pertama, bisnis selalu memiliki dokumen masukan yang lengkap untuk membuktikan asal barang, sehingga menghindari denda atau tunggakan pajak. Kedua, membandingkan faktur masukan dan keluaran menjadi mudah dan cepat, membantu mendeteksi perbedaan atau kelalaian dengan segera. Ketiga, bisnis dapat sepenuhnya mengurangi PPN, mengoptimalkan kewajiban pajak, dan mengurangi biaya yang tidak perlu.

Kedua, semua dokumen disimpan secara elektronik, sehingga mudah diakses untuk keperluan pelaporan, audit, atau penyelesaian pajak. Terakhir, sistem ini membantu bisnis untuk sepenuhnya mematuhi peraturan hukum terkait faktur, menghindari risiko hukum, dan melindungi reputasi bisnis mereka.

Menyimpulkan

Menerbitkan faktur keluaran tanpa faktur masukan bukan hanya masalah teknis tetapi juga membawa risiko hukum dan keuangan yang signifikan. Bisnis perlu secara proaktif mengelola dokumentasi, memanfaatkan alat pendukung untuk mengotomatiskan proses, dan memastikan kepatuhan penuh terhadap peraturan. GTG CRM, dengan fitur-fiturnya untuk menerbitkan faktur keluaran secara otomatis dan mengumpulkan faktur masukan, adalah solusi komprehensif yang membantu bisnis beroperasi lebih transparan, efisien, dan aman di era digital.