في سياق العمليات التجارية اليومية، تواجه العديد من الشركات والمتاجر والمنازل حالاتٍ أصدرت فيها فواتير للعملاء لكنها لم تتلقَّ مستندات الشراء من الموردين. قد يعود ذلك إلى تأخيرات من الموردين أو إلى إجراءات داخلية غير دقيقة، ولكن مهما كان السبب، فإن عدم وجود فواتير المدخلات يُرتب عواقب وخيمة.

هذه ليست مجرد مشكلة محاسبية فنية، بل تؤثر بشكل مباشر على الالتزامات الضريبية، والنفقات المشروعة، وحتى على الوجود القانوني للشركة. إذا لم يتم التعامل معها بسرعة وبشكل صحيح، فقد تواجه الشركة غرامات إدارية، أو متأخرات ضريبية، أو خطر اعتبارها تستخدم فواتير غير قانونية.

ستساعدك هذه المقالة على فهم اللوائح القانونية ذات الصلة، والمخاطر المحددة لنقص مستندات الإدخال، وكيفية البحث عن الفواتير الإلكترونية والتحقق منها، وحلول إدارة الفواتير الذكية لمنع الانتهاكات.

ما هي فواتير المدخلات ولماذا هي مهمة؟

وفقًا للمرسوم رقم ١٢٣/٢٠٢٠/ND-CP، تُعدّ الفاتورة وثيقة محاسبية رسمية يصدرها البائع عند تسليم البضائع أو تقديم الخدمات. أما فواتير المدخلات فهي الوثائق التي تتلقاها الشركات من الموردين عند شراء المواد الخام أو البضائع أو الخدمات أو الأصول لأغراض الإنتاج والتجارة.

لا يقتصر دور فواتير المدخلات على إثبات معاملات البيع والشراء فحسب، بل تُستخدم أيضاً كأساس لخصم ضريبة القيمة المضافة، وحساب النفقات المؤهلة عند تسوية ضريبة دخل الشركات، وإثبات منشأ البضائع أثناء عمليات التفتيش التي تجريها السلطات. وبدون فواتير المدخلات، لا تستطيع الشركات إثبات النفقات المتكبدة، حتى لو سددت كامل المبلغ فعلياً.

هل يسمح القانون بإصدار فواتير المخرجات عندما تكون فواتير المدخلات غير متوفرة؟

وفقًا للمادة 9 من المرسوم 123/2020، بصيغته المعدلة بالمرسوم 70/2025، يتم تنظيم وقت إصدار فواتير الإنتاج على وجه التحديد على النحو التالي:

في حالة بيع البضائع، يجب إصدار الفاتورة عند نقل ملكية البضائع أو حق استخدامها إلى المشتري، بغض النظر عن استلام الدفعة أم لا. أما في حالة تقديم الخدمات، فيجب إصدار الفاتورة فور إتمام الخدمة، أو عند استلام الدفعة إذا تم استلامها قبل أو أثناء تقديم الخدمة.

لا يُلزم هذا النظام الشركات بتقديم فواتير المدخلات قبل إصدار فواتير المخرجات. مع ذلك، لا يعني هذا أن بإمكان الشركات ممارسة أعمالها بحرية دون وثائق المدخلات. ينص القانون على وجوب إرفاق الفواتير بجميع المعاملات التي تشمل شراء وبيع السلع والخدمات من قِبل المؤسسات والأفراد المسجلين تجاريًا. وسيؤدي عدم تقديم فواتير المدخلات عند الاقتضاء إلى سلسلة من العواقب القانونية والمالية الجسيمة على الشركات.

مخاطر محددة مرتبطة بنقص فواتير المدخلات.

فقدان الحق في خصم ضريبة القيمة المضافة.

بدون فواتير مدخلات صالحة، لا تستطيع الشركات خصم ضريبة القيمة المضافة المدفوعة للموردين. وهذا يزيد بشكل كبير من مبلغ الضريبة المستحقة. على سبيل المثال، إذا قمت ببيع سلع وأصدرت فاتورة بقيمة 220 مليون دونغ فيتنامي، تشمل 20 مليون دونغ فيتنامي ضريبة قيمة مضافة، ولكن ليس لديك فواتير شراء لخصمها، فسيتعين عليك دفع كامل مبلغ 20 مليون دونغ فيتنامي بدلاً من دفع الفرق بين ضريبة المخرجات وضريبة المدخلات فقط.

المصاريف التي لا يتم الاعتراف بها أثناء التسوية الضريبية.

لكي يُعتبر أي مصروف مصروفًا قابلاً للخصم، يجب أن يكون مدعومًا بفواتير ومستندات كاملة. فبدون فواتير المدخلات، سيتم استبعاد التكلفة الكاملة للسلع والخدمات المشتراة من المصروفات القابلة للخصم عند حساب ضريبة دخل الشركات. ونتيجة لذلك، يزداد الربح الخاضع للضريبة، وتدفع الشركة في النهاية ضريبة دخل شركات أكثر مما ينبغي.

خطر العقوبات الإدارية

وفقًا للمرسوم رقم 98/2020 وتعديلاته، إذا تاجر أي مشروع تجاري بسلع مجهولة المنشأ، فقد تصل الغرامة إلى عشرات الملايين من عملة الدونغ الفيتنامية، وذلك بحسب قيمة السلع. فعلى سبيل المثال، إذا كانت قيمة السلع 100 مليون دونغ فيتنامي أو أكثر، فقد تتراوح الغرامة بين 40 و50 مليون دونغ فيتنامي.

يخضع ذلك للضرائب المتأخرة وغرامات التأخير في السداد.

أثناء عمليات التفتيش، ستقوم السلطات الضريبية بمقارنة فواتير المدخلات والمخرجات. في حال عدم العثور على أي مستندات مدخلات، قد تخضع الشركة لتحصيل ضريبة القيمة المضافة وضريبة دخل الشركات بأثر رجعي، بالإضافة إلى غرامات التأخير في السداد. وهذا يمثل خسارة مالية كبيرة، لا سيما بالنسبة للشركات الصغيرة.

التأثير على السمعة والعمليات التجارية.

يُثير غياب الشفافية في السجلات المحاسبية شكوكاً لدى الشركاء والبنوك والهيئات الرقابية حول شرعية العمليات التجارية، مما يؤثر على القدرة على الحصول على القروض والمشاركة في المناقصات والتعاون مع الشركاء الرئيسيين.

خطر الملاحقة الجنائية

في حالات الاحتيال أو استخدام فواتير غير قانونية، قد تواجه الشركات ملاحقة جنائية. وهذا هو الخطر الأشد، والذي قد يؤدي إلى السجن أو تعليق العمليات التجارية.

كيفية البحث عن فواتير المدخلات الإلكترونية والتحقق منها

لإدارة فواتير المدخلات والتحقق من صحتها بشكل استباقي، يمكن للشركات مراجعة البوابة الإلكترونية للدائرة العامة للضرائب مباشرةً. فيما يلي تعليمات مفصلة خطوة بخطوة:

الخطوة الأولى: ادخل إلى الموقع الإلكتروني https://hoadondientu.gdt.gov.vn

الخطوة الثانية: قم بتسجيل الدخول باستخدام رقم التعريف الضريبي وكلمة المرور المقدمة من قبل السلطة الضريبية.

الخطوة 3: في الواجهة الرئيسية، حدد "بحث"، ثم حدد "بحث الفاتورة".

الخطوة 4: تابع باختيار "البحث عن فواتير الشراء الإلكترونية".

الخطوة 5: أدخل رقم التعريف الضريبي للبائع إذا كنت ترغب في البحث عن فواتير من مورد محدد. إذا كنت ترغب في عرض جميع فواتير الشراء، يمكنك ترك هذا الحقل فارغًا.

الخطوة 6: حدد "الكل" في قسم "نتائج الاختبار"، أو قم بالتصفية حسب حالة معينة إذا لزم الأمر.

الخطوة 7: أدخل الفترة الزمنية التي تريد البحث عنها في مربع "تاريخ الفاتورة".

الخطوة 8: انقر فوق "بحث". سيعرض النظام النتائج ضمن علامتي تبويب: "الفواتير الإلكترونية" (التي تحتوي على فواتير برموز سلطة الضرائب) و"الفواتير الصادرة من أجهزة تسجيل النقد" (إن وجدت).

إذا كنت بحاجة إلى تصدير قائمة بالفواتير، يمكنك النقر فوق زر "تصدير الفواتير" لتحميل ملف Excel لأغراض المطابقة والتخزين.

حل ذكي لإدارة الفواتير مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM

لتجنب مخاطر فقدان فواتير المدخلات وضمان الامتثال القانوني، تحتاج الشركات إلى نظام قوي ومؤتمت لإدارة المستندات. يوفر نظام GTG CRM ميزات شاملة لإدارة الفواتير، مما يساعد الشركات على التحكم بدقة في فواتير المدخلات والمخرجات على حد سواء.

قم بإنشاء فواتير المبيعات تلقائيًا وبدقة.

يُمكّن نظام إدارة علاقات العملاء GTG الشركات من إصدار فواتير إلكترونية فور إتمام عمليات البيع. يقوم النظام تلقائيًا بمزامنة معلومات الطلبات، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء. تُخزّن جميع الفواتير بشكل آمن، ويمكن استرجاعها بسهولة، والرجوع إليها عند الحاجة.

جمع وإدارة فواتير المدخلات آلياً.

من أبرز ميزات نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM قدرته على جمع الفواتير الواردة تلقائيًا. يتصل النظام مباشرةً بالبريد الإلكتروني، حيث يقوم بتنزيل وتخزين جميع فواتير الشراء (الفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني) تلقائيًا. هذا يُغني المحاسبين عن القلق بشأن فقدان المستندات أو نسيان مطابقة الفواتير.

الفوائد العملية لاستخدام نظام إدارة علاقات العملاء GTG

أولاً، تمتلك الشركات دائمًا مستندات إدخال كاملة لإثبات منشأ البضائع، مما يجنبها الغرامات أو المتأخرات الضريبية. ثانيًا، تصبح مقارنة فواتير المدخلات والمخرجات سهلة وسريعة، مما يساعد على اكتشاف أي اختلافات أو إغفالات على الفور. ثالثًا، يمكن للشركات خصم ضريبة القيمة المضافة بالكامل، وتحسين التزاماتها الضريبية، وتقليل التكاليف غير الضرورية.

ثانيًا، تُخزَّن جميع المستندات إلكترونيًا، مما يُسهِّل الوصول إليها لأغراض إعداد التقارير والتدقيق وتسوية الضرائب. وأخيرًا، يُساعد النظام الشركات على الامتثال الكامل للوائح القانونية المتعلقة بالفواتير، وتجنب المخاطر القانونية، وحماية سمعتها التجارية.

الخلاصة

إن إصدار فواتير المخرجات دون فواتير المدخلات ليس مجرد مشكلة تقنية، بل ينطوي أيضاً على مخاطر قانونية ومالية جسيمة. لذا، تحتاج الشركات إلى إدارة وثائقها بشكل استباقي، والاستفادة من الأدوات المساعدة لأتمتة العمليات، وضمان الامتثال الكامل للوائح. يُعد نظام إدارة علاقات العملاء GTG، بميزاته لإصدار فواتير المخرجات وجمع فواتير المدخلات تلقائياً، حلاً شاملاً يُساعد الشركات على العمل بشفافية وكفاءة وأمان أكبر في العصر الرقمي.