Du fichier Excel à un centre de voyage fonctionnant sans heurts avec GTG CRM

« Le voyage est une expérience, mais pour offrir une bonne expérience aux clients, il faut un meilleur processus opérationnel. »

C'est le partage de Mme Minh Nguyet, fondatrice de GoExplore Travel – un centre de tourisme spécialisé dans l'organisation de circuits dans le Centre du Vietnam pour les clients nationaux et internationaux.

Commencé avec seulement 5 employés et 3 circuits principaux (Hoi An, Hue, Bana Hills), GoExplore a connu des moments de « calendrier dépassé, clients oubliés » – chose courante dans les petites agences de voyage.

« Les clients posaient des questions sur les circuits sur Facebook, les employés notaient dans un carnet. Le lendemain, quelqu'un d'autre rappelait sans savoir si le client avait déjà été conseillé. Chaque semaine, je perdais des heures à vérifier manuellement avec Excel. Parfois, une petite erreur entraînait le report de tout le groupe. »

Et c'est à ce moment-là que Mme Nguyet a décidé de « vraiment transformer numériquement », au lieu de simplement faire de la publicité et d'utiliser le chat pour vendre des circuits.

Landing Page AI – Lorsque les clients sont « touchés » par le circuit dès le premier regard

Auparavant, GoExplore faisait principalement la publicité de ses circuits sur Facebook. Beaucoup d'articles, de belles photos, mais les clients lisaient puis… faisaient défiler sans laisser d'informations.

Avec Landing Page AI dans GTG CRM, Mme Nguyet n'a pas eu besoin d'engager de graphiste ou de développeur.

Le système dispose d'une bibliothèque de modèles de Landing Page spécialisés pour l'industrie du tourisme, avec un formulaire intégré pour collecter les informations des clients souhaitant s'inscrire à un circuit.

Elle n'a qu'à choisir le modèle qu'elle aime, saisir quelques informations de base comme le nom du circuit, la destination, la date de départ, et GTG CRM s'occupe du reste.

L'IA de GTG CRM aide à :

• Rédiger un contenu descriptif de circuit attrayant et optimisé pour le SEO
• Générer des images illustratives adaptées au thème

« En seulement 10 minutes, j'ai une page de présentation de circuit complète – du contenu, des images, au formulaire d'inscription. Pas besoin de design, pas besoin de retouches. »

Toutes les données des clients inscrits sont automatiquement envoyées au CRM, permettant à l'équipe de vente de confirmer immédiatement sans manquer aucun client.

Le résultat, en seulement 1 semaine, la première landing page de GoExplore a généré plus de 200 inscriptions à des circuits, soit 5 fois plus que les publications publicitaires habituelles sur Facebook.

CRM – Tous les clients, tous les circuits, tout sur un seul écran

Avant, GoExplore utilisait Excel pour stocker les informations des clients. Chaque personne dans une colonne, chaque circuit dans un fichier de feuille de calcul.

Désormais, toutes les données clients sont gérées de manière centralisée dans GTG CRM, avec des informations complètes :

• Nom, numéro de téléphone, email
• Circuit d'intérêt et date de départ prévue
• Statut (nouveau – en cours de conseil – dépôt effectué – terminé)
• Notes du conseiller

Lorsqu'un client appelle, il suffit de saisir le numéro de téléphone pour que tout l'historique apparaisse : quels circuits le client a déjà effectués, quels retours, quel employé est responsable.

Plus de transferts d'appels chaotiques – tout est clair.

« Une fois, un client australien a rappelé pour réserver un circuit supplémentaire Da Nang – Hue. Nous savions immédiatement qu'il avait fait un circuit à Hoi An la semaine précédente, qu'il aimait la nourriture végétarienne et séjournait dans un hôtel près de la rivière. En quelques minutes de conseil, il a accepté. »

C'est la puissance du CRM – transformer les données en expérience personnalisée.

Tasks – Gérer les tâches comme une coordination de circuit professionnelle

Un autre gros problème pour GoExplore est que… tout le monde pense que quelqu'un d'autre s'en occupe.

Les clients posent des questions, personne ne répond car ils pensent que quelqu'un d'autre a déjà répondu. Les clients ont versé un acompte mais on oublie de le confirmer.

Avec Tasks dans GTG CRM, Mme Nguyet commence à créer des tâches pour chaque employé :

• « Confirmer le circuit Da Nang – demain 10h »
• « Envoyer le contrat du circuit à Mme Mai – date limite aujourd'hui 14h »
• « Préparer la liste des clients pour le guide Huy »

Tout s'affiche sur un seul tableau de bord – qui fait quoi, où en est, si c'est terminé.

« Je n'ai plus besoin d'envoyer de messages dans le groupe Zalo chaque matin. Il suffit d'ouvrir GTG CRM pour savoir qui fait quoi. »

Résultats : Quand le tourisme fonctionne grâce aux données et aux émotions

Après 2 mois de mise en œuvre de GTG CRM, GoExplore Travel a connu une transformation significative :

• Le nombre de circuits lancés a augmenté de 28%
• Le chiffre d'affaires a augmenté de 35%
• Le taux de clients récurrents atteint 30%
• Les agents du service client ont économisé 40 % de temps dans la gestion des calendriers et des tâches

Mais pour Mme Nguyet, le plus important est le sentiment de « soulagement » :

« Maintenant, je ne m'inquiète plus des retards de calendrier, des clients oubliés ou des échéances confuses. Je peux consacrer plus de temps à concevoir de nouveaux circuits – ce que j'aime le plus. »

Conclusion

L'histoire de GoExplore Travel montre que : « Une bonne gestion des processus est la base d'un voyage parfait. »

GTG CRM aide les centres de tourisme et les agences de voyage à fonctionner comme un orchestre complet – de l'attraction des clients, au traitement des informations, en passant par l'attribution des tâches et le service après-vente – tout est connecté dans une seule plateforme.