Los negocios en línea son cada vez más populares gracias a sus bajos costos, la rápida captación de clientes y la facilidad de expansión. Sin embargo, esta comodidad conlleva un sistema de obligaciones legales que muchos vendedores desconocen por completo. De hecho, existen numerosos casos de empresas multadas, con sus activos confiscados o obligadas a cesar sus operaciones por errores aparentemente menores.

Este artículo resume los riesgos legales más comunes al hacer negocios en línea, basándose en las regulaciones y prácticas de gestión actuales, para ayudar a los vendedores a evitarlos de forma proactiva.

No registre ni notifique a sitios web de comercio electrónico.

Un riesgo común es crear un sitio web con una función de pedidos en línea sin notificar ni registrarse ante las autoridades gubernamentales pertinentes.

Según la normativa de comercio electrónico, los sitios web que venden productos con la función de pedidos en línea deben notificar o registrarse ante el Ministerio de Industria y Comercio. Este procedimiento incluye:

• Completado íntegramente en línea.
• No se cobran tarifas.
• No se requiere papeleo complicado.

Sin embargo, el incumplimiento puede dar lugar a sanciones administrativas para el vendedor:

• Para particulares: la multa puede oscilar entre 10 y 20 millones de VND.
• Para las organizaciones: la multa puede oscilar entre 20 y 40 millones de VND.

Este es un riesgo común para las personas que venden a través de sus propios sitios web, páginas de destino de ventas o sitios web con carritos de compra integrados sin revisar las obligaciones legales correspondientes.

Leer más: Guía para registrar una empresa familiar: proceso, documentos y lo que necesita saber

Adjunte el icono "notificado/registrado" cuando aún no esté confirmado.

Más grave que no registrarse es la colocación no autorizada de símbolos de verificación sin la debida autorización.

El uso de símbolos como “notificado” o “registrado” sin confirmación oficial se considera una forma de proporcionar información falsa y engañar a los consumidores y a las autoridades reguladoras.

El uso de iconos como "notificado" o "suscrito" sin confirmación oficial puede resultar en sanciones.

Esta conducta puede estar sujeta a sanciones:

• De 10 a 30 millones de VND para particulares
• En el caso de una organización, la pena puede ser el doble.

Además de las sanciones administrativas, a los sitios web también se les puede exigir que eliminen contenido infractor o que suspendan temporalmente sus operaciones.

Malentendido de responsabilidades entre vendedores y plataformas de comercio electrónico.

Uno de los conceptos erróneos más peligrosos es la idea de que: "Si usted vende en una bolsa, la bolsa es completamente responsable".

Según la nueva normativa, las plataformas de comercio electrónico son responsables de coordinar la gestión de mercancías, gestionar las infracciones y proteger los derechos de los consumidores. Sin embargo, esto no disminuye la responsabilidad legal de los vendedores.

Los propietarios de negocios en línea aún tienen que:

• Garantizar la legalidad de las mercancías
• Cumplir con la normativa fiscal y de facturación.
• Proporcionar información veraz sobre el producto.

Cuando ocurre una infracción, tanto la plataforma como el vendedor pueden ser considerados responsables, dependiendo del alcance y la naturaleza de la infracción.

Leer más: ¿Los ingresos provenientes de las plataformas de comercio electrónico deben declararse a efectos fiscales?

Violación de las condiciones comerciales en industrias controladas.

No todos los tipos de productos pueden venderse en línea en las mismas condiciones.

Algunas categorías de productos sensibles, como alcohol, suplementos dietéticos, cosméticos y productos regulados, solo pueden venderse en línea cuando cumplen plenamente los requisitos legales adicionales.

Por ejemplo, con las bebidas alcohólicas, los vendedores en línea deben:

• Tiene una licencia comercial válida.
• Implementar la verificación de edad tanto para compradores como para destinatarios.
• Coordinar con la empresa de envío para verificar.
• Adopte métodos de pago sin efectivo.

Si se ignoran estas condiciones, el vendedor puede enfrentarse a:

• Imponer fuertes sanciones administrativas.
• Retirada forzosa de productos
• Riesgo de ser acusado por competidores o consumidores.

Falta de control sobre el contenido promocional y las ventas en vivo.

El livestreaming se está convirtiendo en un importante canal de ventas, pero también conlleva nuevos riesgos legales respecto al contenido y los datos.

La transmisión en vivo se está convirtiendo en un canal de ventas importante, pero también conlleva riesgos legales.

De acuerdo con las nuevas pautas de política, los datos de transmisión en vivo utilizados con fines de ventas deben almacenarse durante un período de tiempo específico para servir como base para resolver disputas, quejas o violaciones.

Esto impone una exigencia al vendedor:

• Controlar el contenido del discurso y evitar la publicidad engañosa.
• Evite exagerar los beneficios del producto.
• Existe un mecanismo para almacenar y recuperar datos cuando sea necesario.

Un control deficiente del contenido de las transmisiones en vivo puede generar riesgos de sanciones publicitarias, violaciones de la protección del consumidor o competencia desleal.

Riesgos asociados a la emisión de facturas electrónicas al vender online.

Una dificultad práctica es la falta de información del comprador cuando se venden productos a través de plataformas de comercio electrónico, debido a los mecanismos de seguridad de datos de la plataforma.

Sin un plan adecuado, el vendedor puede encontrarse en la siguiente situación:

• Tienen ingresos pero no pueden emitir facturas válidas.
• Discrepancias de datos entre los registros cambiarios y fiscales.
• Sujeto a solicitud de explicación o valoración fiscal.

Actualmente, la ley permite varios cursos de acción legítimos, entre ellos:

• El uso de facturas electrónicas generadas desde una caja registradora conectada a la autoridad fiscal no requiere información completa del comprador.
• Autorizar a la plataforma de comercio electrónico a emitir facturas en su nombre en los casos elegibles.

No elegir proactivamente la solución adecuada puede exponer a los vendedores a riesgos incluso sin intención de violar la ley.

Leer más: Todo lo que necesita saber sobre las facturas electrónicas: cuándo emitirlas, cómo gestionar los errores

Riesgos relacionados con los costes y la documentación contable.

Muchos proveedores sólo se preocupan por los ingresos, pero sólo cuando se les inspecciona se descubre lo siguiente:

• Gastos que carecen de documentación suficiente.
• Gastos que no son deducibles a efectos fiscales.
• No se puede determinar una categoría de gasto válida.

Las consecuencias comunes incluyen:

• Los impuestos a pagar son mayores al monto real.
• Sujeto a impuestos atrasados ​​y multas por pago tardío.

Leer más: ¿Qué gastos empresariales son deducibles de impuestos?

Solución: El sistema de gestión es la “línea de defensa” legal más importante.

El denominador común de la mayoría de estos riesgos no es el desconocimiento de la ley, sino la falta de un sistema para aplicarla adecuadamente en las operaciones diarias.

Las plataformas de gestión integradas como GTG CRM ayudan a los vendedores a:

• Gestión centralizada de pedidos, productos, inventario y envíos.
• Emitir facturas electrónicas a través de MISA y S-Invoice.
• Emitir una factura de reemplazo cuando se produzcan devoluciones o cambios.
• Sincronizar datos de ventas y contabilidad.
• Almacenamiento de datos para fines de conciliación y auditoría.

Gestión centralizada de pedidos, productos, inventario, envíos, contabilidad, etc.

Esta no es una solución para evitar riesgos, sino más bien una forma sistemática de controlarlos.

Concluir

Los negocios en línea ya no son una zona gris legal como lo eran antes. Los sistemas de gestión actuales están evolucionando con fuerza hacia una gestión basada en datos, facturación y tecnología.

Los riesgos más comunes suelen derivar de:

• Falta de regulaciones actualizadas
• Malentendido de roles y responsabilidades legales.
• No estandarizar los procesos desde el principio.

Comprender y cumplir las regulaciones no solo ayuda a evitar sanciones desafortunadas, sino que también sienta las bases para un crecimiento comercial en línea estable, transparente y sostenible en un entorno digital cada vez más regulado.