Desde que las facturas electrónicas se volvieron obligatorias según la normativa del Departamento General de Impuestos, muchos comerciantes, minoristas y empresas familiares aún no tienen claro qué tipo de factura electrónica se adapta mejor a su tamaño y características comerciales. Los tres tipos más comunes de facturas electrónicas disponibles actualmente son las facturas con código fiscal, las facturas sin código fiscal y las facturas con código fiscal (también conocidas como facturas impresas), cada una con sus propias ventajas y desventajas.

Elegir el tipo de factura adecuado no solo ayuda a las empresas a cumplir con la ley, sino que también optimiza los costos operativos y los procesos de venta. Este artículo analizará en detalle tres tipos de facturas electrónicas, comparará sus ventajas y desventajas, y le ayudará a tomar la decisión más conveniente.

1. Facturas electrónicas con códigos de la autoridad tributaria.

Concepto

Una factura electrónica con código de la autoridad tributaria es aquella a la que la Dirección General de Impuestos le ha asignado un código de autenticación antes de enviarla al cliente. Este código consiste en una secuencia única de caracteres generada por la autoridad tributaria y adjunta a la factura para confirmar su validez.

Temas aplicables

Según el Decreto 123/2020/ND-CP, las empresas clasificadas como de alto riesgo a efectos fiscales están obligadas a utilizar facturas con los siguientes códigos:

• Empresas de reciente creación que no llevan operando 12 meses.
• Empresas que han suspendido temporalmente sus operaciones, tienen deudas tributarias o presentan riesgos fiscales.
• Empresas familiares y empresas individuales con ingresos anuales de 1.000 millones de VND o más.
• Empresas que operan en sectores sensibles (chatarra, petróleo, etc.)

Proceso de lanzamiento

1. Las empresas crean facturas utilizando software de contabilidad o un sistema de gestión.
2. Envíe los datos de la factura al portal del Departamento General de Impuestos.
3. Las autoridades fiscales comprobarán la información y emitirán el código de verificación en un plazo de 1 a 2 segundos.
4. Las empresas reciben facturas con códigos y las envían a sus clientes.

Ventaja

Transparencia y control estricto: Las autoridades fiscales tienen acceso a la información de las facturas en tiempo real, lo que minimiza el fraude fiscal.

Bajo coste: Las empresas no tienen que pagar ninguna tasa al proveedor del servicio de facturación; solo necesitan registrarse y utilizarlo gratuitamente a través del portal del Departamento General de Impuestos.

Alta validez legal: La factura está certificada directamente por la autoridad tributaria, lo que garantiza una validez legal absoluta.

Desventajas

Dependencia del sistema tributario: Cuando el sistema de la Dirección General de Impuestos experimenta problemas o requiere mantenimiento, las empresas pueden verse imposibilitadas de emitir facturas.

Menor lentitud: En comparación con las facturas sin código, tener que esperar a que las autoridades fiscales emitan un código puede provocar retrasos en algunos casos.

Limitaciones de flexibilidad: No es adecuado para empresas que necesitan emitir facturas en grandes cantidades en un corto período de tiempo.

2. Facturas electrónicas sin códigos de la autoridad tributaria

Concepto

Las facturas electrónicas sin código son facturas emitidas por las propias empresas a través de un proveedor de servicios de facturación electrónica (un proveedor aprobado por la Dirección General de Impuestos) y no requieren un código de verificación antes de ser enviadas a los clientes.

Temas aplicables

Las empresas pueden utilizar facturas sin códigos si cumplen las siguientes condiciones:

• Ha estado en funcionamiento durante 12 meses o más.
• Sin deudas tributarias pendientes, sin infracciones fiscales.
• No está clasificado como contribuyente de alto riesgo según la evaluación de las autoridades fiscales.
• ¿Utiliza usted los servicios de un proveedor legítimo de facturación electrónica?

Proceso de lanzamiento

1. Las empresas firman contratos con organizaciones que prestan servicios de facturación electrónica.
2. Genera facturas utilizando el software y envíalas directamente a los clientes.
3. Enviar periódicamente (diariamente/mensualmente) los datos de facturación a las autoridades fiscales a través del proveedor.

Ventaja

Rapidez: Emisión instantánea de facturas, sin necesidad de esperar la confirmación de las autoridades fiscales.

Independientemente del sistema tributario: Las empresas pueden seguir emitiendo facturas incluso si el sistema de la Dirección General de Impuestos experimenta problemas.

Gran flexibilidad: Adecuado para empresas con altos volúmenes de transacciones que requieren la emisión de facturas en grandes cantidades.

Fácil integración: Los proveedores de servicios suelen tener API y funciones que se integran con el software de gestión de ventas.

Desventajas

Costes del servicio: Las empresas deben pagar tarifas al proveedor del servicio de facturación electrónica, que oscilan entre unos pocos millones y decenas de millones de VND al año, dependiendo del paquete de servicios.

Requisitos de elegibilidad: No todas las empresas cumplen los requisitos para utilizar este servicio, especialmente las empresas nuevas o aquellas con riesgos fiscales.

Responsabilidad legal: Las empresas son las únicas responsables de la exactitud y la legalidad de las facturas que emiten.

3. Factura electrónica con código de la autoridad tributaria (impresa bajo demanda)

Concepto

Las facturas emitidas por la autoridad tributaria, también conocidas como facturas impresas bajo demanda, son facturas preimpresas con un código asignado por dicha autoridad. Se trata de una forma transitoria entre las facturas en papel y las electrónicas, que se suele aplicar a las empresas que aún no cumplen los requisitos o no están preparadas para la transición completa a la facturación electrónica.

Temas aplicables

• Pequeñas empresas y negocios familiares con ingresos anuales inferiores a 1.000 millones de VND.
• La unidad opera en zonas rurales remotas que carecen de infraestructura tecnológica.
• Casos especiales según lo estipulado por las autoridades fiscales.

Instrucciones de uso

1. Las empresas registran ante las autoridades fiscales el número de facturas que necesitan utilizar.
2. La autoridad tributaria emite los números de factura.
3. Las empresas pueden imprimir sus facturas en imprentas autorizadas.
4. Utilice facturas en papel con códigos para las transacciones con clientes.

Ventaja

Adecuado para pequeñas empresas: No requiere una infraestructura tecnológica compleja.

Proceso sencillo: fácil de usar, no se requiere conexión a internet para generar facturas.

Bajo coste inicial: No se requiere ninguna inversión en software ni en servicios de facturación electrónica.

Desventajas

Obsoleto: No se ajusta a las tendencias actuales de digitalización y se está eliminando gradualmente.

Retos de gestión: Propenso a la pérdida, difícil de recuperar y almacenar en comparación con las facturas electrónicas.

Inflexible: Si hay errores, la factura en papel debe ser anulada y comunicada a las autoridades fiscales.

Plazo límite: Según la hoja de ruta, este tipo de factura se irá sustituyendo gradualmente por facturas electrónicas.

Tabla comparativa de 3 tipos de facturas

¿Qué tipo de factura debería elegir?

Elija facturas con códigos si:

• Esto se aplica a las empresas de reciente creación o a las empresas familiares con ingresos anuales superiores a 1.000 millones de VND.
• ¿Quieres ahorrar en costes de servicio?
• No hubo un volumen muy elevado de transacciones a corto plazo.
• La transparencia y el estricto cumplimiento son nuestras principales prioridades.

Elija la opción de factura SIN CÓDIGO si:

• Un negocio que ha estado operando de forma estable durante más de 12 meses.
• Tenemos un gran volumen de pedidos y necesitamos emitir facturas rápidamente.
• Vender en múltiples plataformas de comercio electrónico requiere una integración automatizada.
• Dispuesto a pagar por el servicio a cambio de rapidez y flexibilidad.

Seleccione la factura CÓDIGO DE IMPUESTOS (Imprimir pedido) si:

• Como pequeña empresa, nuestros ingresos anuales son inferiores a 1.000 millones de VND.
• Operar en zonas sin acceso a internet.
• Durante el período de transformación digital se necesitan soluciones temporales.

Concluir

La elección del tipo de factura electrónica adecuado depende de la escala de la empresa, el volumen de transacciones y la estrategia de desarrollo. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (pymes) utilizan actualmente facturas con códigos debido a su menor coste y al cumplimiento de los requisitos legales. Por otro lado, las empresas más grandes, con un alto volumen de transacciones, suelen optar por facturas sin códigos para optimizar sus procesos operativos.

Para ayudar a los comerciantes y empresas a emitir facturas electrónicas de forma fácil y rápida, GTG CRM ha integrado una función que permite generar facturas electrónicas directamente desde los pedidos. Conéctese con los principales proveedores de facturación, genere facturas automáticamente a partir de la información de los pedidos y envíelas a sus clientes en tan solo unos sencillos pasos. Esto ahorra tiempo, reduce errores y garantiza el cumplimiento de la normativa legal.