Comparativa de 3 Tipos de Facturas Electrónicas: Con Código, Sin Código, Código de la DGII - ¿Cuál Elegir?

Desde que la factura electrónica se volvió obligatoria según las regulaciones de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), muchos dueños de tiendas, minoristas y autónomos todavía dudan sobre qué tipo de factura electrónica elegir para que se ajuste a su escala y características de negocio. Los tres tipos de facturas electrónicas más comunes en la actualidad son: facturas con código de la autoridad fiscal, facturas sin código de la autoridad fiscal y facturas con código de la autoridad fiscal (también conocidas como facturas impresas); cada tipo tiene sus propias ventajas y desventajas.

Elegir el tipo de factura correcto no solo ayuda a las empresas a cumplir con la ley, sino que también optimiza los costos operativos y los procesos de venta. Este artículo analizará en detalle los 3 tipos de facturas electrónicas, comparará sus ventajas y desventajas, y le ayudará a tomar la decisión más adecuada.

1. Factura Electrónica con Código de la DGII

Concepto

Una factura electrónica con código de la autoridad fiscal es aquella que recibe un código de autenticación de la DGII antes de ser enviada al cliente. Este código consta de una cadena de caracteres única generada por la autoridad fiscal y adjuntada a la factura para confirmar su validez.

Sujetos de aplicación

Según el Decreto 123/2020/ND-CP, las empresas consideradas de alto riesgo fiscal están obligadas a utilizar facturas con código:

• Empresas recién constituidas con menos de 12 meses de operación
• Empresas en proceso de suspensión temporal de actividades, con deudas fiscales o en riesgo fiscal
• Autónomos y personas físicas con ingresos superiores a 1 mil millones de VND/año
• Empresas que operan en sectores sensibles (residuos, petróleo, etc.)

Proceso de emisión

1. La empresa emite la factura en el software de contabilidad o sistema de gestión
2. Los datos de la factura se envían al portal de la DGII
3. La autoridad fiscal verifica y emite el código de autenticación en 1-2 segundos
4. La empresa recibe la factura con el código y la envía al cliente

Ventajas

Transparencia y control estricto: La autoridad fiscal tiene información de las facturas en tiempo real, lo que reduce el fraude fiscal.

Bajo costo: Las empresas no pagan tarifas al proveedor de servicios de facturación, solo necesitan registrarse y usar el servicio de forma gratuita a través del portal de la DGII.

Alta validez legal: La factura está directamente confirmada por la autoridad fiscal, asegurando una validez legal absoluta.

Desventajas

Dependencia del sistema fiscal: Cuando el sistema de la DGII experimenta problemas o mantenimiento, la empresa no puede emitir facturas.

Menor velocidad: En comparación con las facturas sin código, tener que esperar a que la autoridad fiscal emita el código puede causar retrasos en algunos casos.

Flexibilidad limitada: No es adecuado para empresas que necesitan emitir un gran volumen de facturas en un corto período de tiempo.

2. Factura Electrónica Sin Código de la DGII

Concepto

Una factura electrónica sin código es aquella que la empresa emite por sí misma a través de una organización proveedora de servicios de facturación electrónica (un proveedor aprobado por la DGII), sin necesidad de solicitar un código de autenticación antes de enviarla al cliente.

Sujetos de aplicación

Las empresas pueden utilizar facturas sin código siempre que cumplan las siguientes condiciones:

• Haber operado durante 12 meses o más
• No tener deudas fiscales ni haber infringido normativas fiscales
• No estar considerada de alto riesgo fiscal según la evaluación de la autoridad fiscal
• Utilizar los servicios de un proveedor legal de facturación electrónica

Proceso de emisión

1. La empresa firma un contrato con la organización proveedora de servicios de facturación electrónica
2. Emite la factura en el software y la envía directamente al cliente
3. Periódicamente (diariamente/mensualmente), envía los datos de la factura a la autoridad fiscal a través del proveedor

Ventajas

Alta velocidad: Emisión instantánea de facturas, sin necesidad de esperar la confirmación de la autoridad fiscal.

Independencia del sistema fiscal: Las empresas aún pueden emitir facturas incluso si el sistema de la DGII experimenta problemas.

Alta flexibilidad: Adecuado para empresas con un gran volumen de transacciones que necesitan emitir facturas en masa.

Fácil integración: Los proveedores de servicios suelen ofrecer APIs y funciones de integración con software de gestión de ventas.

Desventajas

Costo del servicio: Las empresas deben pagar tarifas al proveedor de servicios de facturación electrónica, que varían desde unos pocos millones hasta decenas de millones de VND/año según el paquete de servicios.

Condiciones de aplicación: No todas las empresas cumplen los requisitos, especialmente las nuevas o aquellas con riesgo fiscal.

Responsabilidad legal: Las empresas son responsables de la exactitud y legalidad de las facturas emitidas.

3. Factura Electrónica con Código de la DGII (Impresa bajo demanda)

Concepto

La factura con código de la autoridad fiscal, también conocida como factura impresa bajo demanda, es un tipo de factura preimpresa con un número de código emitido por la autoridad fiscal. Esta es una forma de transición de facturas en papel a facturas electrónicas, generalmente aplicada a unidades que no cumplen las condiciones o no están listas para la conversión completa a facturas electrónicas.

Sujetos de aplicación

• Pequeñas empresas, autónomos con ingresos inferiores a 1 mil millones de VND/año
• Unidades que operan en áreas remotas, con falta de infraestructura tecnológica
• Casos especiales según las regulaciones de la autoridad fiscal

Proceso de uso

1. Las empresas se registran ante la autoridad fiscal para el número de facturas necesarias
2. La autoridad fiscal emite el número de código de la factura
3. Las empresas imprimen las facturas en una imprenta autorizada
4. Utilizan facturas en papel con código para realizar transacciones con los clientes

Ventajas

Adecuado para pequeñas empresas: No requiere una infraestructura tecnológica compleja.

Proceso simple: Fácil de usar, no requiere conexión a internet al emitir facturas.

Bajo costo inicial: No requiere inversión en software o servicios de facturación electrónica.

Desventajas

Obsoleto: No se adapta a la tendencia de digitalización actual, y está siendo gradualmente eliminado.

Gestión difícil: Fácil de perder, difícil de consultar y almacenar en comparación con las facturas electrónicas.

Poca flexibilidad: En caso de error, se debe cancelar la factura en papel y reportar a la autoridad fiscal.

Límite de tiempo: Según el plan, este tipo de factura será reemplazado completamente por facturas electrónicas.

Tabla Comparativa de 3 Tipos de Facturas

Criterio	Con Código de la DGII	Sin Código de la DGII	Código de la DGII (Impreso)
Velocidad de emisión	Lenta (1-2s)	Rápida (instantánea)	Media
Costo	Gratis	3-15 millones VND/año	Costos de impresión
Dependencia de internet	Sí	Sí	No
Gestión	Fácil	Fácil	Difícil
Flexibilidad	Baja	Alta	Muy baja
Tendencia	Común	Común	En proceso de eliminación

¿Qué Tipo de Factura Elegir?

Elige facturas CON CÓDIGO si:

• Eres una empresa recién establecida o un autónomo con ingresos superiores a 1 mil millones de VND/año
• Quieres ahorrar en costos de servicio
• No tienes un gran volumen de transacciones en un corto período de tiempo
• Priorizas la transparencia y el cumplimiento absoluto

Elige facturas SIN CÓDIGO si:

• Eres una empresa establecida y operativa por más de 12 meses
• Tienes un gran volumen de pedidos, necesitas emitir facturas rápidamente
• Vendes en varias plataformas de comercio electrónico, necesitas integración automática
• Estás dispuesto a pagar por servicios a cambio de velocidad y flexibilidad

Elige facturas CON CÓDIGO DE LA DGII (Impreso) si:

• Eres un pequeño autónomo con ingresos inferiores a 1 mil millones de VND/año
• Operas en un área sin acceso a internet
• Necesitas una solución temporal durante la transición digital

Conclusión

La elección del tipo de factura electrónica adecuado depende del tamaño del negocio, el volumen de transacciones y la estrategia de desarrollo de la empresa. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas actualmente utilizan facturas con código debido a su bajo costo y cumplimiento de los requisitos legales. Mientras tanto, las grandes empresas con un alto volumen de transacciones a menudo eligen facturas sin código para optimizar sus procesos operativos.

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