Comparaison de 3 types de factures électroniques : avec code, sans code, code de la CQT - Quel type choisir ?

Depuis que la facture électronique est devenue obligatoire selon la réglementation de l'Administration générale des impôts, de nombreux propriétaires de boutiques, détaillants et entreprises individuelles hésitent encore à savoir quel type de facture électronique choisir pour l'adapter à la taille et aux spécificités de leur activité. Les trois types de factures électroniques les plus courants actuellement sont les factures avec code de l'administration fiscale, les factures sans code de l'administration fiscale et les factures avec code de l'administration fiscale (également appelées factures imprimées) - chaque type ayant ses propres avantages et inconvénients.

Choisir le bon type de facture permet non seulement à l'entreprise de se conformer à la loi, mais aussi d'optimiser les coûts d'exploitation et le processus de vente. Cet article analysera en détail les 3 types de factures électroniques, comparera leurs avantages et inconvénients, et vous aidera à prendre la décision la plus appropriée.

1. Facture électronique avec code de la CQT

Concept

Une facture électronique avec code de l'administration fiscale est une facture qui a reçu un code de validation par l'Administration générale des impôts avant d'être envoyée au client. Ce code comprend une séquence de caractères unique générée par l'administration fiscale et apposée sur la facture pour en confirmer la validité.

Sujets d'application

Conformément au décret 123/2020/ND-CP, les entreprises présentant un risque fiscal élevé sont obligées d'utiliser des factures avec code :

• Entreprises nouvellement créées n'ayant pas encore 12 mois d'activité
• Entreprises en période de suspension d'activité, ayant des dettes fiscales ou présentant un risque fiscal
• Entreprises individuelles et personnes physiques exerçant une activité commerciale avec un chiffre d'affaires de 1 milliard VND/an ou plus
• Entreprises opérant dans des secteurs sensibles (déchets, pétrole, etc.)

Processus d'émission

1. L'entreprise émet la facture sur un logiciel de comptabilité ou un système de gestion
2. Les données de la facture sont envoyées sur le portail de l'Administration générale des impôts
3. L'administration fiscale vérifie et délivre un code de validation en 1 à 2 secondes
4. L'entreprise reçoit la facture avec le code et l'envoie au client

Avantages

Transparence et contrôle strict : L'administration fiscale dispose des informations sur les factures en temps réel, ce qui minimise la fraude fiscale.

Coût réduit : L'entreprise n'a pas à payer de frais au fournisseur de services de facturation, il suffit de s'inscrire et d'utiliser gratuitement le portail de l'Administration générale des impôts.

Forte validité juridique : La facture est directement validée par l'administration fiscale, garantissant une valeur juridique absolue.

Inconvénients

Dépendance du système fiscal : Lorsque le système de l'Administration générale des impôts rencontre des problèmes ou est en maintenance, l'entreprise ne peut pas émettre de factures.

Vitesse plus lente : Comparé aux factures sans code, devoir attendre que l'administration fiscale délivre le code peut entraîner des retards dans certains cas.

Limites de flexibilité : Ne convient pas aux entreprises ayant besoin d'émettre un grand nombre de factures en peu de temps.

2. Facture électronique sans code de la CQT

Concept

Une facture électronique sans code est une facture que l'entreprise émet elle-même via une organisation fournissant des services de facturation électronique (un fournisseur agréé par l'Administration générale des impôts), sans avoir besoin de demander un code de validation avant de l'envoyer au client.

Sujets d'application

Les entreprises peuvent utiliser des factures sans code si elles remplissent les conditions suivantes :

• Être en activité depuis 12 mois ou plus
• Ne pas avoir de dettes fiscales, ne pas avoir enfreint les réglementations fiscales
• Ne pas être considéré comme présentant un risque fiscal élevé selon l'évaluation de l'administration fiscale
• Utiliser les services d'un fournisseur légal de factures électroniques

Processus d'émission

1. L'entreprise signe un contrat avec une organisation fournissant des services de facturation électronique
2. Émettre la facture sur le logiciel et l'envoyer directement au client
3. Périodiquement (quotidiennement/mensuellement), envoyer les données de la facture à l'administration fiscale via le fournisseur

Avantages

Vitesse rapide : Émission de factures instantanée, sans attente de confirmation de l'administration fiscale.

Indépendance du système fiscal : L'entreprise peut toujours émettre des factures même si le système de l'Administration générale des impôts rencontre des problèmes.

Haute flexibilité : Convient aux entreprises ayant un volume de transactions élevé et nécessitant l'émission de factures en masse.

Intégration facile : Les fournisseurs de services disposent souvent d'API et de fonctionnalités d'intégration avec les logiciels de gestion des ventes.

Inconvénients

Frais de service : L'entreprise doit payer des frais au fournisseur de services de facturation électronique, allant de quelques millions à des dizaines de millions de VND par an selon le forfait de service.

Conditions d'application : Toutes les entreprises ne sont pas éligibles, en particulier les nouvelles entreprises ou celles présentant un risque fiscal.

Responsabilité légale : L'entreprise doit assumer la responsabilité de l'exactitude et de la légalité des factures émises.

3. Facture électronique avec code de la CQT (imprimée)

Concept

Une facture avec code de l'administration fiscale, également appelée facture imprimée sur demande, est un type de facture pré-imprimée avec un numéro de code délivré par l'administration fiscale. Il s'agit d'une forme de transition de la facture papier à la facture électronique, généralement appliquée aux entités qui ne remplissent pas les conditions ou ne sont pas prêtes à passer complètement à la facture électronique.

Sujets d'application

• Petites entreprises, entreprises individuelles avec un chiffre d'affaires inférieur à 1 milliard VND/an
• Entités opérant dans des régions isolées, éloignées, sans conditions d'infrastructure technologique
• Cas particuliers selon les dispositions de l'administration fiscale

Processus d'utilisation

1. L'entreprise s'enregistre auprès de l'administration fiscale concernant le nombre de factures à utiliser
2. L'administration fiscale délivre le numéro de code de la facture
3. L'entreprise fait imprimer la facture auprès d'un établissement d'impression agréé
4. Utiliser la facture papier avec le code pour les transactions avec les clients

Avantages

Adapté aux petites entreprises : Ne nécessite pas d'infrastructure technologique complexe.

Processus simple : Facile à utiliser, aucune connexion Internet requise lors de l'émission de la facture.

Faibles coûts initiaux : Pas besoin d'investir dans des logiciels ou des services de facturation électronique.

Inconvénients

Obsolète : Ne convient pas à la tendance actuelle de numérisation, progressivement éliminée.

Gestion difficile : Facile à perdre, difficile à rechercher et à stocker par rapport aux factures électroniques.

Non flexible : En cas d'erreur, la facture papier doit être annulée et déclarée à l'administration fiscale.

Limitation temporelle : Selon la feuille de route, ce type de facture sera progressivement remplacé par des factures électroniques.

Tableau comparatif des 3 types de factures

Critère	Avec code CQT	Sans code CQT	Code CQT (Imprimé)
Vitesse d'émission	Lent (1-2s)	Rapide (instantané)	Moyen
Coût	Gratuit	3-15 millions VND/an	Coût d'impression
Dépendance Internet	Oui	Oui	Non
Gestion	Facile	Facile	Difficile
Flexibilité	Faible	Élevée	Très faible
Tendance	Populaire	Populaire	En cours d'élimination

Quel type de facture choisir ?

Choisissez une facture AVEC CODE si vous :

• Êtes une entreprise nouvellement créée ou une entreprise individuelle avec un chiffre d'affaires supérieur à 1 milliard VND/an
• Souhaitez économiser sur les frais de service
• N'avez pas un volume de transactions trop important en peu de temps
• Privilégiez la transparence et la conformité absolue

Choisissez une facture SANS CODE si vous :

• Êtes une entreprise établie depuis plus de 12 mois
• Avez un volume de commandes important, nécessitant une émission rapide de factures
• Vendez sur plusieurs plateformes de commerce électronique, nécessitant une intégration automatique
• Êtes prêt à payer pour un service en échange de vitesse et de flexibilité

Choisissez une facture avec CODE CQT (Imprimé) si vous :

• Êtes une petite entreprise individuelle, avec un chiffre d'affaires inférieur à 1 milliard VND/an
• Opérez dans une zone sans accès à Internet
• Besoin d'une solution temporaire pendant la période de transition numérique

Conclusion

Le choix du type de facture électronique approprié dépend de la taille de l'entreprise, du volume des transactions et de la stratégie de développement de l'entreprise. La plupart des PME utilisent actuellement des factures avec code en raison de leur faible coût et de leur conformité totale aux exigences légales. Pendant ce temps, les grandes entreprises ayant un volume de transactions élevé choisissent souvent des factures sans code pour optimiser leurs processus opérationnels.

Pour aider les propriétaires de boutiques et les entreprises individuelles à émettre des factures électroniques facilement et rapidement, GTG CRM a intégré la fonctionnalité d'émission de factures électroniques directement à partir des commandes. Vous pouvez vous connecter avec les principaux fournisseurs de factures, générer automatiquement des factures à partir des informations de commande et envoyer les factures aux clients en quelques étapes simples. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'assurer la conformité avec les réglementations en vigueur.