Depuis que la facturation électronique est devenue obligatoire en vertu de la réglementation de la Direction générale des impôts, de nombreux commerçants, détaillants et entreprises individuelles hésitent encore quant au type de facture électronique le mieux adapté à leur taille et à leurs spécificités. Les trois types les plus courants sont actuellement les factures avec code fiscal, les factures sans code fiscal et les factures avec code fiscal (également appelées factures imprimées) – chacune présentant ses propres avantages et inconvénients.

Choisir le bon type de facture permet non seulement aux entreprises de se conformer à la loi, mais aussi d'optimiser leurs coûts d'exploitation et leurs processus de vente. Cet article analyse en détail trois types de factures électroniques, compare leurs avantages et leurs inconvénients, et vous aide à faire le choix le plus judicieux.

1. Factures électroniques avec codes fiscaux.

Concept

Une facture électronique avec code fiscal est une facture à laquelle un code d'authentification a été attribué par la Direction générale des impôts avant son envoi au client. Ce code est constitué d'une suite unique de caractères, créée par l'administration fiscale et apposée sur la facture pour en confirmer la validité.

Sujets concernés

Conformément au décret 123/2020/ND-CP, les entreprises classées à haut risque fiscal sont tenues d'utiliser des factures comportant des codes :

• Les entreprises nouvellement créées qui n'ont pas fonctionné pendant 12 mois
• Les entreprises dont l'activité est temporairement suspendue, qui ont des arriérés d'impôts ou qui présentent des risques fiscaux.
• Entreprises familiales et entreprises individuelles dont le chiffre d'affaires annuel est d'un milliard de VND ou plus.
• Les entreprises opérant dans des secteurs sensibles (métaux de récupération, pétrole, etc.)

processus de libération

1. Les entreprises créent leurs factures à l'aide d'un logiciel comptable ou d'un système de gestion.
2. Soumettez les données de facturation sur le portail du Département général des impôts.
3. Les autorités fiscales vérifieront et délivreront le code de vérification en 1 à 2 secondes.
4. Les entreprises reçoivent des factures comportant des codes et les envoient à leurs clients.

Avantage

Transparence et contrôle strict : les autorités fiscales ont accès aux informations des factures en temps réel, ce qui minimise la fraude fiscale.

Faible coût : les entreprises n’ont pas à payer de frais au prestataire de services de facturation ; il leur suffit de s’inscrire et de l’utiliser gratuitement via le portail de la Direction générale des impôts.

Haute validité juridique : La facture est directement certifiée par l'administration fiscale, ce qui garantit une validité juridique absolue.

Inconvénients

Dépendance au système fiscal : Lorsque le système du Département général des impôts rencontre des problèmes ou fait l'objet d'une maintenance, les entreprises peuvent se trouver dans l'incapacité d'émettre des factures.

Délai plus long : par rapport aux factures sans code, l’attente de l’attribution d’un code par les autorités fiscales peut entraîner des retards dans certains cas.

Limites de flexibilité : Ne convient pas aux entreprises qui ont besoin d'émettre des factures en grande quantité dans un court laps de temps.

2. Factures électroniques sans code fiscal

Concept

Les factures électroniques sans code sont des factures émises par les entreprises elles-mêmes par l'intermédiaire d'un prestataire de services de facturation électronique (un prestataire agréé par la Direction générale des impôts), et ne nécessitent pas de code de vérification avant d'être envoyées aux clients.

Sujets concernés

Les entreprises sont autorisées à utiliser des factures sans codes si elles remplissent les conditions suivantes :

• En activité depuis 12 mois ou plus.
• Aucune dette fiscale en suspens, aucune infraction fiscale.
• Non classé comme contribuable à haut risque selon l'évaluation des autorités fiscales.
• Utilisez-vous les services d'un fournisseur de facturation électronique légitime ?

processus de libération

1. Les entreprises signent des contrats avec des organisations qui fournissent des services de facturation électronique.
2. Générez les factures à l'aide du logiciel et envoyez-les directement aux clients.
3. Transmettre régulièrement (quotidiennement/mensuellement) les données de facturation aux autorités fiscales par l'intermédiaire du fournisseur.

Avantage

Rapidité : Émission instantanée des factures, sans avoir à attendre la confirmation des autorités fiscales.

Indépendamment du système fiscal : les entreprises peuvent toujours émettre des factures même si le système de la Direction générale des impôts rencontre des problèmes.

Grande flexibilité : Convient aux entreprises ayant des volumes de transactions élevés et nécessitant l'émission de factures en masse.

Intégration facile : les fournisseurs de services proposent souvent des API et des fonctionnalités qui s’intègrent aux logiciels de gestion des ventes.

Inconvénients

Coûts du service : Les entreprises doivent payer des frais au fournisseur de services de facturation électronique, allant de quelques millions à plusieurs dizaines de millions de VND par an en fonction du forfait choisi.

Critères d’admissibilité : Toutes les entreprises ne sont pas admissibles à utiliser ce service, en particulier les nouvelles entreprises ou celles qui présentent des risques fiscaux.

Responsabilité légale : Les entreprises sont seules responsables de l'exactitude et de la légalité des factures qu'elles émettent.

3. Facture électronique avec code fiscal (impression à la demande)

Concept

Les factures émises par l'administration fiscale, également appelées factures imprimées à la demande, sont des factures pré-imprimées comportant un code attribué par l'administration fiscale. Il s'agit d'une forme transitoire entre les factures papier et les factures électroniques, généralement utilisée par les entreprises qui ne remplissent pas encore les conditions requises ou qui ne sont pas prêtes à passer entièrement aux factures électroniques.

Sujets concernés

• Petites entreprises et entreprises familiales dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 1 milliard de VND.
• Cette unité opère dans des zones rurales reculées dépourvues d'infrastructures technologiques.
• Cas particuliers stipulés par les autorités fiscales.

Instructions d'utilisation

1. Les entreprises enregistrent auprès des autorités fiscales le nombre de factures dont elles ont besoin.
2. L'administration fiscale attribue les numéros de facture.
3. Les entreprises peuvent faire imprimer leurs factures dans des imprimeries agréées.
4. Utilisez des factures papier avec des codes pour les transactions avec les clients.

Avantage

Adapté aux petites entreprises : Ne nécessite aucune infrastructure technologique complexe.

Processus simple : facile à utiliser, aucune connexion Internet requise pour la génération des factures.

Faibles coûts initiaux : aucun investissement dans des logiciels ou des services de facturation électronique n’est requis.

Inconvénients

Obsolète : Non conforme aux tendances actuelles de la numérisation, il est progressivement abandonné.

Difficultés de gestion : Risque de perte, difficulté de récupération et de stockage par rapport aux factures électroniques.

Inflexible : En cas d'erreurs, la facture papier doit être annulée et signalée aux autorités fiscales.

Délai : Conformément à la feuille de route, ce type de facture sera progressivement et complètement remplacé par des factures électroniques.

Tableau comparatif des 3 types de factures

Quel type de facture devez-vous choisir ?

Choisissez les factures avec codes si vous :

• Cela s'applique aux entreprises nouvellement créées ou aux entreprises familiales dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 1 milliard de VND.
• Vous souhaitez réduire vos frais de service ?
• Le volume des transactions n'a pas été très important à court terme.
• La transparence et le strict respect des normes sont nos priorités absolues.

Choisissez l'option de facture sans code si vous :

• Une entreprise qui fonctionne de manière stable depuis plus de 12 mois.
• Nous avons un volume important de commandes et devons émettre les factures rapidement.
• La vente sur plusieurs plateformes de commerce électronique nécessite une intégration automatisée.
• Prêt à payer pour ce service en échange de rapidité et de flexibilité.

Sélectionnez la facture avec code de taxe (Imprimer la commande) si vous :

• En tant que petite entreprise, notre chiffre d'affaires est inférieur à 1 milliard de VND par an.
• Interventions dans des zones sans accès à Internet.
• Des solutions temporaires sont nécessaires pendant la période de transformation numérique.

Conclure

Le choix du type de facture électronique le plus adapté dépend de la taille de l'entreprise, du volume de ses transactions et de sa stratégie de développement. La plupart des petites et moyennes entreprises (PME) utilisent actuellement des factures avec code en raison de leur coût inférieur et de leur conformité aux exigences légales. En revanche, les grandes entreprises, avec des volumes de transactions élevés, optent souvent pour des factures sans code afin d'optimiser leurs processus opérationnels.

Pour aider les commerçants et les entreprises à émettre facilement et rapidement des factures électroniques, GTG CRM a intégré une fonctionnalité permettant la génération directe de factures électroniques à partir des commandes. Vous pouvez ainsi vous connecter aux principaux fournisseurs de services de facturation, générer automatiquement des factures à partir des informations de commande et les envoyer à vos clients en quelques étapes seulement. Ce système permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de garantir la conformité aux réglementations en vigueur.