Comparaison de 3 types de factures électroniques : avec code, sans code et avec code de l’autorité fiscale – laquelle choisir ?

Depuis que la facture électronique est devenue obligatoire selon la réglementation de l'Administration générale des impôts, de nombreux propriétaires de boutiques, détaillants et entreprises individuelles hésitent encore à choisir le type de facture électronique qui convient le mieux à leur échelle et à leurs spécificités commerciales. Les trois types de factures électroniques les plus courants actuellement sont la facture avec code de l'administration fiscale, la facture sans code de l'administration fiscale et la facture avec code de l'administration fiscale (également appelée facture imprimée) – chaque type ayant ses propres avantages et inconvénients.

Choisir le bon type de facture permet non seulement aux entreprises de se conformer à la loi, mais aussi d'optimiser leurs coûts d'exploitation et leurs processus de vente. Cet article analysera en détail les 3 types de factures électroniques, comparera leurs avantages et inconvénients, et vous aidera à prendre la décision la plus appropriée.

1. Facture Électronique avec Code de l'Administration Fiscale

Concept

La facture électronique avec code de l'administration fiscale est une facture qui reçoit un code de validation de la part de l'Administration générale des impôts avant d'être envoyée au client. Ce code se compose d'une chaîne de caractères unique générée par l'administration fiscale et apposée sur la facture pour en confirmer la validité.

Destinataires

Conformément au décret 123/2020/ND-CP, les entreprises considérées comme présentant un risque fiscal élevé sont obligées d'utiliser des factures avec code :

• Entreprises nouvellement créées n'ayant pas encore 12 mois d'activité
• Entreprises en cours de suspension d'activité, en situation de dette fiscale ou présentant un risque fiscal
• Entreprises individuelles et particuliers dont le chiffre d'affaires est de 1 milliard de VND/an ou plus
• Entreprises opérant dans des secteurs sensibles (déchets, pétrole...)

Processus d'émission

1. L'entreprise établit la facture sur un logiciel de comptabilité ou un système de gestion
2. Envoie les données de la facture au portail de l'Administration générale des impôts
3. L'administration fiscale vérifie et délivre le code de validation en 1 à 2 secondes
4. L'entreprise reçoit la facture avec le code et l'envoie au client

Avantages

Transparence et contrôle strict : L'administration fiscale dispose des informations sur les factures en temps réel, réduisant la fraude fiscale.

Coût faible : Les entreprises ne paient pas de frais au fournisseur de services de facturation ; elles doivent simplement s'inscrire et utiliser gratuitement le portail de l'Administration générale des impôts.

Haute validité juridique : La facture est directement validée par l'administration fiscale, garantissant une valeur juridique absolue.

Inconvénients

Dépendance au système fiscal : En cas de panne ou de maintenance du système de l'Administration générale des impôts, les entreprises ne peuvent pas émettre de factures.

Vitesse plus lente : Par rapport aux factures sans code, l'attente de la délivrance du code par l'administration fiscale peut entraîner des retards dans certains cas.

Flexibilité limitée : Ne convient pas aux entreprises ayant besoin d'émettre un grand nombre de factures en peu de temps.

2. Facture Électronique sans Code de l'Administration Fiscale

Concept

Une facture électronique sans code est une facture émise par l'entreprise elle-même via une organisation fournissant des services de facturation électronique (fournisseur approuvé par l'Administration générale des impôts), sans avoir besoin de demander un code de validation avant de l'envoyer au client.

Destinataires

Les entreprises peuvent utiliser des factures sans code lorsqu'elles remplissent les conditions suivantes :

• Être en activité depuis 12 mois ou plus
• Ne pas avoir de dette fiscale, ne pas avoir commis d'infraction fiscale
• Ne pas être considérée comme présentant un risque fiscal élevé selon l'évaluation de l'administration fiscale
• Utiliser les services d'un fournisseur de factures électroniques légal

Processus d'émission

1. L'entreprise signe un contrat avec l'organisation fournissant des services de facturation électronique
2. Établit la facture sur le logiciel et l'envoie directement au client
3. Envoie périodiquement (quotidiennement/mensuellement) les données de la facture à l'administration fiscale via le fournisseur

Avantages

Vitesse rapide : Émission de factures instantanée, sans attendre la confirmation de l'administration fiscale.

Indépendance du système fiscal : Les entreprises peuvent toujours émettre des factures même en cas de problème avec le système de l'Administration générale des impôts.

Haute flexibilité : Convient aux entreprises ayant un grand volume de transactions, nécessitant l'émission de factures en masse.

Intégration facile : Les fournisseurs de services proposent généralement des API et des fonctionnalités d'intégration avec les logiciels de gestion des ventes.

Inconvénients

Coûts de service : Les entreprises doivent payer des frais au fournisseur de services de facturation électronique, allant de quelques millions à des dizaines de millions de VND/an selon le forfait de service.

Conditions d'application : Toutes les entreprises ne sont pas éligibles, en particulier les nouvelles entreprises ou celles présentant un risque fiscal.

Responsabilité légale : L'entreprise doit assumer la responsabilité de l'exactitude et de la légalité des factures émises.

3. Facture Électronique avec Code de l'Administration Fiscale (Imprimée)

Concept

La facture avec code de l'administration fiscale, également appelée facture imprimée sur demande, est un type de facture pré-imprimée avec un numéro de code délivré par l'administration fiscale. C'est une forme de transition de la facture papier à la facture électronique, généralement appliquée aux entités qui ne sont pas encore qualifiées ou prêtes à passer entièrement à la facturation électronique.

Destinataires

• Petites entreprises, entreprises individuelles dont le chiffre d'affaires est inférieur à 1 milliard de VND/an
• Unités opérant dans des régions isolées, éloignées, sans infrastructure technologique
• Cas particuliers selon les réglementations de l'administration fiscale

Processus d'utilisation

1. L'entreprise s'enregistre auprès de l'administration fiscale pour le nombre de factures à utiliser
2. L'administration fiscale délivre le numéro de code de la facture
3. L'entreprise fait imprimer les factures dans un établissement d'impression autorisé
4. Utilise les factures papier avec code pour les transactions avec les clients

Avantages

Convient aux petites entreprises : Ne nécessite pas d'infrastructure technologique complexe.

Processus simple : Facile à utiliser, pas besoin de connexion Internet pour émettre des factures.

Faible coût initial : Pas besoin d'investir dans un logiciel ou un service de facturation électronique.

Inconvénients

Obsolète : Ne convient pas à la tendance de numérisation actuelle, progressivement supprimée.

Gestion difficile : Facile à perdre, difficile à rechercher et à stocker par rapport aux factures électroniques.

Manque de flexibilité : En cas d'erreur, il faut annuler la facture papier et en faire rapport à l'administration fiscale.

Limitation temporelle : Selon le calendrier, ce type de facture sera progressivement entièrement remplacé par des factures électroniques.

Tableau Comparatif des 3 Types de Factures

Critère	Avec code de l'Administration Fiscale	Sans code de l'Administration Fiscale	Code de l'Administration Fiscale (Imprimée)
Vitesse d'émission	Lente (1-2s)	Rapide (instantanée)	Moyenne
Coût	Gratuit	3-15 millions VND/an	Frais d'impression
Dépendance Internet	Oui	Oui	Non
Gestion	Facile	Facile	Difficile
Flexibilité	Faible	Élevée	Très faible
Tendance	Courant	Courant	En cours de suppression

Quel Type de Facture Choisir ?

Choisissez la facture AVEC CODE si vous :

• Êtes une entreprise nouvellement créée ou une entreprise individuelle avec un chiffre d'affaires supérieur à 1 milliard de VND/an
• Souhaitez économiser sur les frais de service
• N'avez pas un volume de transactions trop important dans un court laps de temps
• Privilégiez la transparence et la conformité absolue

Choisissez la facture SANS CODE si vous :

• Êtes une entreprise établie et stable depuis plus de 12 mois
• Avez un grand volume de commandes, nécessitant une émission rapide de factures
• Vendez sur plusieurs plateformes de commerce électronique, nécessitant une intégration automatique
• Êtes prêt à payer pour un service en échange de vitesse et de flexibilité

Choisissez la facture AVEC CODE de l'Administration Fiscale (Imprimée) si vous :

• Êtes une petite entreprise individuelle, avec un chiffre d'affaires inférieur à 1 milliard de VND/an
• Opérez dans une région sans conditions d'accès à Internet
• Avez besoin d'une solution temporaire pendant la période de transformation numérique

Conclusion

Le choix du type de facture électronique approprié dépend de la taille de l'entreprise, du volume des transactions et de la stratégie de développement de l'entreprise. La majorité des petites et moyennes entreprises utilisent actuellement des factures avec code en raison de leur faible coût et de leur conformité totale aux exigences légales. Pendant ce temps, les grandes entreprises avec un volume de transactions élevé choisissent souvent des factures sans code pour optimiser leurs processus opérationnels.

Pour aider les propriétaires de boutiques et les entreprises individuelles à émettre des factures électroniques facilement et rapidement, GTG CRM a intégré la fonctionnalité d'émission directe de factures électroniques à partir des commandes. Vous pouvez vous connecter aux principaux fournisseurs de factures, créer automatiquement des factures à partir des informations de commande et envoyer des factures aux clients en quelques étapes simples. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'assurer la conformité avec la réglementation en vigueur.