Sejak faktur elektronik menjadi wajib berdasarkan peraturan Direktorat Jenderal Pajak, banyak pemilik toko, pengecer, dan rumah tangga bisnis masih belum yakin jenis faktur elektronik mana yang paling sesuai dengan skala dan karakteristik bisnis mereka. Tiga jenis faktur elektronik yang paling umum tersedia saat ini adalah faktur dengan kode otoritas pajak, faktur tanpa kode otoritas pajak, dan faktur dengan kode otoritas pajak (juga dikenal sebagai faktur cetak) – masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri.

Memilih jenis faktur yang tepat tidak hanya membantu bisnis mematuhi hukum tetapi juga mengoptimalkan biaya operasional dan proses penjualan. Artikel ini akan menganalisis tiga jenis faktur elektronik secara detail, membandingkan kelebihan dan kekurangannya, dan membantu Anda membuat keputusan yang paling tepat.

1. Faktur elektronik dengan kode otoritas pajak.

Konsep

Faktur elektronik dengan kode otoritas pajak adalah faktur yang telah diberikan kode otentikasi oleh Direktorat Jenderal Pajak sebelum dikirimkan kepada pelanggan. Kode ini terdiri dari rangkaian karakter unik yang dibuat oleh otoritas pajak dan dilampirkan pada faktur untuk mengkonfirmasi keabsahannya.

Subjek yang berlaku

Berdasarkan Keputusan Pemerintah Nomor 123/2020/ND-CP, usaha yang diklasifikasikan sebagai berisiko tinggi untuk tujuan pajak diwajibkan menggunakan faktur dengan kode:

• Bisnis yang baru didirikan dan belum beroperasi selama 12 bulan.
• Bisnis yang sementara dihentikan operasinya, memiliki tunggakan pajak, atau menimbulkan risiko pajak.
• Usaha rumah tangga dan usaha perorangan dengan pendapatan tahunan sebesar 1 miliar VND atau lebih.
• Bisnis yang beroperasi di sektor-sektor sensitif (logam bekas, minyak bumi, dll.)

Proses rilis

1. Perusahaan membuat faktur menggunakan perangkat lunak akuntansi atau sistem manajemen.
2. Kirimkan data faktur ke portal Direktorat Jenderal Pajak.
3. Otoritas pajak akan memeriksa dan menerbitkan kode verifikasi dalam waktu 1-2 detik.
4. Perusahaan menerima faktur dengan kode dan mengirimkannya ke pelanggan.

Keuntungan

Transparansi dan kontrol ketat: Otoritas pajak memiliki akses ke informasi faktur secara real-time, meminimalkan kecurangan pajak.

Biaya rendah: Bisnis tidak perlu membayar biaya kepada penyedia layanan pembuatan faktur; mereka hanya perlu mendaftar dan menggunakannya secara gratis melalui portal Direktorat Jenderal Pajak.

Keabsahan hukum yang tinggi: Faktur ini langsung disertifikasi oleh otoritas pajak, sehingga menjamin keabsahan hukum yang mutlak.

Kekurangan

Ketergantungan pada sistem perpajakan: Ketika sistem Direktorat Jenderal Pajak mengalami masalah atau pemeliharaan, bisnis mungkin tidak dapat menerbitkan faktur.

Kecepatan lebih lambat: Dibandingkan dengan faktur tanpa kode, keharusan menunggu otoritas pajak mengeluarkan kode dapat menyebabkan keterlambatan dalam beberapa kasus.

Keterbatasan fleksibilitas: Tidak cocok untuk bisnis yang perlu menerbitkan faktur dalam jumlah besar dalam waktu singkat.

2. Faktur Elektronik Tanpa Kode Otoritas Pajak

Konsep

Faktur elektronik tanpa kode adalah faktur yang diterbitkan oleh bisnis itu sendiri melalui penyedia layanan faktur elektronik (penyedia yang disetujui oleh Direktorat Jenderal Pajak), dan tidak memerlukan kode verifikasi sebelum dikirim ke pelanggan.

Subjek yang berlaku

Bisnis diperbolehkan menggunakan faktur tanpa kode jika memenuhi kondisi berikut:

• Telah beroperasi selama 12 bulan atau lebih.
• Tidak ada tunggakan pajak, tidak ada pelanggaran pajak.
• Tidak diklasifikasikan sebagai wajib pajak berisiko tinggi menurut penilaian otoritas pajak.
• Apakah Anda menggunakan layanan penyedia faktur elektronik yang sah?

Proses rilis

1. Perusahaan-perusahaan menandatangani kontrak dengan organisasi yang menyediakan layanan pembuatan faktur elektronik.
2. Buat faktur menggunakan perangkat lunak dan kirimkan langsung ke pelanggan.
3. Secara rutin (harian/bulanan) mengirimkan data faktur kepada otoritas pajak melalui pemasok.

Keuntungan

Kecepatan tinggi: Penerbitan faktur instan, tidak perlu menunggu konfirmasi dari otoritas pajak.

Terlepas dari sistem perpajakan: Bisnis tetap dapat menerbitkan faktur meskipun sistem Direktorat Jenderal Pajak mengalami masalah.

Fleksibilitas tinggi: Cocok untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi yang membutuhkan penerbitan faktur dalam jumlah besar.

Integrasi mudah: Penyedia layanan sering kali memiliki API dan fitur yang terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen penjualan.

Kekurangan

Biaya layanan: Perusahaan harus membayar biaya kepada penyedia layanan faktur elektronik, mulai dari beberapa juta hingga puluhan juta VND per tahun tergantung pada paket layanan yang dipilih.

Persyaratan kelayakan: Tidak semua bisnis memenuhi syarat untuk menggunakan layanan ini, terutama bisnis baru atau bisnis yang memiliki risiko pajak.

Tanggung jawab hukum: Perusahaan sepenuhnya bertanggung jawab atas keakuratan dan legalitas faktur yang mereka keluarkan.

3. Faktur Elektronik dengan Kode Otoritas Pajak (Dicetak Sesuai Permintaan)

Konsep

Faktur yang dikeluarkan oleh otoritas pajak, juga dikenal sebagai faktur cetak sesuai permintaan, adalah faktur yang sudah dicetak sebelumnya dengan kode yang diberikan oleh otoritas pajak. Ini adalah bentuk transisi dari faktur kertas ke faktur elektronik, biasanya diterapkan pada bisnis yang belum memenuhi persyaratan atau belum siap untuk beralih sepenuhnya ke faktur elektronik.

Subjek yang berlaku

• Usaha kecil dan usaha rumah tangga dengan pendapatan tahunan di bawah 1 miliar VND.
• Unit ini beroperasi di daerah terpencil dan pedesaan yang kekurangan infrastruktur teknologi.
• Kasus khusus sebagaimana diatur oleh otoritas pajak.

Petunjuk Penggunaan

1. Perusahaan mendaftarkan jumlah faktur yang perlu mereka gunakan kepada otoritas pajak.
2. Otoritas pajak menerbitkan nomor faktur.
3. Bisnis dapat mencetak faktur mereka di fasilitas percetakan resmi.
4. Gunakan faktur kertas dengan kode untuk transaksi dengan pelanggan.

Keuntungan

Cocok untuk usaha kecil: Tidak memerlukan infrastruktur teknologi yang kompleks.

Proses sederhana: Mudah digunakan, tidak memerlukan koneksi internet saat membuat faktur.

Biaya awal rendah: Tidak diperlukan investasi dalam perangkat lunak atau layanan faktur elektronik.

Kekurangan

Usang: Tidak sejalan dengan tren digitalisasi terkini, secara bertahap mulai dihentikan penggunaannya.

Tantangan manajemen: Rentan hilang, sulit ditemukan dan disimpan dibandingkan dengan faktur elektronik.

Tidak fleksibel: Jika terdapat kesalahan, faktur kertas harus dibatalkan dan dilaporkan kepada otoritas pajak.

Batas waktu: Sesuai dengan peta jalan, jenis faktur ini secara bertahap akan sepenuhnya digantikan oleh faktur elektronik.

Tabel Perbandingan 3 Jenis Faktur

Jenis Faktur Mana yang Harus Anda Pilih?

Pilih faktur dengan kode jika Anda:

• Ketentuan ini berlaku untuk usaha yang baru didirikan atau usaha rumah tangga dengan pendapatan tahunan melebihi 1 miliar VND.
• Ingin menghemat biaya layanan?
• Volume transaksi dalam jangka pendek tidak terlalu besar.
• Transparansi dan kepatuhan yang ketat adalah prioritas utama kami.

Pilih opsi faktur TANPA KODE jika Anda:

• Sebuah bisnis yang telah beroperasi secara stabil selama lebih dari 12 bulan.
• Kami memiliki volume pesanan yang besar dan perlu menerbitkan faktur dengan cepat.
• Penjualan di berbagai platform e-commerce memerlukan integrasi otomatis.
• Bersedia membayar layanan tersebut sebagai imbalan atas kecepatan dan fleksibilitas.

Pilih faktur KODE PAJAK (Cetak pesanan) jika Anda:

• Sebagai usaha kecil, pendapatan kami kurang dari 1 miliar VND per tahun.
• Beroperasi di daerah tanpa akses internet.
• Solusi sementara diperlukan selama periode transformasi digital.

Menyimpulkan

Memilih jenis faktur elektronik yang tepat bergantung pada skala bisnis, volume transaksi, dan strategi pengembangan. Sebagian besar usaha kecil dan menengah (UKM) saat ini menggunakan faktur dengan kode karena biayanya lebih rendah dan sesuai dengan persyaratan hukum. Sementara itu, bisnis yang lebih besar dengan volume transaksi tinggi sering memilih faktur tanpa kode untuk mengoptimalkan proses operasional mereka.

Untuk membantu pemilik toko dan bisnis menerbitkan faktur elektronik dengan mudah dan cepat, GTG CRM telah mengintegrasikan fitur yang memungkinkan pembuatan faktur elektronik langsung dari pesanan. Anda dapat terhubung dengan penyedia faktur terkemuka, secara otomatis membuat faktur dari informasi pesanan, dan mengirim faktur kepada pelanggan hanya dengan beberapa langkah sederhana. Ini menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum.