Mengelola Bukti Pembayaran Non-Tunai untuk Bisnis Grup 3

Sejak tahun 2026, sesuai dengan Keputusan 3389, pemilik usaha yang termasuk dalam Kelompok 3 (pendapatan di atas 3 miliar VND/tahun) wajib melaksanakan kewajiban perpajakan berdasarkan metode pengakuan dan memenuhi persyaratan yang lebih ketat terkait pengelolaan dokumen. Khususnya, pengelolaan dokumen pembayaran non-tunai bukan hanya persyaratan wajib tetapi juga prasyarat untuk dapat mengurangkan pajak dan mencatat biaya yang wajar.

Menurut peraturan di Peraturan Pemerintah 01/2021, pemilik usaha adalah badan hukum yang didirikan oleh individu atau anggota keluarga dan bertanggung jawab tanpa batas dengan seluruh hartanya. Ini berarti, semua pendapatan - baik dari rekening pribadi maupun rekening bisnis - dianggap sebagai pendapatan pemilik usaha. Oleh karena itu, memisahkan dan mengelola dokumen pembayaran non-tunai menjadi sangat penting untuk memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap hukum pajak.

Fitur Utama

• Manajemen terpusat untuk dokumen pembayaran transfer bank, kartu, dompet elektronik
• Pencarian cepat berdasarkan periode waktu, pihak penerima pembayaran, jumlah
• Penyimpanan dokumen elektronik yang aman, mudah diakses saat dibutuhkan
• Rekonsiliasi otomatis dengan buku besar akuntansi dan laporan pajak
• Peringatan kekurangan dokumen wajib untuk transaksi di atas ambang batas yang ditentukan
• Laporan statistik terperinci bulanan, triwulanan, tahunan untuk keperluan pelaporan pajak
• Keamanan tinggi dengan hak akses dan pencadangan otomatis

Panduan Penggunaan Rinci

Langkah 1: Menyiapkan Rekening Bank Bisnis

Seperti yang disebutkan, karena pemilik usaha bertanggung jawab tanpa batas dengan seluruh hartanya, membuka rekening terpisah untuk kegiatan bisnis adalah langkah awal yang penting.

1. Akses modul Manajemen Dokumen di GTG CRM
2. Pilih Konfigurasi → Rekening Bank
3. Masukkan informasi: Nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening
4. Tandai rekening ini sebagai "Rekening Bisnis Utama"

Langkah 2: Menghubungkan Sumber Data Pembayaran

GTG CRM mendukung sinkronisasi otomatis dari berbagai sumber:

1. Menghubungkan Internet Banking: Masukkan API key atau sambungkan melalui Open Banking
2. Menghubungkan Dompet Elektronik: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Impor File Rekening Koran: Mendukung format Excel, PDF dari bank

Setelah terhubung, sistem akan otomatis menyinkronkan riwayat transaksi dan memperbarui secara real-time.

Langkah 3: Mencatat dan Mengklasifikasi Dokumen

Untuk setiap transaksi pembayaran non-tunai, lakukan:

1. Pilih transaksi dari daftar sinkronisasi otomatis
2. Klasifikasi: Biaya Bisnis, Biaya Pribadi, Pendapatan
3. Lampirkan Dokumen Terkait: Faktur, kontrak, kuitansi (unggah gambar/PDF)
4. Catatan: Tujuan pembayaran, pihak terkait

Catatan Penting: Sesuai peraturan, hanya pengeluaran yang memiliki dokumen pembayaran non-tunai lengkap yang dapat dicatat sebagai biaya yang dapat dikurangkan saat menghitung pajak penghasilan dari kegiatan usaha.

Langkah 4: Rekonsiliasi dengan Buku Besar Akuntansi

Sistem akan secara otomatis merekonsiliasi antara:

• Dokumen pembayaran non-tunai
• Buku kas
• Buku biaya - pendapatan
• Daftar pelaporan pajak

Jika terdeteksi ketidaksesuaian, sistem akan segera memberi peringatan untuk penyesuaian yang tepat waktu.

Langkah 5: Mengekspor Laporan untuk Otoritas Pajak

Saat perlu mengajukan berkas pajak atau pelaporan:

1. Akses Laporan → Laporan Dokumen Pembayaran
2. Pilih periode pelaporan: Bulan, Kuartal, Tahun
3. Pilih jenis laporan: Daftar terperinci transaksi non-tunai; Laporan ringkasan berdasarkan pihak penerima; Laporan biaya yang dapat dikurangkan
4. Ekspor file PDF/Excel beserta dokumen asli yang discan

Langkah 6: Penyimpanan dan Akses

Semua dokumen disimpan secara elektronik dengan:

• Periode penyimpanan: Minimal 10 tahun (sesuai peraturan hukum)
• Enkripsi: Keamanan tingkat bank
• Pencarian: Berdasarkan berbagai kriteria (tanggal, jumlah, pihak penerima, jenis biaya)
• Pencadangan: Otomatis setiap hari

Manfaat Penggunaan

• Kepatuhan 100% terhadap peraturan dokumen pembayaran non-tunai sejak 2026
• Memaksimalkan biaya yang dapat dikurangkan saat menghitung pajak, mengurangi PPh terutang secara sah
• Menghemat 70% waktu rekonsiliasi, penyusunan laporan dibandingkan cara manual
• Transparansi keuangan, menghindari risiko audit pajak karena kekurangan dokumen
• Memahami arus kas bisnis secara real-time, mendukung pengambilan keputusan yang tepat waktu

Catatan Penting

Tentang Klasifikasi Pemilik Usaha

Pemilik Usaha Kelompok 3 (pendapatan di atas 3 miliar/tahun) wajib menerapkan metode pengakuan sejak tahun 2026. Ini berarti:

• Harus melaporkan pendapatan dan biaya secara lengkap (tidak lagi berlaku tarif % seperti metode perkiraan)
• Harus memiliki faktur dan dokumen lengkap untuk setiap pengeluaran
• Hanya biaya yang memiliki dokumen pembayaran non-tunai yang dapat dicatat

Tentang Tanggung Jawab Tanpa Batas

Perhatian khusus: Pemilik usaha bertanggung jawab tanpa batas dengan seluruh hartanya. Oleh karena itu:

• Semua rekening bank (pribadi + bisnis) dianggap sebagai sumber pendapatan pemilik usaha
• Perlu pemisahan yang jelas antara transaksi bisnis dan pribadi
• Dianjurkan untuk membuka rekening terpisah untuk kegiatan bisnis

Tentang Batasan Pemilik Usaha

• Satu individu hanya dapat mendirikan 01 (satu) pemilik usaha tunggal
• Tidak boleh secara bersamaan menjadi pemilik perusahaan perseorangan
• Tidak boleh menjadi anggota kemitraan dari firma kemitraan

Dengan GTG CRM, pengelolaan dokumen pembayaran non-tunai menjadi sederhana, akurat, dan 100% patuh terhadap peraturan hukum. Mulailah bersiap dari sekarang untuk perubahan sejak tahun 2026!