Mulai tahun 2026, sesuai dengan Keputusan 3389, rumah tangga usaha di Grup 3 (pendapatan melebihi 3 miliar VND/tahun) harus memenuhi kewajiban pajaknya dengan menggunakan metode deklarasi dan memenuhi persyaratan yang lebih ketat terkait pengelolaan dokumen. Secara khusus, pengelolaan dokumen pembayaran non-tunai bukan hanya persyaratan wajib tetapi juga prasyarat untuk pengurangan pajak dan pengakuan pengeluaran yang wajar .

Berdasarkan Keputusan 01/2021, usaha rumah tangga adalah organisasi yang didirikan oleh individu atau anggota rumah tangga dan bertanggung jawab tanpa batas atas seluruh asetnya . Ini berarti bahwa semua pendapatan – baik dari rekening pribadi maupun bisnis – dianggap sebagai pendapatan rumah tangga. Oleh karena itu, memisahkan dan mengelola dokumen pembayaran non-tunai menjadi sangat penting untuk memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap hukum pajak.

Fitur utama

• Pengelolaan terpusat dokumen pembayaran untuk transfer bank, kartu, dan dompet elektronik.
• Pencarian cepat berdasarkan periode waktu, metode pembayaran, dan jumlah.
• Simpan dokumen elektronik dengan aman, sehingga mudah diakses saat dibutuhkan.
• Rekonsiliasi otomatis dengan catatan akuntansi dan laporan pajak.
• Peringatan: Dokumen yang diperlukan hilang untuk transaksi yang melebihi ambang batas yang ditentukan.
• Laporan statistik terperinci per bulan, triwulan, dan tahun untuk keperluan penyelesaian pajak.
• Keamanan tinggi dengan kontrol akses dan pencadangan otomatis.

Panduan pengguna terperinci

Langkah 1: Membuka rekening bank bisnis

Seperti yang telah disebutkan, karena usaha perseorangan bertanggung jawab tanpa batas dengan menggunakan seluruh asetnya, membuka rekening terpisah untuk operasional bisnis merupakan langkah awal yang sangat penting.

1. Akses modul Manajemen Dokumen di GTG CRM.
2. Pilih Pengaturan → Rekening Bank
3. Masukkan informasi berikut: Nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening.
4. Tandai akun ini sebagai "Akun Bisnis Utama"

Langkah 2: Hubungkan sumber data pembayaran.

GTG CRM mendukung sinkronisasi otomatis dari berbagai sumber:

1. Hubungkan ke Internet Banking : Masukkan kunci API Anda atau hubungkan melalui Open Banking.
2. Hubungkan dompet elektronik : MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Impor file laporan bank : Mendukung format Excel dan PDF dari bank.

Setelah terhubung, sistem secara otomatis menyinkronkan riwayat transaksi dan memperbaruinya secara real-time.

Langkah 3: Merekam dan mengklasifikasikan dokumen

Untuk setiap transaksi pembayaran non-tunai, lakukan hal berikut:

1. Pilih transaksi dari daftar transaksi yang disinkronkan secara otomatis.
2. Klasifikasi : Biaya Bisnis, Biaya Pribadi, Pendapatan
3. Lampirkan dokumen yang relevan : Faktur, kontrak, kwitansi (unggah gambar/PDF)
4. Catatan : Tujuan pembayaran, pihak terkait

Catatan penting : Sesuai peraturan, hanya pengeluaran dengan dokumentasi pembayaran non-tunai yang lengkap yang memenuhi syarat untuk dikurangkan saat menghitung pajak penghasilan pribadi dari kegiatan usaha.

Langkah 4: Rekonsiliasi dengan catatan akuntansi.

Sistem rekonsiliasi otomatis antara:

• Voucher pembayaran non-tunai
• Buku kas
• Buku Besar Pengeluaran dan Pendapatan
• Formulir pengembalian pajak

Jika ditemukan ketidaksesuaian, sistem akan segera mengeluarkan peringatan agar penyesuaian dapat dilakukan dengan segera.

Langkah 5: Buat laporan untuk otoritas pajak.

Saat Anda perlu mengajukan SPT pajak atau menyelesaikan pembukuan:

1. Akses Laporan → Laporan Bukti Pembayaran
2. Pilih periode pelaporan: Bulanan, Triwulanan, Tahunan
3. Pilih jenis laporan: Daftar rinci transaksi non-tunai; Laporan ringkasan berdasarkan entitas; Laporan pengeluaran yang dapat dikurangkan
4. Ekspor file PDF/Excel beserta dokumen asli yang dipindai.

Langkah 6: Penyimpanan dan pengambilan

Semua dokumen disimpan secara elektronik dengan:

• Jangka waktu penyimpanan : Minimal 10 tahun (sebagaimana dipersyaratkan oleh hukum)
• Enkripsi : Keamanan setingkat bank
• Pencarian : Berdasarkan beberapa kriteria (tanggal, jumlah, penerima, jenis pengeluaran)
• Pencadangan : Otomatis setiap hari

Manfaat penggunaan

• Kepatuhan 100% terhadap peraturan tentang dokumen pembayaran non-tunai mulai tahun 2026.
• Memaksimalkan pengeluaran yang dapat dikurangkan akan mengurangi pajak penghasilan pribadi yang wajib dibayar secara hukum.
• Menghemat 70% waktu yang dihabiskan untuk rekonsiliasi dan pembuatan laporan dibandingkan dengan metode manual.
• Transparansi keuangan membantu menghindari risiko audit pajak karena kurangnya dokumentasi.
• Pantau arus kas bisnis secara real-time, mendukung pengambilan keputusan yang tepat waktu.

Catatan penting

Mengenai klasifikasi usaha rumah tangga

Usaha rumah tangga di Grup 3 (pendapatan melebihi 3 miliar VND/tahun) wajib menerapkan metode deklarasi mulai tahun 2026. Artinya:

• Pendapatan dan pengeluaran harus dilaporkan secara lengkap (metode berbasis persentase yang digunakan sebelumnya tidak lagi berlaku).
• Semua pengeluaran harus didokumentasikan sepenuhnya dengan faktur dan tanda terima.
• Hanya pengeluaran dengan dokumentasi pembayaran non-tunai yang akan dicatat.

Mengenai tanggung jawab tak terbatas

Catatan khusus: Usaha perseorangan bertanggung jawab tanpa batas menggunakan seluruh asetnya . Oleh karena itu:

• Semua rekening bank (pribadi dan bisnis) dianggap sebagai sumber pendapatan rumah tangga.
• Perlu ada perbedaan yang jelas antara transaksi bisnis dan transaksi pribadi.
• Anjurkan pembukaan rekening terpisah untuk kegiatan bisnis.

Mengenai batasan pada usaha rumahan.

• Seseorang hanya diperbolehkan mendirikan satu usaha perseorangan.
• Seseorang tidak bisa sekaligus menjadi pemilik bisnis swasta.
• Tidak diperbolehkan menjadi mitra umum dalam perusahaan kemitraan.

Dengan GTG CRM, pengelolaan dokumen pembayaran non-tunai menjadi mudah, akurat, dan 100% sesuai dengan peraturan hukum. Mulailah mempersiapkan diri sekarang untuk siap menghadapi perubahan mulai tahun 2026!