À compter de 2026, conformément à la décision 3389, les entreprises du groupe 3 (dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 3 milliards de VND) devront s'acquitter de leurs obligations fiscales par déclaration et respecter des conditions plus strictes en matière de gestion documentaire. En particulier, la gestion des justificatifs de paiement non monétaire est non seulement obligatoire, mais également une condition préalable à la déduction fiscale et à la comptabilisation des dépenses raisonnables .

Conformément au décret 01/2021, une entreprise familiale est une organisation créée par une personne physique ou les membres d'un même foyer et est responsable sans limitation sur l'ensemble de ses biens . Cela signifie que tous les revenus, qu'ils proviennent de comptes personnels ou professionnels, sont considérés comme des revenus du foyer. Par conséquent, la séparation et la gestion des justificatifs de paiement non monétaires revêtent une importance capitale afin de garantir la transparence et le respect de la législation fiscale.

Caractéristiques principales

• Gestion centralisée des documents de paiement pour les virements bancaires, les cartes et les portefeuilles électroniques.
• Recherche rapide par période, mode de paiement et montant.
• Stockez vos documents électroniques en toute sécurité, de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles en cas de besoin.
• Rapprochement automatisé avec les documents comptables et les déclarations fiscales.
• Avertissement : Documentation requise manquante pour les transactions dépassant le seuil spécifié.
• Rapports statistiques détaillés par mois, trimestre et année à des fins de règlement fiscal.
• Haute sécurité avec contrôle d'accès et sauvegarde automatique.

Manuel d'utilisation détaillé

Étape 1 : Ouvrir un compte bancaire professionnel

Comme indiqué précédemment, étant donné que les entreprises individuelles sont responsables sans limite sur l'ensemble de leurs actifs, l'ouverture d'un compte séparé pour les opérations commerciales constitue une première étape cruciale.

1. Accédez au module de gestion documentaire dans GTG CRM.
2. Sélectionnez Paramètres → Comptes bancaires
3. Veuillez saisir les informations suivantes : nom de la banque, numéro de compte, nom du titulaire du compte.
4. Marquer ce compte comme « Compte professionnel principal »

Étape 2 : Connectez la source de données de paiement.

GTG CRM prend en charge la synchronisation automatique à partir de plusieurs sources :

1. Connexion aux services bancaires en ligne : Saisissez votre clé API ou connectez-vous via Open Banking.
2. Connectez vos portefeuilles électroniques : MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Importer les fichiers de relevés bancaires : Prend en charge les formats Excel et PDF fournis par la banque.

Une fois connecté, le système synchronise automatiquement l'historique des transactions et le met à jour en temps réel.

Étape 3 : Enregistrer et classer les documents

Pour chaque transaction de paiement sans espèces, procédez comme suit :

1. Sélectionnez une transaction dans la liste des transactions synchronisées automatiquement.
2. Classification : Dépenses professionnelles, Dépenses personnelles, Revenus
3. Joindre les documents pertinents : factures, contrats, reçus (téléverser des images/PDF)
4. Note : Objet du paiement, parties concernées

Note importante : Conformément à la réglementation, seules les dépenses accompagnées d'une documentation complète de paiement non monétaire sont déductibles lors du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques provenant d'activités commerciales.

Étape 4 : Rapprochement avec les documents comptables.

Système de rapprochement automatisé entre :

• Bons de paiement non monétaires
• Livre de caisse
• Grand livre des dépenses et des recettes
• formulaire de déclaration de revenus

En cas d'anomalie détectée, le système émettra immédiatement un avertissement afin que des ajustements puissent être effectués rapidement.

Étape 5 : Générer le rapport destiné aux autorités fiscales.

Lorsque vous devez produire des déclarations de revenus ou régler des comptes :

1. Accéder aux rapports → Rapports de justificatifs de paiement
2. Sélectionnez la période de reporting : mensuelle, trimestrielle, annuelle
3. Sélectionnez le type de rapport : Liste détaillée des transactions non monétaires ; Rapport de synthèse par entité ; Rapport des dépenses déductibles
4. Exporter les fichiers PDF/Excel ainsi que les documents originaux numérisés.

Étape 6 : Stockage et récupération

Tous les documents sont stockés électroniquement avec :

• Durée de stockage : Minimum 10 ans (conformément à la loi)
• Cryptage : Sécurité de niveau bancaire
• Recherche : Par critères multiples (date, montant, destinataire, type de dépense)
• Sauvegarde : Automatique quotidienne

Avantages de l'utilisation

• Conformité totale avec la réglementation relative aux documents de paiement sans espèces à partir de 2026.
• Maximiser les dépenses déductibles permet de réduire l'impôt sur le revenu personnel légalement payable.
• Économisez 70 % du temps consacré au rapprochement et à la génération de rapports par rapport aux méthodes manuelles.
• La transparence financière permet d'éviter le risque de contrôles fiscaux dus à un manque de documents.
• Suivez les flux de trésorerie de votre entreprise en temps réel, facilitant ainsi la prise de décisions rapides.

Note importante

Concernant la classification des entreprises à domicile

Les entreprises familiales du groupe 3 (chiffre d'affaires supérieur à 3 milliards de VND/an) doivent appliquer la méthode de déclaration à partir de 2026. Cela signifie :

• Les recettes et les dépenses doivent être intégralement déclarées (la méthode basée sur les pourcentages utilisée précédemment n'est plus applicable).
• Toutes les dépenses doivent être dûment justifiées par des factures et des reçus.
• Seules les dépenses justifiées par un paiement autre qu'en espèces seront enregistrées.

Concernant la responsabilité illimitée

Note importante : Les entreprises individuelles sont responsables sans limitation sur l’ensemble de leurs actifs . Par conséquent :

• Tous les comptes bancaires (personnels et professionnels) sont considérés comme des sources de revenus du ménage.
• Il convient d'établir une distinction claire entre les transactions commerciales et les transactions personnelles.
• Encouragez l'ouverture de comptes séparés pour les activités professionnelles.

Concernant les limites imposées aux entreprises à domicile.

• Une personne ne peut créer qu'une seule entreprise individuelle.
• On ne peut pas être simultanément propriétaire d'une entreprise privée.
• Il n'est pas autorisé à être associé commandité dans une société en nom collectif.

Avec GTG CRM, la gestion des documents de paiement sans espèces devient simple, précise et 100 % conforme à la réglementation. Préparez-vous dès maintenant pour être prêt aux changements à partir de 2026 !