Gestion des justificatifs de paiement sans espèces pour les entreprises du Groupe 3

À partir de 2026, conformément à la décision 3389, les entreprises individuelles du groupe 3 (chiffre d'affaires supérieur à 3 milliards de VND/an) devront s'acquitter de leurs obligations fiscales selon la méthode de déclaration et satisfaire à des conditions plus strictes en matière de gestion des justificatifs. En particulier, la gestion des justificatifs de paiement non monétaire ne sera pas seulement une exigence obligatoire, mais aussi une condition préalable pour pouvoir déduire les taxes et enregistrer les dépenses déductibles.

Conformément au décret 01/2021, une entreprise individuelle est une organisation créée par un individu ou les membres d'une famille et responsable de manière illimitée avec l'intégralité de ses biens. Cela signifie que toutes les sources de revenus – qu'elles proviennent d'un compte personnel ou d'un compte professionnel – sont considérées comme des revenus de l'entreprise. Par conséquent, la séparation et la gestion des justificatifs de paiement non monétaire deviennent extrêmement importantes pour garantir la transparence et la conformité à la législation fiscale.

Fonctionnalités clés

• Gestion centralisée des justificatifs de paiement par virement, carte, portefeuille électronique
• Recherche rapide par période, partie payante, montant
• Stockage sécurisé de justificatifs électroniques, facile à retrouver en cas de besoin
• Rapprochement automatique avec les livres comptables et les déclarations fiscales
• Alerte en cas de manque de justificatifs obligatoires pour les transactions dépassant le seuil réglementaire
• Rapports statistiques détaillés par mois, trimestre, année pour le règlement fiscal
• Haute sécurité avec gestion des droits d'accès et sauvegarde automatique

Instructions d'utilisation détaillées

Étape 1 : Configuration du compte bancaire professionnel

Comme mentionné, étant donné que l'entreprise individuelle est responsable de manière illimitée avec l'intégralité de ses biens, l'ouverture d'un compte séparé pour les activités professionnelles est la première étape importante.

1. Accédez au module Gestion des justificatifs sur GTG CRM
2. Sélectionnez Configuration → Comptes bancaires
3. Entrez les informations : Nom de la banque, numéro de compte, titulaire du compte
4. Cochez cette option : "Compte professionnel principal"

Étape 2 : Connexion des sources de données de paiement

GTG CRM prend en charge la synchronisation automatique à partir de plusieurs sources :

1. Connexion Internet Banking : Entrez la clé API ou connectez-vous via Open Banking
2. Connexion aux portefeuilles électroniques : MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Importation de relevés de compte : Prend en charge les formats Excel, PDF de la banque

Après la connexion, le système synchronise automatiquement l'historique des transactions et met à jour en temps réel.

Étape 3 : Enregistrement et classification des justificatifs

Pour chaque transaction de paiement non monétaire, effectuez les actions suivantes :

1. Sélectionnez la transaction dans la liste de synchronisation automatique
2. Classification : Dépenses professionnelles, Dépenses personnelles, Revenus
3. Joindre les justificatifs associés : Factures, contrats, reçus (télécharger image/PDF)
4. Notes : Objet du paiement, partie concernée

Note importante : Conformément à la réglementation, seuls les paiements accompagnés de tous les justificatifs de paiement non monétaire peuvent être enregistrés comme dépenses déductibles lors du calcul de l'impôt sur le revenu des professionnels.

Étape 4 : Rapprochement avec les livres comptables

Le système rapproche automatiquement les éléments suivants :

• Justificatifs de paiement non monétaire
• Caisse
• Livre des dépenses et revenus
• Tableau de déclaration fiscale

Si des écarts sont constatés, le système alertera immédiatement pour une correction rapide.

Étape 5 : Génération de rapports pour l'administration fiscale

Lorsque vous devez soumettre des documents fiscaux ou effectuer un règlement :

1. Accédez à Rapports → Rapports sur les justificatifs de paiement
2. Sélectionnez la période de rapport : Mois, Trimestre, Année
3. Sélectionnez le type de rapport : Tableau détaillé des transactions non monétaires ; Rapport agrégé par partie ; Rapport des dépenses déductibles
4. Exportez le fichier PDF/Excel avec les scans des justificatifs originaux

Étape 6 : Stockage et récupération

Tous les justificatifs sont stockés électroniquement avec :

• Durée de conservation : Minimum 10 ans (conformément à la loi)
• Chiffrement : Sécurité de niveau bancaire
• Recherche : Selon plusieurs critères (date, montant, partie, type de dépense)
• Sauvegarde : Automatique quotidienne

Avantages de l'utilisation

• Conformité à 100% aux réglementations sur les justificatifs de paiement non monétaire à partir de 2026
• Maximisation des dépenses déductibles pour le calcul de l'impôt, réduction légale de l'impôt sur le revenu à payer
• Gain de temps de 70% pour le rapprochement et l'établissement des rapports par rapport au travail manuel
• Transparence financière, évitement des risques d'inspection fiscale dus au manque de justificatifs
• Suivi des flux de trésorerie d'entreprise en temps réel, aide à la prise de décisions rapides

Remarques importantes

Concernant la classification des entreprises individuelles

Les entreprises individuelles du groupe 3 (chiffre d'affaires supérieur à 3 milliards/an) devront appliquer la méthode de déclaration à partir de 2026. Cela signifie :

• Il faudra déclarer intégralement les revenus et les dépenses (le taux de pourcentage comme dans la méthode forfaitaire ne s'appliquera plus)
• Il faudra disposer de factures et justificatifs complets pour toutes les dépenses
• Seules les dépenses avec des justificatifs de paiement non monétaire seront enregistrées

Concernant la responsabilité illimitée

Attention particulière : Les entreprises individuelles sont responsables de manière illimitée avec l'intégralité de leurs biens. Par conséquent :

• Tous les comptes bancaires (personnels + professionnels) seront considérés comme des sources de revenus de l'entreprise
• Il faudra distinguer clairement entre les transactions professionnelles et personnelles
• Il est recommandé d'ouvrir un compte séparé pour les activités professionnelles

Concernant les limites des entreprises individuelles

• Un individu ne peut créer qu'une seule entreprise individuelle
• Ne peut pas être simultanément propriétaire d'une entreprise privée
• Ne peut pas être membre associé d'une société en commandite

Avec GTG CRM, la gestion des justificatifs de paiement non monétaire devient simple, précise et 100% conforme aux réglementations légales. Préparez-vous dès maintenant pour les changements à venir à partir de 2026 !