この記事では、GTG CRMを使用して電子請求書（e-invoice）を生成する方法について、初期設定から日々の請求書生成、エラー処理まで、詳細な手順を追って解説します。

ステップ0：開始前の準備

電子請求書を発行する前に、以下のものを準備する必要があります。

ステップ1：ビジネス情報の設定

GTG CRMにログイン →設定→ビジネス情報：

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会社名：ABC株式会社

納税者番号：0123456789

住所：123 Nguyen Van A Street、1区、ホーチミン市

電話番号：028 1234 5678

メールアドレス：info@abc.com.vn

代表者：グエン・ヴァン・A

「`」

ステップ2：請求書テンプレートを設定する

請求書管理→テンプレート設定に移動してください。

1. 請求書の種類を選択してください：

• 付加価値税請求書（税率5％、8％、10％）
• 売上請求書（消費税を除く）

1. 表示テンプレートを選択してください：

• 会社ロゴ
• フッター情報
• デフォルトのメモ

1. 請求書記号を設定する：

• 表記例：1C24TAA（例）
• システムは自動的に連番の請求書番号を生成します。

ステップ3：請求書を手動で発行する

方法1：新しい請求書を作成する

1. 請求書→新規作成
2. 購入者情報を入力してください：

• 会社名／個人名
• 納税者番号（事業者の場合）
• 住所

1. 商品・サービスを追加する：

• 製品名
• 測定単位
• 量
• 単価
• 税率（0%、5%、8%、10%）

1. 合計金額を確認してください
2. 「請求書に署名して発行する」をクリックしてください。
3. トークン/USBを使用したデジタル署名
4. 請求書は（電子請求書にコードが付いている場合）税務当局に送付され、顧客には電子メールで送信されます。

方法2：注文に基づいて請求書を発行する。

1. 注文へ移動 → 完了した注文を選択
2. 「請求書発行」をクリックしてください。
3. システムが自動的に注文情報を入力します。

• 購入者情報（CRMより）
• 商品一覧（注文内容より）
• 合計金額

1. 確認 → 署名してエクスポート

ステップ4：請求書を自動生成する

システムが電子請求書を自動的に生成するように自動化を設定します。

「`」

トリガー：注文ステータスが「完了」に変更される

↓

手順1：電子請求書を作成する（注文情報を使用）

↓

アクション2：自動的に署名する（HSM証明書が利用可能な場合）

↓

行動3：税務当局に提出する

↓

アクション4：顧客にメールを送信する（請求書のPDFファイルを添付）。

「`」

注：自動デジタル署名には、通常のUSBトークンとは異なるHSM（ハードウェアセキュリティモジュール）証明書が必要です。アップグレードについては、証明書プロバイダーにお問い合わせください。

ステップ5：請求書を一括発行する

複数の請求書を同時に発行する必要がある場合：

1. 「注文」 →「複数の注文を選択」（チェックボックスにチェックを入れる）
2. 「請求書を一括発行する」をクリックしてください。
3. システムは選択されたすべての注文に対して請求書を生成します。
4. 請求書の一覧を確認する
5. 署名とエクスポートすべて

ステップ6：エラー処理

氏名／住所が間違っている請求書（ただし、納税者番号と金額は正しい）：

1. 修正が必要な請求書を入力してください。
2. 「エラーを報告する」を選択してください。
3. システムは税務当局に通知を送信します。
4. 新しい請求書を発行する必要はありません。

納税者番号（MST）、金額、税率が誤っている請求書：

1. 修正が必要な請求書を入力してください。
2. 「交換請求書の発行」または「調整請求書の発行」を選択してください。
3. 正しい情報を入力してください。
4. 新しい請求書に署名して発行する。
5. 古い請求書には「交換／調整済み」と記載されています。

請求書をキャンセルする：

1. 請求書を選択 → 「請求書をキャンセル」
2. キャンセル理由を入力してください
3. システムは税務当局にキャンセル通知を送信します。

ステップ7：報告と管理

請求書ダッシュボードの提供：

• 発行済み請求書の総数（日別／月別／年別）
• 請求書からの総収益
• ステータス別請求書一覧（発行済み、キャンセル済み、調整済み）
• Excel/PDF形式でエクスポートして、会計士に送付してください。

結論する ＃＃＃

GTG CRMの電子請求書機能は、ビジネス情報の設定、請求書の作成、電子署名、税務当局への提出、そして後々の管理と取得まで、プロセス全体を簡素化します。注文、製品、顧客データとの直接的な連携により、請求書を迅速に作成し、手作業によるデータ入力を削減し、エラーを最小限に抑えることができます。

自動化と組み合わせることで、企業は注文完了→請求書作成→電子署名→顧客への送信といった一連のプロセスを自動化できます。これにより、時間の節約、規制遵守の確保、そして日々の業務における請求書管理の明確化と容易化が実現します。

よくある質問

Q：請求書を1枚発行するには、いくつのクレジットが必要ですか？

A：電子請求書の発行費用は、選択するパッケージによって異なります。ベーシックパッケージ（月額199,000クレジット、80,000クレジット）では、毎月数千件の請求書を発行できます。

Q：外貨建ての請求書に対応していますか？

A：はい。GTG CRMは、ベトナムドン（VND）および為替レートを適用した外貨（米ドル、ユーロなど）での請求書発行に対応しています。

Q：インターネットがダウンしたらどうなりますか？

A：電子請求書を税務当局に送信するには、インターネット接続が必要です。請求書の草案はオフラインで作成し、インターネットに接続できるようになった時点で署名して発行することができます。

Q：顧客はどのようにして請求書を受け取りますか？

A：メール（PDF添付）で確認するか、請求書に記載されている検索コードを使ってオンラインで調べてください。