この記事では、GTG CRM を使用して電子請求書（e-invoice）を発行する詳細なステップバイステップガイドを紹介します。初期設定から日常的な請求書発行、エラー処理までを網羅しています。

ステップ 0：開始前の準備

e-invoice を発行する前に、以下の準備が必要です。

項目 説明
✅ 税務登録番号の申請 納税者番号（個人または法人）を取得していること
✅ 税務当局へのe-invoice登録 管轄の税務署でe-invoiceの使用を登録していること
✅ 電子証明書（トークン/USB署名） 請求書への電子署名に使用
✅ GTG CRMアカウント gtgcrm.com で登録

ステップ 1：企業情報のセットアップ

GTG CRM にログイン → 設定 → 企業情報：

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企業名：ABC 有限会社

税務登録番号：0123456789

住所：123 Nguyễn Văn A, Quận 1, TP.HCM

電話番号：028 1234 5678

メールアドレス：info@abc.com.vn

代表者：Nguyễn Văn A

```

ステップ 2：請求書テンプレートの設定

請求書管理 → テンプレート設定 へ移動：

  1. 請求書の種類を選択：
  • VAT請求書（税率 5%、8%、10%）
  • 販売請求書（VATなし）
  1. 表示テンプレートを選択：
  • 企業ロゴ
  • フッター情報
  • デフォルトの注釈
  1. 請求書記号の設定：
  • テンプレート記号：1C24TAA (例)
  • システムは連続した請求書番号を自動生成します

ステップ 3：請求書の手動発行

方法 1：新規請求書を作成

  1. 請求書 → 新規作成 へ移動
  2. 購入者情報の入力：
  • 会社名 / 個人名
  • 税務登録番号（法人の場合）
  • 住所
  1. 商品/サービスの追加：
  • 商品名
  • 単位
  • 数量
  • 単価
  • 税率（0%、5%、8%、10%）
  1. 合計金額の確認
  2. 「署名＆請求書発行」をクリック
  3. トークン/USBで電子署名
  4. 請求書は税務当局に送信され（コード付きe-invoiceの場合）、メールで顧客に送信されます
新規請求書の作成

方法 2：注文から請求書を発行

  1. 注文 → 完了した注文を選択
  2. 「請求書発行」をクリック
  3. システムは注文情報から自動入力します：
  • 購入者情報（CRMから）
  • 商品リスト（注文から）
  • 合計金額
  1. 確認 → 署名＆発行
注文完了時に自動で請求書を発行

ステップ 4：請求書の自動発行（Automation）

システムが自動でe-invoiceを発行するように自動化を設定します：

```

トリガー：注文ステータスが「完了」に変わる

↓

アクション 1：電子請求書を作成（注文情報から）

↓

アクション 2：自動署名（HSM証明書がある場合）

↓

アクション 3：税務当局へ送信

↓

アクション 4：顧客へメール送信（請求書PDF添付）

```

注意：自動署名には、通常のUSBトークンとは異なる HSM（Hardware Security Module）形式の電子証明書が必要です。証明書プロバイダーに連絡してアップグレードしてください。

ステップ 5：請求書のバッチ発行

一度に複数の請求書を発行する必要がある場合：

  1. 注文 → 複数の注文を選択（チェックボックスにチェック）
  2. 「一括請求書発行」をクリック
  3. システムは選択したすべての注文に対して請求書を作成します
  4. 請求書リストを確認
  5. すべて署名＆発行

ステップ 6：エラー処理

請求書の名前/住所の間違い（税務登録番号と金額は正しい場合）：

  1. 修正が必要な請求書に移動
  2. 「エラー通知」を選択
  3. システムは税務当局に通知を送信します
  4. 新しい請求書を発行する必要はありません

請求書の税務登録番号、金額、税率の間違い：

  1. 修正が必要な請求書に移動
  2. 「代替請求書発行」または「修正請求書発行」を選択
  3. 正しい情報を入力
  4. 新しい請求書に署名＆発行
  5. 古い請求書は「代替/修正済み」とマークされます

請求書のキャンセル：

  1. 請求書を選択 → 「請求書キャンセル」
  2. キャンセルの理由を入力
  3. システムは税務当局にキャンセル通知を送信します

ステップ 7：レポートと管理

請求書ダッシュボードでは、以下を提供します：

  • 発行済み請求書の総数（日/月/年別）
  • 請求書からの総収益
  • ステータス別請求書（発行済み、キャンセル済み、修正済み）
  • 会計担当者への送信用にExcel/PDFでエクスポート

結論

GTG CRM を使用した電子請求書の発行は、企業情報のセットアップ、請求書の作成、電子署名、税務当局への送信、およびその後の管理と検索まで、プロセス全体を簡素化するように設計されています。注文、商品、顧客データと直接連携できるため、請求書を迅速に作成し、手動入力を削減し、エラーを制限できます。

自動化と組み合わせることで、企業は自動化されたプロセスを設定することもできます。注文完了 → 請求書作成 → 電子署名 → 顧客への送信。これにより、時間の節約、規制遵守の確保、および日常のビジネス活動における請求書管理の明確化と制御が容易になります。

FAQ

Q：請求書を1件発行するためにいくらクレジットが必要ですか？

A：e-invoice 発行の費用は、利用プランによって異なります。ベーシックプラン（月額 199,000 ドン、80,000 クレジット）では、月あたり数千件の請求書を発行できます。

Q：外貨での請求書発行はサポートされていますか？

A：はい。GTG CRM は、ベトナムドンおよび外貨（USD、EUR など）での請求書発行を、換算レートとともにサポートしています。

Q：インターネット接続がない場合はどうなりますか？

A：e-invoice は、税務当局に送信するためにインターネット接続が必要です。オフライン時に請求書の下書き（draft）を作成し、インターネット接続があるときに署名＆発行することができます。

Q：顧客はどのように請求書を受け取りますか？

A：メール（添付のPDF）または請求書に記載された検索コードを使用してオンラインで検索することで受け取れます。