لا تقتصر المبيعات الفعّالة على مجرد امتلاك منتج جيد وعملاء محتملين. فبالنسبة لتجار التجزئة وأصحاب المتاجر الإلكترونية والشركات الصغيرة اليوم، تُعدّ إدارة العملية برمتها، بدءًا من توريد البضائع وإدارة المخزون وإنشاء الطلبات وصولًا إلى إصدار الفواتير، تحديًا كبيرًا. ويزداد هذا التحدي صعوبةً عند العمل عبر قنوات متعددة مثل Shopee وTikTok Shop وLazada وFacebook أو حتى موقعك الإلكتروني الخاص، مما يجعل إدارة المخزون ومعالجة الطلبات أكثر تعقيدًا.

صُمم نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM لمعالجة هذه المشكلات بشكل شامل. يوفر النظام ثلاث مجموعات رئيسية من الميزات: المبيعات، وإدارة المخزون، والمحاسبة، مما يساعدك على تحسين جميع عملياتك التجارية. بدءًا من إنشاء المخزون، وإدارة المنتجات، وإنشاء صور مبيعات احترافية، واستلام الطلبات تلقائيًا من قنوات متعددة، ومعالجة الطلبات، وصولًا إلى إصدار الفواتير، كل ذلك مُدمج في منصة واحدة. هذا لا يوفر لك الوقت فحسب، بل يقلل أيضًا من الأخطاء.

سترشدك هذه المقالة خطوة بخطوة للبدء في البيع على نظام إدارة علاقات العملاء GTG، بدءًا من الإعداد الأولي وحتى إدارة الطلبات بفعالية.

الخطوة الأولى: إنشاء مستودع

قبل البدء بالبيع، أنت بحاجة إلى مكان لتخزين منتجاتك. في نظام إدارة علاقات العملاء GTG، لا يقتصر دور المستودع على إدارة المخزون فحسب، بل يشمل أيضًا استلام شركات الشحن للطلبات وتوصيلها إلى العملاء. يمكن أن يمتلك المتجر عدة مستودعات حسب حجم أعماله.

لإنشاء مستودع جديد، قم بالوصول إلى قائمة إدارة المستودعات في شريط القوائم الأيسر، ثم انقر فوق زر إنشاء جديد .

يجب عليك ملء المعلومات التالية:

• اسم المستودع: اختر اسمًا يسهل تذكره ويعكس بدقة نوع المنتجات أو الموقع. على سبيل المثال: "مستودع الملابس"، "مستودع الإكسسوارات"، أو "مستودع فرع هانوي".
• رمز المستودع: يمكن للنظام إنشاء رمز تلقائيًا، أو يمكنك تعيين رمزك الخاص لتسهيل الإدارة.
• الحالة: حدد "نشط" حتى يكون المستودع جاهزًا للاستخدام الفوري.
• اسم الشخص المسؤول: أدخل اسم موظف المستودع أو الشخص المسؤول عن هذا المستودع.
• رقم الهاتف: هذا الرقم مطلوب حتى يتمكن الشاحن من الاتصال بك عندما يأتي لاستلام البضائع.
• البريد الإلكتروني: غير مطلوب، ولكن يُنصح به لتلقي الإشعارات.
• عنوان المستودع: هذه معلومات بالغة الأهمية. يجب عليك إدخال العنوان الكامل، بما في ذلك المدينة والمنطقة/المحافظة والرمز البريدي، لأن هذا هو المكان الذي سيستلم منه الشاحن البضائع.

بعد إدخال جميع المعلومات، انقر على "حفظ" . أصبح لديك الآن مستودعك الأول في النظام. يمكنك إنشاء المزيد من المستودعات إذا كنت تعمل في مواقع متعددة، أو تصنيف المنتجات في مستودعات منفصلة.

انظر أيضًا: إدارة أسهل للمخزون مع ميزات من GTG CRM

الخطوة الثانية: إنشاء المنتج

بعد إنشاء المستودع، تتمثل الخطوة التالية في إضافة المنتجات إلى النظام. ادخل إلى مركز المنتجات من القائمة الموجودة على اليسار، ثم انقر فوق "إنشاء جديد" .

عند إنشاء منتج، يجب مراعاة المعلومات التالية:

• أسماء المنتجات: استخدم أسماءً واضحة وسهلة الفهم. على سبيل المثال: "بنطال ميكي"، "تيشيرت رجالي برقبة دائرية"، "فستان ماكسي مزهر".
• رمز المنتج (SKU): هو مُعرّف فريد وهام للغاية للمنتج. يُساعد رمز المنتج النظام على التعرّف على المنتج نفسه عبر قنوات البيع المختلفة. إذا كنت تبيع المنتج نفسه على منصات Shopee وTikTok وLazada وFacebook وموقعك الإلكتروني، فتأكد من أن رمز المنتج هو نفسه في جميع القنوات حتى يتمكن النظام من مزامنة المخزون تلقائيًا.
• نوع المنتج: حدد نوع المنتج المناسب من القائمة المتاحة.

بعد إدخال جميع المعلومات المتعلقة بوصف المنتج والسعر والصور وتفاصيل المخزون، انقر فوق "حفظ" لإكمال العملية.

الخطوة 3: إنشاء صور مبيعات احترافية

من أبرز ميزات نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM قدرته على إنشاء صور مبيعات احترافية باستخدام قوالب جاهزة. فبدلاً من توظيف مصمم أو تعديل كل صورة على حدة، يمكنك استخدام هذه الأداة لإنشاء سلسلة من صور المبيعات الجذابة في دقائق معدودة.

الخطوات التي يجب اتباعها:

1. ادخل إلى صفحة المنتج التي تريد إنشاء صور المبيعات فيها.
2. اختر إما ميزة "إنشاء صور المبيعات" أو ميزة "التسويق".
3. اختر صورة نموذجية (قالب) تتناسب مع نمط المنتج.
4. قم بتحميل صور المنتج - سيقوم النظام بدمجها تلقائيًا في القالب.
5. تخصيص المعلومات: اسم المنتج، السعر، العرض الترويجي، الشعار.
6. قم بمعاينة الصورة النهائية وتنزيلها.

الخطوة الرابعة: إدارة المخزون ومراقبة الموردين

لضمان توفر البضائع في المخزون، يجب طلبها من الموردين. أنشئ معلومات الموردين في النظام لإدارة المخزون بشكل احترافي.

1. ادخل إلى قسم الموردين في قائمة إدارة المخزون.
2. انقر فوق "إنشاء جديد" وقم بتعبئة معلومات المورد: الاسم، رقم الهاتف، العنوان، البريد الإلكتروني، وشروط الدفع.
3. قم بإنشاء إيصال استلام من المستودع بالمعلومات التالية: المستودع المستلم، والمورد، والمنتج، والكمية، وسعر الشراء.
4. قم بتأكيد إيصال المستودع - سيتم تحديث الكمية تلقائيًا في المستودع.

الخطوة 5: ربط قنوات البيع

تتمثل إحدى نقاط قوة نظام إدارة علاقات العملاء GTG في قدرته على تلقي الطلبات تلقائيًا من قنوات بيع متعددة.

القنوات المدعومة:

• موقع شخصي: مُدمج مباشرةً لمعالجة الطلبات آلياً.
• فيسبوك: إنشاء الطلبات تلقائيًا من ماسنجر أو التعليقات.
• شوبي: مزامنة الطلبات في كلا الاتجاهين.
• متجر تيك توك: استلام ومعالجة الطلبات مركزياً.
• لازادا: مزامنة الطلبات تلقائياً

كيفية الاتصال:

1. انتقل إلى الإعدادات ← قنوات البيع
2. اختر القناة التي تريد الاتصال بها.
3. تفويض نظام إدارة علاقات العملاء GTG
4. انتظر تأكيد نجاح الاتصال.

انظر أيضًا: إدارة الطلبات متعددة القنوات باستخدام ميزات GTG CRM

الخطوة السادسة: إنشاء طلب

إنشاء الطلبات يدويًا

عندما يقوم العملاء بتقديم الطلبات عبر الهاتف أو قنوات أخرى غير متكاملة:

1. انتقل إلى المبيعات ← إنشاء طلب جديد
2. أدخل معلومات العميل، وحدد المنتجات، ومستودع الشحن، وطريقة الشحن.
3. انقر على "حفظ " - سيصبح الطلب في حالة "معلق".

استلام الطلبات تلقائياً

بمجرد ربط قنوات البيع، تظهر الطلبات تلقائيًا في النظام مع مصادر واضحة: Shopee، وTikTok Shop، وLazada، وFacebook، والموقع الإلكتروني.

ملحوظة:

• يجب على البائعين تغيير حالة الطلبات بشكل استباقي إلى "معلق" للمزامنة مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG.
• ربط المستودعات والمنتجات عبر المنصات ونظام إدارة علاقات العملاء GTG لضمان تتبع دقيق للمخزون.

الخطوة 7: معالجة الطلب والشحن

بعد تأكيد الطلب مع العميل، عليك تغيير حالة الطلب حتى يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء إشعار تسليم.

1. انتقل إلى طلب المبيعات ، وقم بتأكيد الطلب ← سيقوم النظام تلقائيًا بإنشاء إشعار تسليم.

1. تحقق من المعلومات الواردة في إيصال التسليم: مستودع المنشأ، والمنتج، والكمية، وعنوان التسليم.
2. قم بإعداد البضائع وفقًا لنموذج الإفراج من المستودع.
3. اضغط على زر تأكيد التسليم عندما يأتي الشاحن لاستلام البضائع.

1. بعد التأكيد، يقوم المستودع تلقائيًا بخصم قيمة المنتج المباع.
2. عندما يستلم العميل الطلب، قم بتغيير حالة الطلب إلى "مكتمل".

الخطوة 8: إصدار الفاتورة

يدعم نظام إدارة علاقات العملاء GTG إصدار الفواتير الإلكترونية للامتثال للوائح القانونية المتعلقة بالإقرار الضريبي:

1. ادخل إلى قسم الفواتير الإلكترونية .
2. حدد الطلبات المكتملة لإنشاء فاتورة.
3. يمكن للنظام إنشاء الفواتير تلقائيًا، أو يمكنك إنشاؤها يدويًا.
4. التحقق من المعلومات والإفراج عنها.

ملاحظة: بالنسبة للمنصات التي سمح لك بإصدار الفواتير، لست بحاجة إلى اتخاذ هذه الخطوة الإضافية.

انظر أيضًا: يساعد نظام إدارة علاقات العملاء GTG في إدارة الفواتير وإنشائها تلقائيًا.

فوائد استخدام نظام إدارة علاقات العملاء GTG

• الإدارة المركزية: المخزون والمنتجات والطلبات والفواتير على منصة واحدة.
• معالجة الطلبات تلقائيًا: مزامنة من Shopee وTikTok Shop وLazada وFacebook والموقع الإلكتروني.
• إنشاء صور مبيعات احترافية: بالاعتماد على قوالب جاهزة، لا حاجة لمصمم.
• أتمتة العمليات: من إنشاء إشعارات التسليم إلى تحديث المخزون.
• التحكم الفعال في المخزون: تحديثات فورية عند استلام/شحن البضائع.
• تقليل الأخطاء: القضاء على أخطاء إدخال البيانات اليدوية.
• دعم المبيعات متعدد القنوات: إدارة مركزية لجميع الطلبات.

ملاحظة هامة

• يجب أن تكون رموز المنتجات متسقة: تأكد من استخدام نفس رموز المنتجات عبر جميع القنوات من أجل مزامنة دقيقة للمخزون.
• يجب أن يكون عنوان المستودع دقيقاً: يعتمد الشاحنون على هذا العنوان لاستلام البضائع.
• ربط جميع القنوات: تحقيق أقصى استفادة من معالجة الطلبات الآلية.
• التحقق الآلي من الطلب: لا يزال من المستحسن التحقق من المعلومات قبل المعالجة.

ملخص

يُعدّ نظام إدارة علاقات العملاء GTG حلاً شاملاً لتجار التجزئة وأصحاب المتاجر الإلكترونية والشركات الصغيرة الراغبين في إدارة العملية برمتها باحترافية، بدءًا من إدارة المخزون وصولاً إلى تنفيذ الطلبات. بفضل ميزات الأتمتة القوية، يمكنك التركيز على المبيعات ونمو الأعمال بدلاً من إضاعة الوقت في المهام الإدارية المعقدة.