Penjualan yang efektif lebih dari sekadar memiliki produk yang bagus dan pelanggan potensial. Bagi pengecer, pemilik toko online, dan usaha kecil saat ini, mengelola seluruh proses mulai dari pengadaan barang, pengelolaan inventaris, pembuatan pesanan, hingga penerbitan faktur merupakan tantangan besar. Hal ini terutama berlaku ketika Anda beroperasi di berbagai saluran seperti Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, atau situs web Anda sendiri, yang membuat pengendalian inventaris dan pemrosesan pesanan menjadi lebih kompleks.

GTG CRM dirancang untuk mengatasi masalah-masalah ini secara komprehensif. Sistem ini menawarkan tiga rangkaian fitur utama: Penjualan, Manajemen Inventaris, dan Akuntansi, yang membantu Anda mengoptimalkan seluruh proses bisnis Anda. Mulai dari membuat inventaris, mengelola produk, menghasilkan gambar penjualan profesional, menerima pesanan secara otomatis dari berbagai saluran, memproses pesanan, hingga menghasilkan faktur, semuanya terintegrasi dalam satu platform. Ini tidak hanya menghemat waktu Anda tetapi juga meminimalkan kesalahan.

Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah untuk mulai berjualan di GTG CRM, mulai dari pengaturan awal hingga pengelolaan pesanan secara efektif.

Langkah 1: Buat Gudang

Sebelum memulai penjualan, Anda membutuhkan tempat untuk menyimpan produk Anda. Di GTG CRM, gudang bukan hanya tempat Anda mengelola inventaris, tetapi juga tempat pengirim mengambil pesanan untuk dikirim ke pelanggan. Sebuah toko dapat memiliki beberapa gudang tergantung pada skala bisnis Anda.

Untuk membuat gudang baru, akses menu Manajemen Gudang di bilah menu sebelah kiri, lalu klik tombol Buat Baru .

Anda perlu mengisi informasi berikut:

• Nama Gudang: Pilih nama yang mudah diingat dan secara akurat mencerminkan jenis produk atau lokasi. Misalnya: "Gudang Pakaian", "Gudang Aksesoris", atau "Gudang Cabang Hanoi".
• Kode gudang: Sistem dapat secara otomatis menghasilkan kode, atau Anda dapat menetapkan kode sendiri untuk pengelolaan yang lebih mudah.
• Status: Pilih "Aktif" agar repositori siap digunakan segera.
• Nama Kontak: Masukkan nama karyawan gudang atau orang yang bertanggung jawab atas gudang ini.
• Nomor telepon: Ini diperlukan agar pengirim dapat menghubungi Anda saat mereka datang untuk mengambil barang.
• Email: Tidak wajib, tetapi disarankan untuk menerima notifikasi.
• Alamat gudang: Ini adalah informasi yang sangat penting. Anda perlu memasukkan alamat lengkap, kota, distrik/kabupaten, dan kode pos karena di sinilah pengirim akan mengambil barang.

Setelah mengisi semua informasi, klik Simpan . Sekarang Anda memiliki gudang pertama Anda di dalam sistem. Anda dapat membuat lebih banyak gudang jika Anda beroperasi di beberapa lokasi atau mengkategorikan produk ke dalam gudang yang berbeda.

Lihat juga: Manajemen inventaris yang lebih mudah dengan fitur-fitur dari GTG CRM

Langkah 2: Membuat Produk

Setelah Anda memiliki gudang, langkah selanjutnya adalah menambahkan produk ke sistem. Akses Pusat Produk dari menu sebelah kiri, lalu klik Buat Baru .

Saat membuat produk, Anda perlu mengingat informasi berikut:

• Nama produk: Gunakan nama yang jelas dan mudah dipahami. Misalnya: "Celana Mickey", "Kaos Leher Bulat Pria", "Gaun Maxi Motif Bunga".
• SKU (Stock Keeping Unit): Ini adalah pengidentifikasi unik dan sangat penting untuk suatu produk. SKU membantu sistem mengidentifikasi produk yang sama di berbagai saluran penjualan. Jika Anda menjual produk yang sama di Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, dan situs web Anda, pastikan SKU-nya sama di semua saluran agar sistem dapat secara otomatis menyinkronkan inventaris.
• Jenis produk: Pilih jenis produk yang sesuai dari daftar yang tersedia.

Setelah mengisi semua informasi tentang deskripsi produk, harga, gambar, dan detail stok, klik Simpan untuk menyelesaikan proses.

Langkah 3: Buat Gambar Penjualan Profesional

Salah satu fitur unggulan GTG CRM adalah kemampuannya untuk membuat gambar penjualan profesional berdasarkan templat yang sudah tersedia. Alih-alih menyewa desainer atau mengedit setiap gambar secara individual, Anda dapat menggunakan alat ini untuk membuat serangkaian gambar penjualan yang menarik hanya dalam hitungan menit.

Langkah-langkah yang harus diikuti:

1. Akses halaman produk tempat Anda ingin membuat gambar penjualan.
2. Pilih salah satu fitur, yaitu "Buat Gambar Penjualan" atau "Pemasaran".
3. Pilih gambar contoh (template) yang sesuai dengan gaya produk.
4. Unggah gambar produk - sistem akan secara otomatis mengintegrasikannya ke dalam templat.
5. Informasi yang dapat disesuaikan: nama produk, harga, promosi, slogan.
6. Pratinjau dan unduh gambar yang sudah jadi.

Langkah 4: Manajemen Inventaris dan Pengendalian Pemasok

Untuk memiliki stok barang, Anda perlu memesannya dari pemasok. Buat informasi pemasok dalam sistem untuk manajemen inventaris yang profesional.

1. Akses bagian Pemasok di menu Manajemen Inventaris.
2. Klik Buat Baru dan isi informasi pemasok: nama, nomor telepon, alamat, email, dan ketentuan pembayaran.
3. Buatlah Tanda Terima Gudang dengan informasi berikut: gudang penerima, pemasok, produk, kuantitas, dan harga pembelian.
4. Konfirmasikan tanda terima gudang - jumlah barang akan diperbarui secara otomatis di gudang.

Langkah 5: Menghubungkan Saluran Penjualan

Salah satu keunggulan GTG CRM adalah kemampuannya untuk secara otomatis menerima pesanan dari berbagai saluran penjualan.

Saluran yang didukung:

• Situs web pribadi: Terintegrasi langsung untuk pemrosesan pesanan otomatis.
• Facebook: Buat pesanan secara otomatis dari Messenger atau komentar.
• Shopee: Sinkronkan pesanan dua arah.
• TikTok Shop: Penerimaan dan pemrosesan pesanan terpusat.
• Lazada: Sinkronisasi pesanan otomatis

Cara terhubung:

1. Buka Pengaturan → Saluran Penjualan
2. Pilih saluran yang ingin Anda sambungkan.
3. Otorisasi GTG CRM
4. Tunggu konfirmasi koneksi berhasil.

Lihat juga: Manajemen pesanan multi-saluran dengan fitur GTG CRM

Langkah 6: Buat Pesanan

Buat pesanan secara manual

Saat pelanggan melakukan pemesanan melalui telepon atau saluran lain yang tidak terintegrasi:

1. Buka Penjualan → Buat pesanan baru
2. Isi informasi pelanggan, pilih produk, gudang pengiriman, dan metode pengiriman.
3. Klik Simpan - pesanan akan berstatus "Ditangguhkan".

Terima pesanan secara otomatis

Setelah saluran penjualan terhubung, pesanan akan otomatis muncul di sistem dengan asal yang jelas: Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, dan Website.

Catatan:

• Penjual harus secara proaktif mengubah status pesanan menjadi "tertunda" untuk melakukan sinkronisasi dengan GTG CRM.
• Hubungkan gudang dan produk di berbagai platform dan GTG CRM untuk memastikan pelacakan inventaris yang akurat.

Langkah 7: Pemrosesan dan Pengiriman Pesanan

Setelah mengkonfirmasi pesanan dengan pelanggan, Anda perlu mengubah status pesanan agar sistem secara otomatis membuat surat pengiriman.

1. Buka Pesanan Penjualan , konfirmasi pesanan → sistem akan secara otomatis membuat Surat Pengiriman.

1. Periksa informasi pada surat pengiriman: gudang asal, produk, kuantitas, dan alamat pengiriman.
2. Siapkan barang sesuai dengan formulir pengeluaran gudang.
3. Tekan Konfirmasi pengiriman saat pengirim datang untuk mengambil barang.

1. Setelah konfirmasi, gudang secara otomatis mengurangi jumlah produk yang terjual.
2. Saat pelanggan menerima pesanan, ubah status pesanan menjadi "Selesai".

Langkah 8: Terbitkan Faktur

GTG CRM mendukung penerbitan faktur elektronik untuk mematuhi peraturan perundang-undangan tentang deklarasi pajak:

1. Akses bagian Faktur Elektronik .
2. Pilih pesanan yang telah selesai untuk membuat faktur.
3. Sistem ini dapat secara otomatis membuat faktur, atau Anda dapat membuatnya secara manual.
4. Verifikasi informasi dan rilis.

Catatan: Untuk platform yang telah memberi Anda otorisasi untuk menerbitkan faktur, Anda tidak perlu melakukan langkah tambahan ini.

Lihat juga: GTG CRM membantu mengelola dan membuat faktur secara otomatis.

Manfaat Menggunakan GTG CRM

• Manajemen terpusat: Inventaris, produk, pesanan, dan faktur dalam satu platform.
• Pemrosesan pesanan otomatis: Sinkronisasi dari Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, dan situs web.
• Buat gambar penjualan profesional: Berdasarkan templat yang sudah jadi, tidak perlu desainer.
• Otomatisasi proses: Mulai dari membuat catatan pengiriman hingga memperbarui inventaris.
• Pengendalian inventaris yang efektif: Pembaruan instan saat barang diterima/dikirim.
• Minimalkan kesalahan: Hilangkan kesalahan entri data manual.
• Dukungan penjualan multi-saluran: Manajemen terpusat untuk semua pesanan.

Catatan Penting

• SKU harus konsisten: Pastikan SKU yang sama digunakan di semua saluran untuk sinkronisasi inventaris yang akurat.
• Alamat gudang harus akurat: Pengirim bergantung pada alamat ini untuk mengambil barang.
• Hubungkan semua saluran: Manfaatkan sepenuhnya pemrosesan pesanan otomatis.
• Verifikasi pesanan otomatis: Sebaiknya tetap periksa informasi sebelum memproses pesanan.

Ringkasan

GTG CRM adalah solusi komprehensif untuk pengecer, pemilik toko online, dan usaha kecil yang ingin mengelola seluruh proses secara profesional, mulai dari inventaris hingga pemenuhan pesanan. Dengan fitur otomatisasi yang canggih, Anda dapat fokus pada penjualan dan pertumbuhan bisnis, alih-alih membuang waktu untuk tugas-tugas administratif yang rumit.