CRM

CRM (Customer Relationship Management) en GTG CRM ayuda a las empresas a almacenar, administrar y rastrear toda la información del cliente desde múltiples canales, centralizándola en una única plataforma.

¿Por qué necesitamos CRM?

La situación actual de las empresas

Al hacer negocios, los datos de los clientes suelen estar dispersos:

• Facebook: El cliente envía un mensaje a través de Messenger
• Zalo: El cliente chatea a través de Zalo OA
• Email: El cliente envía un correo electrónico solicitando información
• Landing Page: El cliente completa un formulario de registro

Problemas al usar Excel

Muchas empresas utilizan Excel para gestionar clientes, pero:

• Consume mucho tiempo para la entrada manual de datos
• Es difícil de seguir y fácil pasar por alto a los clientes
• No hay una visión general
• Los datos no están sincronizados entre los empleados
• Es difícil asignar tareas

Solución CRM de GTG CRM

El CRM en GTG CRM ayuda a las empresas a:

• Gestión centralizada: Todos los clientes en un panel
• Guardado automático de información: Desde Facebook, Zalo, Email, Landing Page
• Búsqueda fácil: Filtros avanzados por múltiples criterios
• Asignación flexible: Asignar clientes al personal responsable
• Seguimiento del historial: Ver todas las interacciones con el cliente

Fuentes de datos de clientes

El CRM recopila automáticamente clientes de:

1. Redes sociales

• Facebook Messenger: El cliente envía un mensaje a través de la Fanpage

2. Email

• Gmail: El cliente envía un correo electrónico a la bandeja de entrada de la empresa

3. Landing Page

• Formulario de registro: El cliente completa información en la Landing Page
• Live Chat: El cliente deja información a través de Live Chat

4. Entrada manual

• Crear contacto: Añadir clientes directamente
• Importar CSV: Importar datos en masa desde un archivo

Funciones principales

1. Gestión de lista de contactos

Ver y administrar a todos los clientes en una tabla: - Nombre, Email, Número de teléfono - País, Dirección - Estado (Nuevo, En progreso, Convertido...) - Origen del cliente - Responsable

2. Personalización de columnas de visualización

Añadir/eliminar columnas de información según sea necesario: - Añadir columnas personalizadas (Producto comprado, Notas...) - Ocultar columnas innecesarias - Reorganizar el orden de las columnas

3. Filtros avanzados

Buscar clientes por múltiples criterios: - Filtrar por fecha: Hoy, Esta semana, Este mes - Filtrar por estado: Nuevo, En progreso, Convertido - Filtros avanzados: Dirección, Producto, Origen...

4. Detalles del contacto

Ver y editar información completa del cliente: - Información personal - Historial de interacciones (llamadas, correos electrónicos, notas) - Tareas y trabajos de seguimiento - Responsable

5. Asignación de personal

Asignar clientes al personal responsable: - Seleccionar el responsable para cada contacto - Cambiar de responsable cuando sea necesario - Monitorear el rendimiento de cada empleado

6. Clasificación de empresas

Clasificar automáticamente contactos B2B: - Emails con dominio de empresa (@fpt.com.vn, @gtgcrm.com...) - Separar en una lista de "Empresas"

Archivos adjuntos y enlaces de tareas

Adjuntar archivos a tareas

Cada tarea en el CRM puede adjuntar archivos del Gestor de Activos y enlaces externos.

¿Por qué son necesarios los archivos adjuntos en las tareas?

Anteriormente, al crear una tarea "Enviar cotización al cliente A", el empleado tenía que: 1. Crear una tarea en el CRM 2. Abrir otra pestaña para buscar el archivo de cotización en Google Drive o en su ordenador 3. Recordar/anotar la ruta del archivo en otro lugar 4. Tener que buscar el archivo cada vez que veía la tarea

Ahora, los archivos y enlaces importantes se adjuntan directamente en la tarea: al abrir la tarea, se ve todo.

Adjuntar archivos del Gestor de Activos

Información del archivo	Descripción
assetId	ID del archivo en el Gestor de Activos
Nombre del archivo	Nombre de visualización del archivo
URL	Ruta de descarga del archivo
Tamaño del archivo	Tamaño del archivo (bytes)
Tipo de archivo	contentType (PDF, DOCX, XLSX, JPG...)

Aplicaciones prácticas: - Adjuntar contrato PDF a la tarea "Firmar contrato con cliente B" - Adjuntar archivo de cotización XLSX a la tarea "Enviar cotización Q2" - Adjuntar imágenes de productos a la tarea "Confirmar diseño"

Adjuntar enlaces externos

Información	Descripción
URL	Ruta a la página web/documento
Título	Nombre de visualización del enlace

Aplicaciones prácticas: - Enlace de Google Sheets con informe de ventas → tarea "Revisar mayo" - Enlace de carpeta de Google Drive con imágenes → tarea "Sesión de fotos de nuevos productos" - Enlace de diseño Figma → tarea "Aprobar UI de landing page" - Enlace de página de competidor → tarea "Análisis de la competencia"

Tipos de archivo admitidos

Tipo	Formato
Documentos	PDF, DOCX, XLSX, PPTX
Imágenes	JPG, PNG, WEBP
Video	MP4, MOV
Otros	Cualquier archivo del Gestor de Activos

Consolidación del esquema de objetos personalizados

¿Qué es un Objeto Personalizado?

Objeto Personalizado (custom object) permite a las empresas crear tipos de datos propios más allá del Contacto predeterminado: por ejemplo, Contratos, Proyectos, Tickets internos, Órdenes de garantía, Citas...

Cada espacio de trabajo puede crear múltiples tipos de Objetos Personalizados con diferentes campos (fields) personalizados.

Problemas anteriores

Si antes, el sistema almacenaba cada tipo de Objeto Personalizado en una tabla separada en la base de datos. Cuando un espacio de trabajo tenía muchos tipos de objetos personalizados:

Situación	Consecuencias
706+ tablas dinámicas en la base de datos	Lentitud en búsquedas, consultas complejas
Cada espacio de trabajo con una estructura de tabla diferente	Dificultad de mantenimiento, dificultad de actualización
Cambios de esquema frecuentes	Riesgo de errores en la migración

Ahora, GTG CRM ha reestructurado los Objetos Personalizados de múltiples tablas dinámicas a 2 tablas fijas:

custom_object_records          → Almacena todos los registros de objetos personalizados
custom_object_contact_assoc    → Asocia registros con Contactos

Beneficios principales

Beneficio	Descripción
Ahorro de tiempo	Sin necesidad de entrada manual de datos, sincronización automática
Gestión centralizada	Todos los clientes en un solo sistema
No se pierden contactos	Todos los contactos se guardan
Fácil de buscar	Filtros avanzados por múltiples criterios
Asignación clara	Se sabe quién es responsable de cada cliente
Tareas más completas	Archivos y enlaces importantes adjuntos directamente en la tarea
Objetos Personalizados más rápidos	Búsquedas y creación de nuevos registros más estables

CRM adecuado para

• Equipo de Ventas - Gestión de listas de clientes potenciales, tareas con archivos de cotización adjuntos
• Equipo de Marketing - Clasificación de clientes por origen, tareas con enlaces de campañas
• Servicio al Cliente - Seguimiento del historial de interacciones, tareas de soporte con archivos de documentación
• Gerentes - Supervisión del rendimiento del personal
• Propietarios de negocios - Comprensión general de los clientes

Integración en GTG CRM

El CRM se conecta con otros módulos:

• Social Hub - Sincroniza clientes de redes sociales
• Landing Page - Recibe leads de formularios de registro
• Email Marketing - Envía correos electrónicos a la lista de clientes
• Product Order - Seguimiento de pedidos de clientes
• Asset Manager - Adjunta archivos directamente a las Tareas
• AI Assistant - Pregunta información sobre clientes, crea tareas, resume historiales

Conclusión

El CRM en GTG CRM ayuda a las empresas a:

• Recopilar clientes automáticamente de todos los canales
• Gestionar de forma centralizada en un solo sistema
• Buscar y clasificar fácilmente
• Asignar trabajos claramente
• Adjuntar archivos y enlaces importantes directamente en la Tarea
• Objetos Personalizados más rápidos y estables